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Contratos de pagamento e impostos da Califórnia

Se você é um empregador da Califórnia, novo no mundo da folha de pagamento, provavelmente está aprendendo rapidamente que é sobre muito mais para os contracheques da Califórnia do que simplesmente dar a seus funcionários um cheque referente aos ganhos deles. Há também o pagamento de vários impostos do empregador, retenção de muitos impostos de funcionários diferentes e controle de muitas leis estaduais e federais.

Um sistema de folha de pagamento automatizado ou um contador experiente podem ajudá-lo a navegar nesse processo.

Se você estamos fazendo isso sozinho, aqui está o que você precisa saber sobre os impostos estaduais e federais da Califórnia que devem ser calculados nos contracheques dos funcionários, além de algumas leis que você deve conhecer.

O que os impostos estaduais sobre a folha de pagamento fazem Preciso saber?

Existem quatro impostos estaduais sobre a folha de pagamento na Califórnia que você precisa saber. Duas são contribuições do empregador, o que significa que você as paga. Os outros dois são retidos na fonte dos salários dos seus funcionários.

As contribuições do empregador são:

• Seguro-desemprego: os empregadores pagam o imposto de seguro-desemprego sobre os primeiros $ 7.000 em salários pagos a cada funcionário a cada ano civil. A taxa de imposto está sujeita a alterações todos os anos e é específica para o seu negócio. O atual máximo anual por funcionário é de US $ 434.
• Imposto sobre treinamento profissional: a maioria dos empregadores precisa pagar esse imposto. É 0,1% (0,001) sobre os primeiros $ 7.000 em salários que você paga a cada funcionário em um ano civil. Isso é um máximo anual de US $ 7 por funcionário.

Os impostos que você deve reter do salário dos funcionários são:

• Imposto estadual de seguro de invalidez ( SDI): você precisa reter uma porcentagem dos primeiros $ 118.371 do salário de cada funcionário em cada ano civil. Em 2019, a taxa SDI é de 1%.
• Imposto de renda pessoal da Califórnia: este imposto é retido dos salários dos funcionários e é baseado na seleção de retenção de imposto de cada funcionário no Formulário W-4 ouDE 4. Verifique o cronograma de retenção ou use um serviço de folha de pagamento para determinar quanto imposto reter com base na seleção de seu funcionário.

Lembre-se de que nem todos tipos de empregadores ou trabalhadores estão sujeitos a todos os quatro impostos. Use esta tabela para determinar quais impostos se aplicam à sua empresa.

Quais impostos federais sobre a folha de pagamento preciso incluir em cada contracheque?

Lá também existem alguns impostos federais que todos os empregadores devem pagar ou reter.

O imposto que os empregadores e os funcionários devem pagar é:

• FICA, ou Federal Insur imposto sobre a Lei de Contribuições, que inclui o imposto sobre o Medicare e o imposto sobre o Seguro Social Para 2019, empregadores e funcionários contribuem cada um com 6,2% dos salários até US $ 132.900 para o imposto da Previdência Social. Cada um deles contribui com 1,45% para o imposto do Medicare. (Não há limite de salário para o imposto do Medicare.)

O imposto que os empregadores devem pagar é:

• FUTA, ou imposto federal de desemprego: é apenas com os primeiros $ 7.000 do salário de cada funcionário a cada ano. A taxa de imposto atual é de 6%, embora a maioria dos empregadores se qualifique para créditos que podem reduzir sua taxa para 0,6%.

Os impostos que são retidos dos salários dos funcionários são:

• Imposto de renda federal: você o retém de seus contracheques com base na seleção de retenção na fonte em seu formulário W-4. O valor do imposto que cada funcionário deve varia de acordo com seu salário, renda familiar, status do pedido, créditos fiscais e outros fatores.
• Imposto adicional do Medicare: funcionários que ganham mais do que um determinado valor de renda (varia de acordo com o status do pedido ) estão sujeitos a esse imposto de 0,9%. Os empregadores devem reter esse imposto dos salários dos funcionários que excedam US $ 200.000 por ano.

Há mais alguma coisa sobre os contracheques da Califórnia que eu precise saber?

Deduções a serem incluídas nos contracheques

Se você optar por oferecer contribuições ou deduções pré-impostos que são processadas com sua folha de pagamento, elas também deverão aparecer nos contracheques. Isso inclui itens como seguro saúde, uma conta de gastos flexíveis, contribuições 401 (k) e benefícios de transporte diário.

Você também pode ter que mostrar deduções pós-impostos para itens como Roth 401 (k) s ou salário penhoras em sua folha de pagamento.

Férias

Na Califórnia, os empregadores não são obrigados a conceder férias aos trabalhadores.

Se você optar por oferecer férias remuneradas entretanto, lembre-se de que é considerado um salário merecido. Isso significa que o tempo de férias que seu funcionário ganha deve ser acumulado e rastreado como parte do processo de folha de pagamento.

Você pode estabelecer um limite para o tempo de férias acumulado, mas na Califórnia, você não pode ter um ” use-o ou perca-o ”, que exige que os funcionários renunciem aos dias de férias ganhos.

E se um funcionário se demitir ou for demitido, você deve pagar as férias acumuladas em seu último cheque de pagamento, uma vez que são considerados ganhos salários.

Observação rápida: se você tem uma apólice de férias ilimitadas, não precisa pagar as férias não utilizadas quando um funcionário for demitido.Isso porque o tempo de férias ilimitado não é acumulado, então não é considerado um salário merecido.

Tempo de doença

Embora o tempo de férias seja opcional, Californias Healthy Workplace, Healthy Family A lei de 2014 exige que os empregadores ofereçam licença médica remunerada. Existem algumas opções diferentes que os empregadores podem escolher, mas geralmente, os funcionários devem receber pelo menos uma hora de licença médica paga para cada 30 horas trabalhadas.

Você deve indicar o número de dias de licença médica remunerados que um funcionário tem em seu contracheque ou enviar as informações em um documento separado no mesmo dia em que seu contracheque é emitido.

Outras regras de folha de pagamento da Califórnia a serem informadas

Aqui estão alguns outros requisitos importantes que você deve saber:

• Você deve estabelecer um dia de pagamento regular e postar um aviso que indica o dia, a hora e o local onde seus funcionários estão pago. Se sua folha de pagamento cair em um feriado ou em um dia em que sua empresa estiver fechada, não há problema em pagar no dia útil seguinte – você não precisa pagar adiantado (embora você possa).
• Salvo algumas exceções (como funcionários executivos, administrativos e profissionais), os empregadores da Califórnia são obrigados a pagar a seus funcionários pelo menos duas vezes por mês.
• Você tem que pagar seus funcionários com bons fundos (ou seja, sem cheques devolvidos) nos dias de pagamento regularmente designados. Não fazer isso é uma contravenção.
• As informações sobre stubs de pagamento devem ser precisas, incluindo o nome legal da sua empresa e as datas em que o funcionário está sendo pago.
• Se um funcionário trabalhar horas extras , suas horas extras não podem ser pagas depois do próximo período normal da folha de pagamento após o período de pagamento em que as horas extras foram feitas.
• Se você demitir um funcionário, deverá pagar a ele todos os salários, incluindo o férias acumuladas, imediatamente. As leis da Califórnia são rígidas aqui: significa imediatamente no dia em que são rescindidas.