Pokud máte aktivní e-mailový účet, s největší pravděpodobností obdržíte do své doručené pošty stovky zpráv od lidí, kteří soupeří o vaši pozornost. V důsledku toho se prohledávání každého nového e-mailu a výběr těch důležitých stává skličujícím úkolem.
Naštěstí, pokud používáte Gmail, máte desítky funkcí a způsobů, jak třídit, přizpůsobovat a uspořádat vaši doručenou poštu a další složky, aby byla lépe ovladatelná a poskytovala vám větší kontrolu nad vyhledáváním zpráv.
Gmail můžete řadit podle odesílatele, velikosti, příjemce, předmětu, štítku, příloh, chatů, obsahu zpráv a data.
V tomto průvodce, ukážeme vám, jak organizovat, vyhledávat a automatizovat aplikaci Gmail tříděním zpráv pomocí filtrů Odesílatel, Štítek nebo Předmět.
Jak seřadit zprávy v Gmailu podle odesílatele
Prvním krokem k organizaci a vyčištění doručené pošty v Gmailu je zbavení se stovek propagačních e-mailů, které zabírají více než 90 procent vašeho úložného prostoru. Smíchají se s legitimními e-maily od vašich osobních nebo obchodních kontaktů, z nichž většina může být důležitá, a nejsou určeny pro koš.
Pokud jste se pokoušeli vybrat každou propagační zprávu ze své doručené pošty, možná nemáte zbývá dostatek síly kvůli přílivu zpráv a pravděpodobně byste v procesu smazali několik důležitých.
Třídění Gmailu podle odesílatele vám pomůže seskupit e-maily od konkrétních odesílatelů dohromady a smazat je zároveň šetříte důležité a legitimní e-maily, které by měly zůstat ve vaší doručené poště.
Pomůže vám také ušetřit čas při hledání konkrétního e-mailu od konkrétního odesílatele a předávání e-mailů vašim kontaktům. Stručně řečeno, máte nad svou doručenou poštou větší kontrolu a každý den můžete zůstat organizovanější a produktivnější.
Existuje několik triků, pomocí kterých můžete třídit Gmail podle odesílatele a zobrazit všechny e-maily od všech osob ve vaší seznam kontaktů. Níže vás provedeme různými způsoby.
Metoda 1: Třídění podle konkrétního odesílatele
1. Otevřete Gmail a přejděte do své doručené pošty. Vyberte e-mail od jednoho z důležitých odesílatelů ve vašem seznamu kontaktů a klikněte na něj pravým tlačítkem.
2. V nové nabídce klikněte na Najít e-maily z.
3. Seznam všech e-mailů, které jste od konkrétního odesílatele dostali zobrazí se zpět, včetně úplných kontaktních údajů odesílatele. Tímto způsobem jim můžete rychle poslat zprávu nebo dokonce zahájit videohovor.
4. Pokud nevidíte jméno osoby v doručené poště, proveďte rychlé vyhledávání zadáním jejího jména do vyhledávacího pole a poté doprava -klikněte na všechny zprávy z výsledků vyhledávání a vyberte Najít e-maily z.
5. Kliknutím na šipku dolů vedle vyhledávacího pole můžete použít více vyhledávacích kritérií. Poté vložte e-mailovou adresu do pole „Od“ nebo použijte pole „Obsahuje slova“ pro konkrétnější vyhledávání se jménem hledaného odesílatele.
6. Až budete hotovi, klikněte na tlačítko vyhledávání získat e-mail od konkrétního odesílatele.
Poznámka: Můžete vytvořit filtry pro svá vyhledávání kliknutím na Vytvořit filtr a automaticky použít určité akce, až příště obdržíte e-maily, které odpovídají kritériím.
Metoda 2: Řazení e-mailů v Gmailu od libovolného odesílatele
1. Přejděte na vyhledávací lištu Google a kliknutím na malou šipku směřující dolů vpravo zobrazte možnosti vyhledání zpráv.
2. Zadejte parametry pro vyhledání e-mailů které zahrnují nebo vylučují konkrétní slova. Hodí se, když si pamatujete jen část konverzace, protože e-maily najde v celku, nejen v předmětech.
Poznámka: Pokud chcete, můžete výsledky vyhledávání filtrovat tak, aby obsahovaly pouze zprávy s přílohami. Existují i další možnosti, jako je Datum, které omezují výsledky vyhledávání na konkrétní data nebo časové rámce.
3. Jakmile najdete požadovaného odesílatele, kliknutím na Najít e-maily od vyplníte seznam zpráv.
Metoda 3: Třídění e-mailů v Gmailu pomocí funkce zástupných znaků
Tato metoda pomáhá, když potřebujete uvolnit úložný prostor e-mailů a získat potřebné e-maily ze stovek zpráv ve vaší doručené poště. .
Pokud máte e-maily od bývalých kolegů (se stejným názvem domény), které chcete zobrazit současně, použijte funkci zástupných znaků. Představuje to znak hvězdičky (*), který najde více záznamů se stejnými informacemi.
Gmail je součástí rodiny služeb Google, ale na rozdíl od vyhledávače, kde můžete omezit výsledky vyhledávání na konkrétní slova nebo fráze pomocí závorek nebo uvozovky, to samé v Gmailu udělat nemůžete. Místo toho vrátí nepřesné shody, pokud se je pokusíte použít ve vestavěné vyhledávací funkci.
Můžete však použít závorky k vyhledání e-mailů s několika nezávislými klíčovými slovy, například (vánoční večírek). Načte každý e-mail, který obsahuje všechna klíčová slova v řádku předmětu, zatímco psaní (vánoční NEBO večírek) přinese všechny e-maily s jedním z klíčových slov v řádku předmětu.
Řazení Gmailu podle odesílatele Používání mobilní aplikace Gmail
Na svém zařízení Android nebo Ios můžete e-maily v Gmailu třídit podle odesílatele pomocí níže uvedených kroků.
1. Otevřete aplikaci Gmail, přihlaste se, pokud jste tak ještě neučinili, a poté klepněte na vyhledávací lištu v horní části.
2. Zadejte e-mailovou adresu hledaného odesílatele a klikněte na ikonu Hledat (malá ikona lupy na klávesnici na obrazovce).
Poznámka : Mobilní aplikace vám neumožňuje použít další kritéria hledání k dalšímu filtrování výsledků. V takovém případě můžete použít aplikaci pro stolní počítače a použít první metodu.
Jak třídit Gmail podle štítku
V Gmailu jsou štítky barevně rozlišené textové identifikátory které vám pomohou rychleji najít požadovaný e-mail. Na postranním panelu uvidíte položky jako Doručená pošta, Koncepty, Koš, Spam a další, které jsou již pro vás nastaveny, a chovají se jako značky nebo složky.
Můžete hledat zprávy s konkrétními štítky v Gmailu a použijte je k seřazení doručené pošty, jak je popsáno níže.
1. Vyberte e-mailovou zprávu ve své doručené poště a otevřete ji. Přímo nad zprávou se zobrazí několik ikon. Chcete-li zobrazit seznam štítků, vyberte ikonu, která vypadá jako značka.
2. Kliknutím na Vytvořit nový vytvoříte nový štítek.
3. Zadejte název nového štítku a klikněte na modré tlačítko Vytvořit.
Můžete také označit více e-mailů současně tak, že zaškrtnete jejich zaškrtávací políčka před kliknutím na ikonu štítku v horní části a poté je ze seznamu seřadíte podle požadovaného štítku.
Nyní, když víte, jak použít štítky na e-mailové zprávy, můžete e-maily třídit podle štítků. Klikněte na štítek štítku v e-mailové zprávě nebo na postranním panelu a uvidíte všechny e-maily v konkrétním štítku.
Řazení e-mailů pomocí inteligentních štítků
Inteligentní štítky uspořádají vaše e-maily do pět samostatných kategorií, jmenovitě: Primární, Sociální, Propagace, Aktualizace a Fóra.
To vám pomůže udržovat vaši doručenou poštu čistou a odmítnutou, místo aby se ve vaší doručené poště zobrazovaly všechny e-maily z bulletinů, oznámení, propagací a dalších. všechno najednou. Gmail to za vás vyřeší automaticky, takže nemusíte upravovat žádné pravidlo pro každého odesílatele ani si ho nastavovat sami.
1. Chcete-li nakonfigurovat karty Inteligentní štítky v Gmailu, klikněte na navigačním panelu na Nastavení.
2. Klikněte na Konfigurovat doručenou poštu.
3. Vyberte kategorie zpráv, které chcete zobrazit jako karty doručené pošty.
4. Změny se projeví kliknutím na Uložit.
Můžete také povolit, aby se zprávy od odesílatelů označených hvězdičkou zobrazovaly na kartě Primární v doručené poště, i když jdou na jiné karty. Pokud například obdržíte propagační zprávu, můžete ji označit hvězdičkou a zobrazí se v hlavní doručené poště.
Tímto způsobem můžete najít důležité zprávy a snadno na ně navázat později.
Jak třídit Gmail podle předmětu
1.Pokud dáváte přednost řazení e-mailů podle předmětu, místo odesílatele nebo štítků, můžete to snadno provést zadáním příslušných slov do pole Obsahuje slova.
2. Oddělte slova čárkami a poté přejděte na možnost Hledat níže. Ve výchozím nastavení je tato možnost nastavena na prohledávání všech zpráv, ale můžete ji změnit tak, aby prohledávala pouze e-maily filtrované podle konkrétního štítku nebo doručené pošty.
Tato metoda se vztahuje na položky, které byly vloženy do složky Spam nebo Koš.
Závěr
Automatické nástroje pro třídění v Gmailu vám mohou e-maily třídit za vás, ale pokud chcete být praktičtější, můžete tipy v této příručce začlenit do své každodenní rutiny. Ušetříte nejen čas, ale také zůstanete organizovaní a produktivní.