Se hai un account di posta elettronica attivo, molto probabilmente riceverai centinaia di messaggi da persone in lizza per la tua attenzione nella tua casella di posta. Di conseguenza, setacciare ogni nuova email per scegliere quelle importanti diventa un compito arduo.
Fortunatamente, se utilizzi Gmail, hai dozzine di funzioni e modi per ordinare, personalizzare e organizzare la tua casella di posta e altri cartelle per renderlo più gestibile e darti un maggiore controllo sulla ricerca dei messaggi.
Puoi ordinare Gmail per mittente, dimensione, destinatario, oggetto, etichetta, allegati, chat, corpo dei messaggi e data.
In questo guida, ti mostreremo come organizzare, cercare e automatizzare la tua app Gmail ordinando i tuoi messaggi utilizzando i filtri Mittente, Etichetta o Oggetto.
Come ordinare i messaggi Gmail per mittente
Il primo passaggio per organizzare e ripulire la posta in arrivo di Gmail è eliminare le centinaia di email promozionali, che occupano più del 90% del tuo spazio di archiviazione. Vengono confusi con email legittime dei tuoi contatti personali o aziendali, la maggior parte delle quali possono essere importanti e non sono destinate al cestino.
Se hai provato a scegliere ogni messaggio promozionale dalla tua posta in arrivo, potresti non avere abbastanza forza rimasta a causa dellafflusso di messaggi e probabilmente finiresti per eliminare alcuni importanti nel processo.
Lordinamento di Gmail per mittente ti aiuterà a raggruppare le email di mittenti specifici ed eliminarle in una volta, risparmiando le email importanti e legittime che dovrebbero rimanere nella tua casella di posta.
Ti aiuta anche a risparmiare tempo quando cerchi una email specifica da un particolare mittente e inoltra le email ai tuoi contatti. In breve, hai un maggiore controllo sulla tua casella di posta e puoi rimanere più organizzato e produttivo ogni giorno.
Esistono diversi trucchi che puoi utilizzare per ordinare Gmail in base al mittente e vedere tutte le email di ogni persona nel tuo lista dei contatti. Di seguito ti illustreremo diversi metodi per eseguire questa operazione.
Metodo 1: ordinamento in base a un determinato mittente
1.Apri Gmail e vai alla posta in arrivo. Scegli unemail da uno dei mittenti importanti nellelenco dei contatti e fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa.
2.Nel nuovo menu, fai clic su Trova email da.
3.Un elenco di tutte le email che hai ricevuto da quel particolare mittente dalla via apparirà indietro, inclusi i dettagli di contatto completi del mittente. In questo modo, puoi inviare loro rapidamente un messaggio o persino avviare una videochiamata.
4.Se non vedi il nome della persona nella tua posta in arrivo, fai una ricerca rapida digitando il suo nome nella casella di ricerca e poi a destra – fai clic su qualsiasi messaggio nei risultati di ricerca e seleziona Trova email da.
5.Puoi utilizzare più criteri di ricerca facendo clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto alla casella di ricerca. Successivamente, incolla lindirizzo email nel campo “Da” o utilizza il campo “Contiene le parole” per una ricerca più specifica con il nome del mittente che stai cercando.
6.Fai clic sul pulsante di ricerca quando hai finito per ricevere lemail da quel particolare mittente.
Nota: puoi creare filtri per le tue ricerche, facendo clic su Crea filtro e applicare automaticamente determinate azioni la prossima volta che ricevi email che corrispondono ai criteri.
Metodo 2: Ordina le email di Gmail da qualsiasi mittente
1.Andare alla barra di ricerca di Google e fare clic sulla piccola freccia rivolta verso il basso sulla destra per visualizzare le opzioni per individuare i messaggi.
2.Specifica i parametri per trovare le tue email che includono o escludono parole specifiche. È utile quando riesci a ricordare solo una parte della conversazione, poiché trova le email nella loro interezza, non solo negli oggetti.
Nota: se lo desideri, puoi filtrare i risultati della ricerca per includere solo i messaggi con allegati. Esistono altre opzioni come Data entro che limitano i risultati della ricerca a date o intervalli di tempo specifici.
3.Una volta trovato il mittente desiderato, fare clic su Trova email da per popolare lelenco dei messaggi.
Metodo 3: ordina le email di Gmail utilizzando la funzionalità dei caratteri jolly
Questo metodo aiuta quando è necessario liberare spazio di archiviazione delle email e recuperare le email di cui hai bisogno dalle centinaia di messaggi nella tua casella di posta .
Se hai email di ex colleghi (con lo stesso nome di dominio) che desideri vengano visualizzate contemporaneamente, utilizza la funzionalità jolly. Questo è rappresentato da un carattere asterisco (*), che trova più record con le stesse informazioni.
Gmail fa parte della famiglia di servizi Google, ma a differenza del motore di ricerca in cui puoi limitare i risultati della ricerca a parole o frasi specifiche utilizzando parentesi o virgolette, non puoi fare lo stesso in Gmail. Invece, restituirà corrispondenze inesatte se provi a usarle nella funzione di ricerca incorporata.
Tuttavia, puoi usare le parentesi per cercare email con più parole chiave indipendenti, ad esempio (festa di Natale). Recupererà tutte le email che contengono ciascuna delle parole chiave nella riga delloggetto, mentre la digitazione (Christmas OR party) farà apparire tutte le email con una delle parole chiave nella riga delloggetto.
Ordinamento di Gmail per mittente Utilizzo dellapp Gmail per cellulari
Sul tuo dispositivo Android o Ios, puoi ordinare le tue email in Gmail per mittente utilizzando i passaggi seguenti.
1.Apri lapp Gmail, accedi se non lhai già fatto e quindi tocca la barra di ricerca in alto.
2.Digita lindirizzo email del mittente che stai cercando e fai clic sullicona Cerca (piccola icona lente di ingrandimento sulla tastiera su schermo).
Nota : Lapp per dispositivi mobili non ti consente di utilizzare criteri di ricerca aggiuntivi per filtrare ulteriormente i risultati. In questo caso, puoi utilizzare lapp desktop e applicare il primo metodo.
Come ordinare Gmail per etichetta
In Gmail, le etichette sono gli identificatori di testo codificati a colori che ti aiutano a trovare lemail che desideri più velocemente. Nella barra laterale, vedrai elementi come Posta in arrivo, Bozze, Cestino, Spam e altri, che sono già impostati per te e si comportano come tag o cartelle.
Puoi cercare messaggi con etichette specifiche in Gmail e utilizzali per ordinare la posta in arrivo come descritto di seguito.
1. Seleziona un messaggio di posta elettronica nella posta in arrivo per aprirlo. Vedrai diverse icone appena sopra il messaggio e scegli quella che assomiglia a un tag per mostrare un elenco di etichette.
2. Fai clic su Crea nuovo per creare una nuova etichetta.
3. Inserisci il nome della nuova etichetta e fai clic sul pulsante blu Crea.
Puoi anche etichettare più email contemporaneamente selezionando le rispettive caselle di controllo prima di fare clic sullicona delletichetta in alto, quindi ordinarle in base alletichetta desiderata dallelenco.
Ora che sai come applicare le etichette ai tuoi messaggi di posta elettronica, puoi ordinare le tue email in base alle etichette. Fai clic sul tag delletichetta nel messaggio di posta elettronica o dalla barra laterale e vedrai tutte le email in unetichetta specifica.
Ordinamento delle email utilizzando etichette intelligenti
Le etichette intelligenti organizzano le tue email in cinque categorie distinte, ovvero: principale, sociale, promozioni, aggiornamenti e forum.
Ciò aiuta a mantenere pulita e ordinata la tua casella di posta invece di visualizzare tutte le email di newsletter, notifiche, promozioni e altri nella tua casella di posta tutto in una volta. Gmail lo ordina automaticamente, quindi non devi modificare alcuna regola per ogni mittente o configurarlo tu stesso.
1. Per configurare le schede Etichette intelligenti in Gmail, fai clic su Impostazioni nella barra di navigazione.
2. Fai clic su Configura Posta in arrivo.
3. Scegli le categorie di messaggi che desideri visualizzare come schede della Posta in arrivo.
4. Fare clic su Salva per rendere effettive le modifiche.
Puoi anche consentire la visualizzazione dei messaggi provenienti da mittenti speciali nella scheda Principale della posta in arrivo, anche se vanno ad altre schede. Ad esempio, se ricevi un messaggio promozionale, puoi aggiungerlo a Speciali e verrà visualizzato nella Posta in arrivo principale.
In questo modo, puoi individuare i tuoi messaggi importanti e seguirli facilmente in un secondo momento.
Come ordinare Gmail per oggetto
1.Se preferisci ordinare le tue email per oggetto, invece che per mittente o etichette, puoi farlo facilmente digitando alcune parole pertinenti nel campo Contiene le parole.
2. Separa le parole con virgole, quindi vai allopzione Cerca di seguito. Per impostazione predefinita, questa opzione è impostata per cercare in tutti i messaggi, ma puoi modificarla per cercare solo le email filtrate in base a una particolare etichetta o casella di posta.
Questo metodo si applica agli elementi che sono finiti nella cartella Spam o Cestino.
Conclusione
Gli strumenti di ordinamento automatico di Gmail possono ordinare le tue email per te, ma, se vuoi essere più pratico, puoi inserire i suggerimenti in questa guida nella tua routine quotidiana. Non solo risparmierai tempo, ma rimarrai anche organizzato e produttivo.