Jos sinulla on aktiivinen sähköpostitili, saat todennäköisesti satoja viestejä ihmisiltä, jotka kilpailevat huomiosi puolesta postilaatikossa. Näin ollen jokaisen uuden sähköpostin siivilöinnistä tärkeiden valitsemiseksi tulee pelottava tehtävä.
Onneksi, jos käytät Gmailia, sinulla on kymmeniä ominaisuuksia ja tapoja lajitella, mukauttaa ja järjestää postilaatikkosi ja muut. kansioihin, jotta se olisi helpommin hallittavissa ja antaa sinulle enemmän hallintaa viestien löytämisessä.
Voit lajitella Gmailin lähettäjän, koon, vastaanottajan, aiheen, tunnisteen, liitteiden, keskustelujen, viestien rungon ja päivämäärän mukaan.
Tässä opas, näytämme sinulle, miten järjestät, haet ja automatisoit Gmail-sovelluksesi lajittelemalla viestisi Lähettäjä-, Tunniste- tai Aihesuodattimilla.
Gmail-viestien lajittelu lähettäjän mukaan
Ensimmäinen askel Gmail-postilaatikkosi järjestämisessä ja siivoamisessa on päästä eroon sadoista mainosviesteistä, jotka vievät yli 90 prosenttia tallennustilastasi. Ne sekoittuvat henkilökohtaisten tai yritysyhteyshenkilöiden laillisiin sähköposteihin, joista suurin osa voi olla tärkeitä, eikä niitä ole tarkoitettu roskakoriin.
Jos olet yrittänyt valita jokaisen tarjousviestin postilaatikostasi, sinulla ei ehkä ole tarpeeksi voimaa jäljellä viestien tulon takia, ja todennäköisesti päätät poistaa muutaman tärkeän prosessin aikana.
Gmailin lajitteleminen lähettäjän mukaan auttaa ryhmittelemään tiettyjen lähettäjien sähköpostit yhteen ja poistamaan ne. säästämällä tärkeitä ja oikeita sähköposteja, jotka pitäisi jäädä postilaatikkoosi yhdellä kertaa.
Se auttaa myös säästämään aikaa, kun etsit tiettyä sähköpostia tietyltä lähettäjältä ja välität sähköpostia edelleen yhteystietoihisi. Lyhyesti sanottuna, sinulla on enemmän hallintaa postilaatikkosi suhteen ja voit pysyä järjestäytyneempänä ja tuottavampana joka päivä.
Voit lajitella Gmailin lähettäjän mukaan ja nähdä kaikki sähköpostiviestit jokaisen käyttäjän omasta sähköpostista useilla temppuilla. yhteystietoluettelo. Opastamme sinua tämän tekemiseen eri tavoin.
Tapa 1: Lajittelu tietyn lähettäjän mukaan
1.Avaa Gmail ja siirry postilaatikkoon. Valitse sähköposti yhdeltä tärkeistä lähettäjistä yhteystietoluettelossasi ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella.
2. Napsauta uudessa valikossa Etsi sähköposteja kohteesta.
3.Lista kaikista lähettäjiltä saamistasi sähköpostiviesteistä takaisin tulee näkyviin, mukaan lukien lähettäjän kaikki yhteystiedot. Tällä tavalla voit lähettää heille nopeasti viestin tai jopa aloittaa videopuhelun.
4.Jos et näe henkilön nimeä postilaatikossa, tee nopea haku kirjoittamalla hänen nimensä hakukenttään ja oikealle -napsauta mitä tahansa viestejä hakutuloksista ja valitse Etsi sähköpostiviestit.
5.Voit käyttää useita hakukriteerejä napsauttamalla hakukentän vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta. Liitä seuraavaksi sähköpostiosoite Lähettäjä-kenttään tai käytä ”Onko sanat” -kenttää tarkempaan hakuun etsimäsi lähettäjän nimellä.
6.Napsauta hakupainiketta, kun olet valmis saadaksesi sähköpostin tältä lähettäjältä.
Huomaa: Voit luoda hakuihisi suodattimia napsauttamalla Luo suodatin ja käyttää tiettyjä toimintoja automaattisesti, kun seuraavan kerran saat ehtoja vastaavat sähköpostit.
Tapa 2: Lajittele Gmail-sähköpostit miltä tahansa lähettäjältä
1.Mene Google-hakupalkkiin ja napsauta oikealla olevaa pienempää alaspäin osoittavaa nuolta saadaksesi näkyviin viestien sijainnin vaihtoehdot.
2.Määritä parametrit löytääksesi sähköpostisi jotka sisältävät tai sulkevat pois tiettyjä sanoja. Se on kätevä, kun muistat vain osan keskustelusta, koska se löytää sähköpostit kokonaisuutena, ei vain aiheista.
Huomaa: Voit halutessasi suodattaa hakutulokset sisällyttämään vain liitteitä sisältävät viestit. On muita vaihtoehtoja, kuten Päivämäärä, jotka rajoittavat hakutulokset tiettyihin päivämääriin tai aikakehyksiin.
3. Kun löydät haluamasi lähettäjän, täytä viestiluettelo valitsemalla Etsi sähköpostit mistä.
Tapa 3: Lajittele Gmail-sähköpostit jokerimerkinnällä
Tämä menetelmä auttaa, kun sinun on vapautettava sähköpostitallennustilaa ja haettava tarvitsemasi sähköpostit sadoista postilaatikossa olevista viesteistä .
Jos sinulla on sähköpostia entisiltä työtovereilta (samalla verkkotunnuksella), jotka haluat näyttää samanaikaisesti, käytä jokerimerkkiä. Tätä edustaa tähtimerkki (*), joka löytää useita tietueita samoilla tiedoilla.
Gmail kuuluu Google-palveluihin, mutta toisin kuin hakukoneessa, jossa voit rajoittaa hakutulokset tiettyihin sanoihin tai lauseisiin suluilla tai lainausmerkit, et voi tehdä samaa Gmailissa. Sen sijaan se palauttaa epätarkat vastaavuudet, jos yrität käyttää niitä sisäänrakennetussa hakutoiminnossa.
Voit kuitenkin käyttää sulkeita etsimään sähköposteja, joissa on useita itsenäisiä avainsanoja, esimerkiksi (joulujuhlat). Se hakee kaikki sähköpostit, jotka sisältävät kaikki aiherivin avainsanat, ja kirjoittaminen (joulu TAI juhlat) tuo esiin kaikki sähköpostit, joissa on jompikumpi aiherivin avainsanoista.
Gmailin lajittelu lähettäjän mukaan Gmail-mobiilisovelluksen käyttäminen
Android- tai Ios-laitteellasi voit lajitella sähköpostisi Gmailissa lähettäjän mukaan seuraavien ohjeiden mukaan.
1.Avaa Gmail-sovellus, kirjaudu sisään, jos et ole vielä tehnyt sitä ja napauta sitten yläreunassa olevaa hakupalkkia.
2. Kirjoita etsimäsi lähettäjän sähköpostiosoite ja napsauta Haku-kuvaketta (pieni suurennuslasikuvake näyttönäppäimistössä).
Huomaa : Mobiilisovellus ei anna sinun käyttää muita hakukriteerejä suodataksesi tuloksia edelleen. Tässä tapauksessa voit käyttää työpöytäsovellusta ja soveltaa ensimmäistä tapaa.
Kuinka lajitella Gmail tunnisteiden mukaan
Gmailissa tarrat ovat värikoodattuja, tekstipohjaisia tunnisteita. jotka auttavat sinua löytämään haluamasi sähköpostin nopeammin. Sivupalkissa näet kohteita, kuten Saapuneet, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja muut, jotka on jo määritetty sinulle, ja jotka käyttäytyvät kuin tagit tai kansiot.
Voit etsiä viestejä, joilla on tietyt tunnisteet Gmailissa ja lajittele ne postilaatikon avulla alla kuvatulla tavalla.
1. Valitse sähköpostiviesti postilaatikostasi avataksesi sen. Näet useita kuvakkeita aivan viestin yläpuolella ja valitse tunnisteeksi näyttävä tunnisteiden luettelo.
2. Luo uusi tunniste valitsemalla Luo uusi.
3. Kirjoita uuden tarran nimi ja napsauta sinistä Luo-painiketta.
Voit myös merkitä useita sähköposteja samanaikaisesti valitsemalla niiden valintaruudut, ennen kuin napsautat ylhäällä olevaa tarrakuvaketta, ja lajitella ne sitten haluamasi tarran mukaan luettelosta.
Nyt kun tiedät kuinka käyttää tunnisteita sähköpostiviesteihisi, voit lajitella sähköpostisi tunnisteiden mukaan. Napsauta tarratunnistetta sähköpostiviestissä tai sivupalkissa ja näet kaikki sähköpostit tietyssä tarrassa.
Sähköpostien lajittelu älykkäillä tarroilla
Älykäät tunnisteet järjestävät sähköpostisi viisi erillistä luokkaa, nimittäin: Ensisijainen, Sosiaaliset verkostot, Kampanjat, Päivitykset ja Keskusteluryhmät.
Tämä auttaa pitämään postilaatikkosi puhtaana ja tyhjänä sen sijaan, että kaikki uutiskirjeiden, ilmoitusten, tarjousten ja muiden sähköpostiviestit näkyisivät postilaatikossa. kaikki kerralla. Gmail hoitaa tämän puolestasi automaattisesti, joten sinun ei tarvitse muokata sääntöjä jokaiselle lähettäjälle tai määrittää sitä itse.
1. Määritä Smart Labels -välilehdet Gmailissa napsauttamalla siirtymispalkista Asetukset.
2. Valitse Määritä postilaatikko.
3. Valitse viestiluokat, jotka haluat näyttää postilaatikon välilehdinä.
4. Napsauta Tallenna-painiketta, jotta muutokset tulevat voimaan.
Voit myös sallia tähdellä merkittyjen lähettäjien viestien näkymisen postilaatikkosi Ensisijainen-välilehdessä, vaikka ne menisivätkin muihin välilehtiin. Esimerkiksi, jos saat mainosviestin, voit tähdellä sen tähdellä ja se näkyy Ensisijainen-postilaatikossa.
Tällä tavalla voit löytää tärkeät viestisi ja seurata niitä myöhemmin myöhemmin.
Kuinka lajitella Gmail aiheen mukaan
1.Jos haluat lajitella sähköpostisi aiheiden mukaan lähettäjän tai tarrojen sijaan, voit tehdä sen helposti kirjoittamalla asiaankuuluvat sanat Onko sanat -kenttään.
2. Erota sanat pilkuilla ja siirry sitten alla olevaan Haku-vaihtoehtoon. Oletusarvoisesti tämä vaihtoehto on asetettu etsimään kaikkia viestejä, mutta voit muuttaa sen etsimään vain tiettyyn tarraan tai postilaatikkoon suodatettuja sähköposteja.
Tätä menetelmää sovelletaan kohteisiin, jotka menivät Roskaposti- tai Roskakori-kansioon.
Päätelmä
Gmailin automaattiset lajittelutyökalut voivat lajitella sähköpostisi puolestasi, mutta jos haluat olla käytännönläheisempi, voit tehdä tämän oppaan vinkit päivittäiseen rutiiniin. Säästät paitsi aikaa myös pysyt järjestäytyneenä ja tuottavana.