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Chèques de paie et impôts en Californie

Si vous êtes un employeur californien novice dans le monde de la paie, vous apprenez probablement très vite que cest sur les chèques de paie californiens bien plus que de simplement donner à vos employés un chèque pour leurs gains. Il faut également payer plusieurs impôts des employeurs, retenir de nombreux impôts des employés différents et suivre de nombreuses lois fédérales et étatiques.

Un système de paie automatisé ou un comptable expérimenté peut vous aider à naviguer dans ce processus.

Si vous vous y allez seul, voici ce que vous devez savoir sur les impôts de lÉtat de Californie et fédéraux qui devraient être calculés dans les chèques de paie de vos employés, ainsi que sur certaines lois dont vous devez être conscient.

À quoi servent les charges sociales des États? Jai besoin de savoir?

Il y a quatre impôts sur la masse salariale en Californie que vous devez connaître. Deux sont des cotisations de lemployeur, ce qui signifie que vous les payez. Les deux autres sont retenues sur le salaire de vos employés.

Les contributions de lemployeur sont:

• Assurance-chômage: les employeurs paient la taxe dassurance-chômage sur les premiers 7 000 $ de salaire versé à chaque employé chaque année civile. Le taux dimposition est susceptible de changer chaque année et est spécifique à votre entreprise. Le maximum annuel actuel par employé est de 434 $.
• Taxe de formation professionnelle: la plupart des employeurs doivent payer cette taxe. C’est 0,1% (0,001) sur les premiers 7 000 $ de salaire que vous payez à chaque employé au cours d’une année civile. Cela représente un maximum annuel de 7 USD par employé.

Les impôts que vous devez retenir sur le salaire des employés sont les suivants:

• Taxe d’assurance invalidité de l’État ( SDI): vous devez retenir un pourcentage des premiers 118 371 USD du salaire de chaque employé chaque année civile. En 2019, le taux SDI est de 1%.
• Impôt sur le revenu des particuliers en Californie: cet impôt est retenu sur le salaire des employés. et est basé sur la sélection de retenue dimpôt de chaque employé sur le formulaire W-4ouDE 4.Vérifiez le calendrier de retenue ou utilisez un service de paie pour déterminer le montant dimpôt à retenir en fonction de la sélection de votre employé.

Gardez à lesprit que ce ne sont pas tous types demployeurs ou de travailleurs sont soumis aux quatre impôts. Utilisez ce tableau pour déterminer les impôts qui sappliquent à votre entreprise.

Quelles charges sociales fédérales dois-je inclure dans chaque chèque de paie?

Là sont également quelques impôts fédéraux que tous les employeurs doivent payer ou retenir.

Limpôt que les employeurs et les employés doivent payer est:

• FICA, ou Federal Insurance impôt Loi sur les contributions, qui comprend à la fois la taxe dassurance-maladie et la taxe de sécurité sociale. Pour 2019, les employeurs et les employés contribuent chacun 6,2% du salaire jusquà 132900 $ pour la taxe de sécurité sociale. Ils contribuent chacun à 1,45% pour la taxe Medicare. (Il ny a pas de limite salariale sur la taxe Medicare.)

La taxe que les employeurs doivent payer est:

• FUTA, ou taxe fédérale de chômage: cest seulement sur la première tranche de 7 000 $ du salaire de chaque employé chaque année. Le taux dimposition actuel est de 6%, bien que la plupart des employeurs aient droit à des crédits qui peuvent réduire leur taux à 0,6%.

Les impôts retenus sur les salaires des employés sont:

• Impôt fédéral sur le revenu: vous le retenez de leurs chèques de paie en fonction de leur sélection de retenue dans leur formulaire W-4. Le montant de limpôt dû par chaque employé varie en fonction de son salaire, du revenu du ménage, du statut de dépôt, des crédits dimpôt et dautres facteurs.
• Taxe supplémentaire de Medicare: les employés gagnant plus quun certain montant de revenu (varie selon le statut de dépôt) ) sont soumis à cette taxe de 0,9%. Les employeurs doivent retenir cette taxe sur les salaires des employés qui dépassent 200 000 USD par an.

Y a-t-il autre chose que je dois savoir sur les chèques de paie californiens?

Déductions à inclure sur les chèques de paie

Si vous choisissez doffrir des contributions ou des déductions avant impôt qui sont traitées avec votre paie, celles-ci devront également apparaître sur les chèques de paie. Cela comprend des éléments tels que lassurance maladie, un compte de dépenses flexible, les cotisations 401 (k) et les avantages pour les navetteurs.

Vous devrez peut-être également afficher des déductions après impôt pour des éléments tels que Roth 401 (k) ou salaire saisies-saisies sur votre paie.

Période de vacances

En Californie, les employeurs ne sont pas tenus de donner des vacances à leurs employés.

Si vous choisissez doffrir des vacances payées cependant, gardez à lesprit que cest considéré comme un salaire gagné. Cela signifie que le temps de vacances gagné par votre employé doit être cumulé et suivi dans le cadre de votre processus de paie.

Vous pouvez définir un plafond sur le temps de vacances qui peut être accumulé, mais en Californie, vous ne pouvez pas avoir de  » utilisez-le ou perdez-le », qui oblige les employés à renoncer à leurs jours de vacances gagnés.

Et si un employé quitte ou est licencié, vous devez payer les jours de vacances accumulés dans son dernier chèque de paie, car ils sont considérés comme acquis les salaires.

Note rapide: Si vous avez une politique de vacances illimitées, vous n’avez pas besoin de payer les vacances non utilisées lorsqu’un employé est licencié.Cest parce que des vacances illimitées ne sont pas cumulées et quelles ne sont donc pas considérées comme un salaire gagné.

Temps de maladie

Bien que les vacances soient facultatives, Californias Healthy Workplace, Healthy Family La loi de 2014 oblige les employeurs à offrir des congés de maladie payés. Les employeurs peuvent choisir différentes options, mais en général, les employés doivent gagner au moins une heure de congé de maladie payé pour 30 heures travaillées.

Vous doit indiquer le nombre de jours de maladie payés quun employé a sur son chèque de paie ou envoyer les informations dans un document séparé le même jour que son chèque de paie est émis.

Autres règles de paie californiennes à connaître

Voici quelques autres exigences importantes à connaître:

• Vous devez établir un jour de paie régulier et publier un avis indiquant le jour, lheure et le lieu où se trouvent vos employés payé. Si votre paie tombe un jour férié ou un jour où votre entreprise est fermée, vous pouvez payer le jour ouvrable suivant – vous navez pas à payer lavance (bien que vous puissiez).
• À quelques exceptions près (comme les employés exécutifs, administratifs et professionnels), les employeurs californiens sont tenus de payer leurs employés au moins deux fois par mois.
• Vous devez payer vos employés avec de bons fonds (c.-à-d. pas de chèques sans provision) les jours de paie régulièrement désignés. Ne pas le faire est un délit.
• Les informations sur le bulletin de paie doivent être exactes, y compris le nom légal de votre entreprise et les dates pour lesquelles lemployé est payé.
• Si un employé fait des heures supplémentaires , leur salaire des heures supplémentaires ne peut pas être payé plus tard que la prochaine période de paie normale suivant la période de paie au cours de laquelle des heures supplémentaires ont été effectuées.
• Si vous licenciez un employé, vous devez lui payer la totalité de son salaire, y compris son vacances accumulées, immédiatement. Les lois californiennes sont strictes ici: signifie immédiatement le jour de leur résiliation.