Lektion 26: Spåra ändringar och kommentarer
/ sv / ord / kontrollera-stavning-och-grammatik / innehåll /
Introduktion
Låt oss säga att någon ber dig att korrekturläsa eller samarbeta i ett dokument. Om du hade en tryckt kopia kanske du använd en röd penna för att stryka över meningar, markera felstavningar och lägga till kommentarer i marginalerna. Med Word kan du göra alla dessa saker elektroniskt med hjälp av funktionerna Spåra ändringar och kommentarer.
Valfritt: Ladda ner vårt övningsdokument .
Titta på videon nedan för att lära dig mer om spårändringar och lägga till kommentarer.
Förstå spårändringar
När du aktiverar Spåra ändringar, varje ändring du gör i dokumentet visas som en färgad markering. Om du tar bort text försvinner den inte; istället stryks texten över. Om du lägger till text kommer den att understrykas. Detta gör att du kan se ändringar innan du gör ändringarna permanenta.
Om det finns flera granskare tilldelas varje person en annan markeringsfärg.
Så här aktiverar du spårändringar:
- Klicka på kommandot Spåra ändringar på fliken Granska.
- Spårändringar kommer att aktiveras. Från och med den här tiden kommer alla ändringar du gör i dokumentet att visas som färgade markeringar.
Din spårade ändringar kan se annorlunda ut än de som visas ovan, beroende på datorns markeringsinställningar.
Granska ändringar
Spårade ändringar är egentligen bara föreslagna ändringar. För att bli permanenta, de måste accepteras. Å andra sidan kanske originalförfattaren inte håller med om några av de spårade ändringarna och väljer att avvisa dem.
Att acceptera eller avvisa ändringar:
- Välj ändringen du vill acceptera eller avvisa.
- Klicka på kommandot Acceptera eller Avvisa på fliken Granskning.
- Markeringen försvinner och Word hoppar automatiskt till nästa ändring. Du kan fortsätta att acceptera eller avvisa varje ändring tills du har granskat alla.
- När du är klar klickar du på Tr ack Ändringar-kommandot för att inaktivera Spåra ändringar.
För att acceptera alla ändringar samtidigt, klicka på Acceptera nedåtpilen och välj sedan Acceptera alla. Om du inte längre vill spåra dina ändringar kan du välja Acceptera alla och stoppa spårning.
Spår Ändrar visningsalternativ
Om du har många spårade ändringar kan de bli distraherande om du försöker läsa igenom ett dokument. Lyckligtvis tillhandahåller Word några sätt att anpassa hur spårade ändringar visas:
- Enkel markering: Detta visar den slutliga versionen utan inline-markeringar. Röda markörer visas i vänster marginal för att ange var en ändring har gjorts.
- All Markup: Detta visar den slutliga versionen med inline markeringar.
- Ingen markup: Detta visar den slutliga versionen och döljer alla markeringar.
- Original: Detta visar originalversionen och döljer alla markeringar.
För att dölja spårade ändringar:
- Klicka på kommandot Visa för granskning till höger om kommandot Spårändringar på fliken Granska.
- Välj önskat alternativ i rullgardinsmenyn meny. I vårt exempel väljer vi Ingen markering för att förhandsgranska den slutliga versionen av dokumentet innan vi accepterar ändringarna.
Du kan också klicka på markören i vänster marginal för att växla mellan enkel markering och all markering.
Kom ihåg att dölja spårändringar är inte detsamma som att granska ändringar. Du måste fortfarande acceptera eller avvisa ändringarna innan du skickar ut den slutliga versionen av ditt dokument.
För att visa versioner i ballonger:
De flesta versioner visas inbyggda, vilket innebär att själva texten är markerad. Du kan också välja att visa versionerna i ballonger, vilket flyttar de flesta versionerna till höger marginal. Om du tar bort inline-markeringar kan dokumentet bli lättare att läsa och ballonger erbjuder också mer detaljerad information om vissa markeringar.
- Klicka på Visa markering på fliken Granska > Ballonger > Visa versioner i ballonger.
- De flesta versioner visas i högra marginalen, även om all tillagd text fortfarande visas inbyggd.
För att gå tillbaka till inline-markeringar kan du välja antingen Visa alla versioner inline eller Visa endast kommentarer och formatering i ballonger.
Ibland kan du vill lägga till en kommentar för att ge feedback istället för att redigera ett dokument.Även om det ofta används i kombination med spårändringar behöver du inte nödvändigtvis aktivera spårändringar för att lägga till kommentarer.
För att lägga till kommentarer:
- Markera lite text, eller placera insättningspunkten där du vill att kommentaren ska visas.
- Klicka på fliken Ny Kommentarkommando.
- Skriv din kommentar. När du är klar kan du stänga kommentarrutan genom att trycka på Esc-tangenten eller genom att klicka någonstans utanför kommentarrutan.
Så här tar du bort kommentarer:
- Välj den kommentar du vill ta bort.
- Klicka på kommandot Ta bort på fliken Granskning.
- Kommentaren kommer att raderas.
Om du vill ta bort alla kommentarer klickar du på rullgardinspilen Ta bort och väljer Ta bort alla kommentarer i dokumentet.
Jämföra dokument
Om du redigerar ett dokument utan spårningsändringar är det fortfarande möjligt att använda granskningsfunktioner som Acceptera och Avvisa. Du kan göra detta genom att jämföra två versioner av dokumentet. Allt du behöver är originaldokumentet och det reviderade dokumentet (dokumenten måste också ha olika filnamn).
För att jämföra två dokument:
- Klicka på fliken Granska, klicka på kommandot Jämför och välj sedan Jämför i rullgardinsmenyn.
- En dialogruta visas. Välj ditt originaldokument genom att klicka på rullgardinspilen och välja dokumentet i listan. Om filen inte finns i listan klickar du på knappen Bläddra för att hitta den.
- Välj det reviderade dokumentet och klicka sedan på OK.
- Word jämför de två filerna för att avgöra vad som har ändrats och skapar sedan ett nytt dokument. Ändringarna visas som färgade markeringar, precis som Track Changes. Du kan sedan använda kommandona Acceptera och Avvisa för att slutföra dokumentet.
Utmaning!
- Öppna vårt övningsdokument.
- Aktivera spårändringar och visa All Markup.
- I gruppen Spårning väljer du Visa versioner i ballonger.
- I första stycket, redigera den andra meningen så att den lyder. Det var ett nöje att träffas och besöka anläggningen.
- I andra stycket, ändra ordtekniker till strategier.
- Ändra teckensnittet för brevet till Cambria, 12 pt.
- I tredje stycket markerar du orden Tack och infogar en kommentar som säger Sätt detta på samma rad som kvalitetsinredning.
- Vid det här laget ska ditt brev se ut ungefär så här (Obs: Markeringsfärgen kan variera):
- Klicka på rullgardinspilen Acceptera och välj Acceptera alla ändringar och stoppa spårning.
/ sv / word / inspektions-och-skyddande dokument / innehåll /