Formulär W-3 är en överföringsform med totala för alla delar av Form W-2. W-3, tillsammans med W-2, skickas varje år till Social Security Administration för att visa de totala intäkterna för alla W-2-former. Den officiella titeln på formuläret är ”Överföring av lön- och skatteuppgifter.”
W-3-formuläret används endast när du skickar papperskopior av W-2-formuläret till Social Security Administration. Om du väljer att skicka in anställda W-2-formulär till Social Security Administration online behöver du inte skicka ett W-3-överföringsformulär.
W-2-formuläret och W-3-formuläret
W-2-formuläret är ett årligt löne- och skatteformulär som skickas till två olika platser:
- Det ges till varje anställd som visar deras totala löner och skatter som betalats under året, så att de kan använda det för sin inkomstskatterapportering, och
- Det lämnas in till Social Security Administration ( INTE IRS!) För att verifiera informationen till medarbetaren.
Du måste lägga upp löner för alla dina anställda, med informationen på alla anställda W- 2 formulär för att fylla i W-3-formuläret.
När ett W-3-formulär måste arkiveras
Tidsfristen för att ge W-2-formulär till anställda och att skicka W-2 och W-3-formulär till Social Security Administration är samma datum: 31 januari året efter skatteåret.
Eftersom datum du ger W-2-formulär till anställda och datumet för att lämna in W-2 och W-3-formulär till Social Security Administration är detsamma, kanske du vill ge W-2-formulär till anställda tidigare i januari, för att ge mer tid för att hitta fel.
Om du inte tror att du kommer att kunna skicka in W-2 och W-3-formulär i tid kan du begära en 30-dagars förlängning genom att lämna in formulär 8809 – ansökan om förlängning av tid till filinformation returneras. Du måste skicka in ansökan senast förfallodagen för formuläret. Tillägget är inte automatiskt, IRS beviljar endast tillägg för ”extraordinära omständigheter eller katastrof.”
Var du kan få W-3-formulär
Du kan inte bara kopiera ett W-3-formulär eller skriva ut det från Internet eftersom formuläret skrivs ut med ett särskilt rött bläck. Du måste köpa den önskade typen av W-3-formulär från samma plats som du köper dina W-2-formulär, eller så kan din löneprocessor eller skatteförberedare fylla i dem åt dig. Du kan beställa dem från IRS genom att besöka deras online-beställningssida för informationsreturer. Du kanske också kan hitta dessa formulär i programvaror för företagsskatt.
Fyll i formulär W-3 — rutor A till H
Innan du börjar arbeta med formuläret, se till att du har rätt årsversion. Du vill ha versionen för beskattningsåret, inte året du förbereder formuläret. Använd till exempel 2020 version för rapportering av 2020-skatter, även om du kanske arbetar med formuläret 2021.
Information om arbetsgivaren anges i rutorna A till H
Ruta a. Valfritt kontrollnummer som du kan använda för dina egna affärsändamål.
Ruta b. Typ av betalare. De flesta företag kryssa i rutan ”941” för ”Typ av betalare”. Formuläret 941 är det kvartalsvisa löne- och skatterapporteringsformuläret som de flesta arbetsgivare fyller i. Andra alternativ inkluderar en hushållsarbetsgivare och andra.
Typ av arbetsgivare. De flesta vinstdrivande företag markerar rutan ”ingen tillämpar” för ”Typ av arbetsgivare”. De andra rutorna är e för ideella organisationer och federala statliga arbetsgivare.
Ruta c Totalt antal blanketter W-2. Lägg till antalet W-2-formulär som du skickar in.
Ruta d Etableringsnummer hjälper arbetsgivare att identifiera olika områden i deras företag antingen efter plats, dotterbolag eller division. Du kanske till exempel vill skilja på W-2-formuläret för olika tillstånd där anställda arbetar.
Du måste skilja ut W-2 och W-3-formulär för varje anläggning om du identifierar anläggningsnummer i det här avsnittet, eller om du kan kombinera alla dina anläggningar och skicka in alla W-2-formulär tillsammans med ett W-3-formulär.
Beloppen i andra sysselsättningsskatterapporter, inklusive formulär 941 och formulär 944, måste överensstämma med belopp som redovisas på blankett W-3. Om beloppen skiljer sig kan du kontaktas av IRS eller SSA.
Fält 1 till 19 — Löne- och skatteinformation
Objekten i det andra avsnittet (rutorna 1 till 19) är desamma för både W-2 och W-3. I W-3-formuläret måste du ge totalsumman för alla rutor för alla anställda.
Allmänna instruktioner för formulär W-2 och W-3-dokumentet innehåller referensguider för Box 12 Koder och ruta 13 Avgångsplan för pensionsplan.
Den sista delen av formuläret kräver att du anger din kontaktinformation, inklusive en e-postadress.
Se de detaljerade instruktionerna för att fylla i W-3-formuläret i denna IRS-publikation: IRS Allmänna instruktioner för formulär W-2 och W-3.
När och hur man arkiverar formulär W-3
Formulär W-3 måste skickas till SSA tillsammans med kopia A av W-2-formuläret för varje anställd.
Arkiveringsadressen för pappersformulär W-2 och W-3 är:
Social Security Administration – Direct Operations Center
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Totalen för varje artikel på W-3 måste motsvara summan för alla dessa artiklar på alla anställda W-2 former. W-2 och W-3 inkluderar också totala statslöner och källskatt för alla anställda.
Om du lämnar in W-2-formulär online
SSA uppmuntrar dig att e-filera W-2-formulär. Kom ihåg att du inte behöver inkludera ett W-3-formulär om du arkiverar online. Du kan använda webbplatsen för SSA: s Business Services Online (BSO). BSO genererar formulär W-3 automatiskt baserat på dina W-2-formulär.
Du MÅSTE fila online om du har ett stort antal W-2-formulär.
- För år inklusive 2019, innan du måste arkivera elektroniskt om du har 250 eller fler W-2-formulär .
SSA har två alternativ för elektronisk arkivering genom sin Business Services Online-sektion:
- W-2 Online: Du kan använda ett W-3-formulär som fylls i för att skicka upp till 50 W-2-formulär åt gången.
- Filöverföring: Du kan använda specifik programvara för löneskatt som formaterar filer till SSA-specifikationer för arkivering av formulär W-2 elektroniskt (EFW2).
Om du gör ett misstag
Om du gör ett fel på en W-3 till följd av beräkningar eller om en eller flera W-2 är felaktiga måste du lämna in ett W-2c- och ett W-3c-formulär till Social Security Administration.