Den latinska innebörden av ordet kvorum kommer från ett ord som betyder vem. Kommersiella och ideella enheter har många fördelar när de bildar en styrelse. Den främsta anledningen till att organisationer bildar en styrelse är att samla enskilda direktörers talanger för att fatta de bästa övergripande besluten om organisationens nuvarande och framtida inriktning. Det betyder att den demografiska form som utgör ”vem” av beslutsfattarna har stor betydelse för varje organisation. När man inte följer kvorumprotokollet kan några få medlemmar bli för kraftfulla, vilket skapar en risk för att beslut kanske inte gynnar helheten. .
Roberts regler anger riktlinjer för kvorum avseende protokoll för när ett beslutsförfarande inte kan upprättas, ändring av stadgar om kvorum och betydelsen av att meddela ett möte där viktiga röster kommer att tas.
Definiera kvorum
Enligt Roberts regler är definitionen av kvorum det minsta antalet röstande medlemmar som måste vara närvarande vid ett ordentligt kallat möte för att kunna bedriva verksamhet i gruppens namn Ett beslutförhet bör bestå av ett antal som är så stort som man kan lita på för att vara närvarande vid alla möten, när vädret inte är exceptionellt dåligt.
Definitionen låter lite vag. Det är! Roberts Regler utvecklade den definitionen avsiktligt för att tillgodose mångfalden av organisationer som använder parlamentariskt förfarande.
Upprättande av ett kvorumnummer eller -förhållande
I de flesta fall kommer stadgarna att fastställa reglerna för ett beslutsförfarande. I avsaknad av en uttalad definition utgör en enkel majoritet beslutsförmåga.
Oavsett om du bestämmer en kvorumkvot för första gången eller omdefinierar stadgarna om kvorum, hjälper det att ta ett par saker till övervägande.
- Vilka är troligtvis de ordinarie deltagarna i styrelsemötet?
- Vad är mest vettigt att fatta beslut som är välavrundade och balanserade?
Med tanke på dessa primära frågor kan kvorumet ställas in som en procentandel av medlemskapet eller ett fast antal. Så vilken procent är kvorum? När du ställer in detta förhållande eller antal, kom ihåg att räkningen tas från antalet röstande medlemmar som är närvarande. Varför är detta viktigt? Låt oss säga att det i stadgarna anges att medlemmar får rösta via post eller fullmakt. Vid ett möte där en omröstning kommer att finnas finns det inte tillräckligt många medlemmar närvarande vid mötet för att möta beslutsförmågan. Ingen officiell verksamhet kan bedrivas, även om det finns tillräckligt med röster för att möta kvorumet, eftersom det inte finns tillräckligt många medlemmar närvarande.
Frånvaron av ett kvorum
Det är sällsynt att en styrelsemöte har perfekt närvaro vid varje möte under hela året. Mot bakgrund av detta utsåg Roberts Rules regler för affärsverksamhet i avsaknad av beslutsfattande. Sammantaget är alla affärer som genomförs utan kvorum närvarande ogiltiga, men det finns några undantag. De inkluderar:
- att vidta åtgärder för att upprätta beslutsförmåga
- fastställande av tiden för att stänga av
- för att stänga av
- för att ta paus
Det finns också ett par ganska uppenbara saker som inte kan göras när kvorum inte är närvarande. Nuvarande medlemmar kan inte ge enhälligt samtycke eller meddela ett annat möte. I båda fallen skulle det inte finnas tillräckligt många medlemmar för att säkerställa en rimlig röst av majoriteten.
Om det finns kvorum i början av ett möte och medlemmar lämnar under mötet och orsakar förlust av beslutsförmåga, ordförande bör ange förlusten av beslutförhet innan han röstar. Andra medlemmar kan också göra en ordning om förlusten av kvorum, men bara när andra medlemmar inte talar.
Ändring av kvorumkvoten eller förhållandet
Styrelseledamöterna bör ta anteckning av röda flaggor som indikerar att det är dags för en ändring av stadgarna angående det angivna beslutförandet. En organisations framsteg och framåtrörelse visar positiva tecken på tillväxt, men de kan också signalera en andra titt på kvorumkvotavsnittet i stadgarna. En bra tid att granska kvorumprotokollet är vid det årliga strategiska planeringsmötet, såvida inte något gnistor en granskning innan dess. Här är några röda flaggor som utlöser en granskning:
- när några medlemmar blir för kraftfulla
- när organisationens behov förändras
- när organisationen genomgår en tillväxtperiod
Styrelserna bör vara försiktiga när det gäller hur de ändrar reglerna för beslutsförmåga. Det rätta sättet är att slå våra vissa ord eller hela regeln och infoga nya ord eller en ny regel och rösta på den som en fråga. Risken med att ändra beslutsförmågan genom att först slå regeln är att beslutsförmågan omedelbart blir majoritet bland alla medlemmar. För många organisationer skapar det ett nästan omöjligt forum för att få beslutsförmåga att anta en ny regel.
Ordförandens roll
Ordföranden har en viktig ställning när det gäller att säkerställa att alla röster som tas är officiella. Även om det är viktigt att möten börjar i tid, bör ordföranden vänta några minuter för att se om det finns tillräckligt många medlemmar för att möta kvorumet om det inte finns någon kvorum. Medlemmar kan ta tillfället i akt att kontakta andra medlemmar för att se om beslutsförmågan kan uppfyllas. Om det inte finns några möjligheter att det finns beslutsförhet bör ordföranden meddela att det inte finns något beslutsfattande och ingen officiell verksamhet kommer att bedrivas.
Om ordföranden börjar mötet utan kvorum närvarande och en medlem talar i en fråga får den medlemmen inte avbrytas i syfte att säga att beslutsförmågan inte är närvarande. Ordföranden bör tillåta att debatten fortsätter och tillåta en ledamot att göra ett meddelande om att inte ha beslutsfattande när medlemmar inte talar.
Om det blir uppenbart att det inte är möjligt att inrätta ett beslutfört antal kan ordföranden flytta för att avbryta mötet och planera om det till ett annat datum. Detta kan också signalera ett svar från ordföranden för att uppmuntra röstande medlemmar att vara närvarande vid nästa möte. Att utsätta mötet är ett särskilt lämpligt steg för ordföranden att ta under ett årsmöte där viktiga affärer för året måste behandlas, inklusive val av befäl.
Om det inte finns något beslutsfattande närvarande, sekreteraren bör i protokollet återspegla hur många medlemmar som var närvarande, att beslutsfattande inte uppnåddes och datum och tid för det omplanerade mötet. Protokollet kan också innehålla ett uttalande om att icke-bindande diskussioner har hållits.
Att följa kvorumprotokoll håller en organisation balanserad och demokratisk. Även om styrelsens ordförande har det primära ansvaret för att upprätta och tillkännage förekomsten av beslutsförmåga, bör alla styrelseledamöter hålla ordföranden ansvarig för att följa ett korrekt parlamentariskt förfarande, som ett system för kontroller och balanser.