San Diego State University (Svenska)

Skriva ett effektivt överklagande- eller begärandebrev

När man ska skriva ett brev

Många universitetspolicyer kräver att ett brev skrivs . Ibland är ett brev det mest effektiva sättet att skicka ett visst meddelande. När du pratar med någon, använder e-post eller fyller i ett formulär som inte har fungerat eller inte är praktiskt, prova ett brev.

Format

Element:

Elementen som finns i typiska affärsbrev är:

1. avsändarens fullständiga postadress
2. datum då brevet skrivs
3. adress till den person till vilken brevet riktas
4. ämnesrad
5. hälsning
6. body (huvudmeddelandet)
7. gratis avslutning
8. signaturrad (var noga med att underteckna ditt brev)
9. bilaga och kopieringsnoteringar

Model Letter:

Modellen nedan använder alla element från listan. Ovanstående layout är en fråga om personligt val, liksom beslutet att inkludera ett telefonnummer och e-postadress.

Obs: texten i modellbrevet är exceptionellt kort. De flesta överklagande- och begärandebrev kräver en sida eller två.

1. Samuel Student
   123 ABC Street i San Diego, CA 92120

   (619) 555-1234

2. 20 februari , 2018
3. Dr. Jane Skool, professor
   College of _____________
   San Diego State University i San Diego, CA 92182 + postkod
4. Ämne: Begäran om examen
5. Kära Dr. Skool:
6. Jag skriver för att begära en särskild tentamen i kurs 101. Den 12 mars, datumet för den regelbundna schemalagda tentamen, måste jag framträda i domstol bevittna. Jag har bifogat en kopia av stämningsansökan.
7. Tack för att du tog dig tid att överväga min begäran. Kontakta mig via e-post eller telefon om du har några frågor.
8. Med respekt,
   Sam Student
9. Samuel Student
   Rött ID *
10. Bilaga
    Cc: John O. Smith

Innehåll och ton

Även om utseendet på en bokstav är viktigt, kommer innehållet och tonen att avgöra om bokstaven verkligen gör sitt jobb. Granska alla relevanta policyer och ägna särskild uppmärksamhet åt vad beslutsfattaren behöver veta för att överväga ett överklagande eller en begäran. Det är den information som bör ingå i ditt brev.

Öppningsmeddelande
Den första meningen eller två bör tydligt ange syftet med brevet.

Jag skriver för att överklaga min nuvarande disciplinstatus och be om ursäkt för mitt engagemang i golvkrypningen, vilket ledde till att jag varad. Jag inser att det som verkade ofarligt kul för mig faktiskt var en fara för min hälsa och andras hälsa. Jag beklagar mina handlingar den kvällen …

Jag skriver för att begära en kursöverbelastning för 2018-2019 …

Var faktiska
Inkludera faktiska detaljer men undvik att dramatisera situationen.

I slutet av oktober fick jag diagnosen tonsillit. Jag var sjuk i över en vecka och missade de flesta av mina halvtentor.

INTE i slutet av oktober efter att ha känt mig riktigt sjuk i några dagar släp jag mig till Studenthälsovården …

Var specifik
Om ett överklagande eller en begäran beror på vissa fakta som beslutsfattaren vill verifiera, vara specifik.

Jag missade ett test den 23 januari, för jag flög till Vancouver den 19 januari för min farfars begravning och återvände den 26 januari. Jag bifogar kvittot för flygbolaget och kan ge ytterligare bekräftelse om det skulle vara till hjälp.

INTE jag var tvungen att delta i en begravning utanför staden så jag missade testet den 23 januari.

Dokumentation
Inkludera all dokumentation som krävs enligt policyn eller som behövs för att underbygga dina påståenden. Om dokument skickas av en tredje part, ange det med detaljer.

Dr. Tja, min fars läkare, har gått med på att skriva till dig om denna fråga …

Håll dig till punkten
Stör inte ditt brev med information eller förfrågningar som inte har någon väsentlig koppling till huvudmeddelandet.

Försök inte att manipulera läsaren – Att hota, trycka, tigga, vädja, smickra och göra extravaganta löften är manipulerande och vanligtvis ineffektiva metoder.

Om du ger mig en chans att komma tillbaka till bostad nästa år lovar jag att jobba riktigt hårt, bli rik och donera en miljon dollar till universitetet …

Hur man pratar Om känslor
Det är frestande att överdriva fallet när något är viktigt för oss. När känslor är en legitim del av ett meddelande äger du känslan och anger det som ett faktum.

När jag såg mitt betyg blev jag väldigt besviken.

Var kortfattad
Det är mer arbete att skriva ett bra kort brev än ett långt. Upptagen beslutsfattare uppskattar den extra ansträngningen.

Undvik fel
En bokstav får ett bättre intryck om den skrivs; fri från stavnings- och grammatikfel; fri från slang; och placeras i kuvertet i rätt storlek.MEN det är mycket viktigare att hålla tidsfrister och ange syftet tydligt än att skicka in ett brev som är helt felfritt.

Spara kopior – Tills ett ärende är avgjort, behåll kopior av alla skickade eller mottagna brev samt relevanta dokument och formulär.

* Anpassad från University of Western Ontario Ombuds Office, Frances Bauer, Ombudsperson