Projektomfång – det är ett rörligt mål och ett som du vill få en bullseye på innan du kartlägger ditt projekt. Definierat som summan av alla resurser, leveranser, funktioner och uppgifter inom ett givet projekt, är ditt projektomfång den gräns inom vilken hela ditt projekt finns. Men för att till och med börja definiera det måste du dyka lite djupare och beskriva projektets räckvidd för att bättre definiera affärsmål, leveranser och mer för att få inköp från viktiga intressenter.
Detta är ditt uttalande om projektets omfattning, och ungefär som ett arbetsområde (SOW), det finns för att förstärka ditt projektomfång för alla deltagande parter.
Vad är ett projektomfattande uttalande?
Vanligtvis skrivs av projektledaren, en omfattningsförklaring beskriver hela projektet, inklusive alla leveranser och deras funktioner, samt en lista över intressenter som kommer att påverkas. Den kommer också att innehålla alla större projektmål, resultat och mål som hjälper till att mäta framgång.
Ditt projektomfattningsfunktion kommer att fungera som det primära verktyget för intressenter och lagkamrater att referera till och använda som riktlinje för att exakt mäta projektsucces.
Relaterat: Hur man gör en plan för intressenthantering
Projektomfattningsöversikt
Liknar de fem w-erna av journalistik – vem, vad, när , Var, varför – för att du ska kunna redogöra för ditt projektomfattande ordentligt måste du ta itu med dessa sju saker:
Motivering
Inget projekt startar utan att det redan finns ett behov, så använd det som din motivering. Starta ditt projektomfattande uttalande genom att förklara behovet av ditt projekt och hur slutresultatet kommer att lösa det behovet.
Exempel på behov kan inkludera:
- En konkurrent har kommit ute med en ny produkt som för närvarande inte har någon konkurrens på marknaden
- Kundfeedback har efterfrågat ett nytt verktyg för att inkludera i din produkt
- En möjlighet till vertikal integration / återkommande intäkter har introducerat sig
Omfattningsbeskrivning
Det kanske låter tillräckligt enkelt, men det här är ett av de viktigaste stegen. Från en hög nivå, lista ut vad som ligger inom ramen för ditt projekt och vad som är utanför räckvidden. Detta hjälper till att skapa gränser för projektet att existera. Det hanterar också dina intressenters förväntningar / insatser och ger dina teammedlemmar några kreativa begränsningar att arbeta inom.
Affärsmål
Beskriv dina affärsmål genom att definiera de mål ditt företag hoppas kunna uppnå med detta projekt. Detta kan inkludera måldatum för produktlansering, en ny affärsmodell för att generera högre återkommande intäkter, högre kundnöjdhet, öka förstagångsköpare och andra.
Projektleveranser
Lista redovisa de leveranser som dina teammedlemmar behöver producera för att uppnå affärsmålen. Detta kan inkludera själva produkten, instruktions- och installationsmanualer, marknadsföringsmaterial, pressmeddelanden, reklamkampanjer och mer.
Projektundantag
Även om det är absolut nödvändigt att du definierar gränserna kring vad projektet innehåller från början är det också oerhört viktigt att du listar vad detta projekt inte inkluderar. Till exempel:
- Programuppdateringar som planeras för ett senare projekt och medvetet inte ingår i detta projekt
- Begränsad eller omplanerad kundtillgång till vissa supportrader / produktfunktioner
Begränsningar
Projektbegränsningar är det som gör att projektledningen är ett sådant pussel att lösa. De tre bästa begränsningarna – eller Triple Constraint – för att hantera alla projekt är vanligtvis tid, pengar och omfattning. De är sammankopplade, vilket innebär att om du drar en spak på ”scope” kommer en annan spak på ”money” eller ”time” också att röra sig.
Men det finns ytterligare projektbegränsningar som kan dyka upp när som helst , inklusive risk, resurser, organisation, metod, kunder och mer. Lista alla begränsningar som du förutser i ditt projekt så att du kan försöka ha lösningar på plats redo att starta när det behövs.
Antaganden
Dina projektantaganden handlar vanligtvis om just de saker som hamnar i begränsningar, inklusive tid, pengar och omfattning. Det är till exempel i det här avsnittet som du kommer att lista ut, ”front-end-utvecklingsteamet kommer att vara tillgängligt under denna projekttidsperiod”, eller ”kundsupportteamet får ny produktutbildning x gång.” Det är viktigt att lista ut dessa eftersom det inte bara berättar för viktiga intressenter vad dina primära resursbehov är för att få projektet att gå, men det kommer också att ge dig snabb inblick i var dina största riskfaktorer ligger.
Relaterat: Intressenthanteringsstrategier & Verktyg
Ditt kontoutdrag för projektomfattning hjälper dig att fungera som markörer när du bygger ut ditt fullständiga uttalande.Eftersom det är omöjligt att förutsäga framtiden för projektet på en så hög nivå är det första steget för att få ditt projekt så nära resultatet som möjligt. Genom att börja med de sju nyckeluttalandena ovan kan du få ett försprång på ett framgångsrikt projekt.
Uttalande av projektomfång kontra arbetsomfång
Det finns några saker som projektets omfattning uttalanden förväxlas vanligtvis med, inklusive ditt arbetsområde. De kan låta likartade, men här är de främsta skillnaderna mellan dessa två.
Ditt arbetsområde är en överenskommelse om arbete, vanligtvis mellan konsult och klient, som beskriver avtalet om arbete som ska utföras, inklusive, men inte begränsat till:
- Leveranser / produkter / resultat
- Projektets tidslinje
- Projektets milstolpar
- Rapporter för att katalogisera projektets framsteg
Även om ditt arbetsutrymme kan vara tidskrävande att skriva, beskriver det själva projektet och inte nödvändigtvis planen som ska följas. Projektets omfattningsbeskrivning fyller i sin tur den rollen genom att specificera och kartlägga exakt vad man kan förvänta sig med projektplanen och själva projektet.
Project Scope Statement vs. Project Scope Management Plan
De kanske låter likartade och resultatet av projektet kan vara liknande, men ett projektomfattningsuttalande skiljer sig från din projektomfattningsplan. En projektplaneringshanteringsplan är det som följer uttalandet om projektets omfattning och beskriver ditt projekt från början till slut.
Dessutom hjälper det till att definiera det arbete som måste utföras under projektets gång, och det kontrollerar och övervakar dessa processer. Den dokumenterar och spårar faser för att undvika omfattningskrypning och hjälper till med att projekt avslutas, inklusive en granskning av leveranser och bedömning av projektets resultat för framgångsfaktorer. paraplyet över din projektplaneringshanteringsplan, som fungerar som en rubrik för intressenter och teammedlemmar att följa.
Bästa praxis för ett framgångsrikt uttalande om projektets omfattning
Här är de bästa metoderna att överväga när du skriver ditt projektomfattande uttalande:
- Undvik att använda jargongtunga språk. Du kommer att prata med flera personer i flera avdelningar och specialiseringar, så håll språket konsekvent och tydligt.
- Håll det kort. Eftersom detta är ett dokument som söker inköp av intressenter kommer det troligtvis att finnas mycket redigering att göra innan det slutförs, och det måste vara en snabb referensguide för senare. Så håll det enkelt och spara ordet för hela projektplanen.
- Håll dig borta från omfattande uttalanden. Du vill inte överdriva dina resurser på projektet innan det ens börjar.
- Se till att det svarar på frågor, som:
- Vilka är de långsiktiga affärsfördelarna?
- Vad ger det våra kunder som inte redan finns?
- Är det bättre än vad vi för närvarande erbjuder på marknaden?
Hur ProjectManager.com kan hjälpa till med ditt projektbeskrivning
Stora projektutbyggnader kan kräva både din tid och energi. Låt det inte överväldiga dig innan du startar. Till att börja med kan du använda vår kostnadsfria mall för arbetsfördelningsstruktur och få en visuell bild av leveranser, liksom de uppgifter som behövs för att slutföra innan du skickar in projektets omfattningsuttalande.
Därifrån kan du prova ProjectManager.com och använda våra uppgiftshanteringsfunktioner för att ordna, prioritera och sortera alla nödvändiga uppgifter efter projektfas. Du kan till och med be andra om inmatning: teammedlemmar kan kommentera uppgifterna så att kommunikationen förblir organiserad och till punkt.
Relaterad: Work Breakdown Structure (WBS) Guide
Håll koll på dina resurser, uppgifter och leveranser med mera så att du kan hålla ditt projekt på rätt spår. Med ProjectManager.com kan du öva på att kartlägga din projekttidslinje med hjälp av vårt Gantt-diagram, lista ut leveranser med vår uppgiftslista eller kanban-verktyg och bjuda in teammedlemmar att granska tidslinjen innan du skickar in omfattningsförklaringen till viktiga intressenter. Börja din gratis 30-dagars provperiod idag.