PPAP är en serie dokument samlade på en specifik plats (ett bindemedel eller elektroniskt) kallat ”PPAP-paketet”. PPAP-paketet är en serie dokument som kräver en formell certifiering / signering av leverantören och godkännande / signering av kunden. Formuläret som sammanfattar detta paket kallas PSW (Del Submission Warrant). Signaturen i PSW: s kundcertifieringsområde indikerar att den leverantörsansvariga personen (vanligtvis Quality Engineer eller Quality Manager) har granskat detta paket och att den kundansvariga personen (vanligtvis en Customer Quality Engineer eller Customer Quality Manager) inte har identifierade eventuella problem som skulle förhindra godkännande.
Dokumentationen på PPAP-paketet är nära relaterad till den avancerade produktkvalitetsplaneringsprocessen som användes under design och utveckling av nya fordon och komponentsystem för att minska risken för oväntade fel på grund av fel i konstruktion och tillverkning. PPAP-handboken publiceras av AIAG och specificerar generiska krav för att erhålla PPAP-godkännanden. Ytterligare kundspecifika krav kan ställas av vissa kunder (fordonstillverkare) och införlivas i inköpsavtalen. Detaljer om ”kundspecifika” krav finns på webbplatsen International Automotive Task Force (IATF) eller leverantörsportaler som tillhandahålls av fordonstillverkarna. En ny webbplats, utvecklad av kundspecifika krav, LLC, har skapats för att lösa problem i samband med distribution och tillgänglighet av kundspecifika krav.
Leverantörer måste erhålla PPAP-godkännande från fordonstillverkarna när en ny eller modifierad komponent introduceras i produktionen eller när tillverkningsprocessen ändras. För att erhålla godkännande krävs att leverantören tillhandahåller provdelar och dokumentation som visar att:
- Kundens krav har förståts;
- Den levererade produkten uppfyller dessa krav;
- Processen (inklusive underleverantörer) kan producera överensstämmande produkt.
- Produktionskontrollplanen och kvalitetsstyrningssystemet förhindrar att produkt som inte uppfyller kraven når kunden eller äventyrar säkerheten och tillförlitligheten hos färdiga fordon.
PPAP kan krävas för alla komponenter och material som ingår i den färdiga produkten, och kan också krävas om komponenter bearbetas av externa underleverantörer.
Termen ISIR (första inspektionsrapport) används av tyska företag som VW och BMW. ISIR-formuläret är standardiserat av Verband der Automobilindustrie e. V., kort VDA, en tysk intressegrupp inom den tyska bilindustrin, båda biltillverkarna. och bilkomponentleverantörer Termen används också av vissa andra företag som Hyundai och Kia. I själva verket är ISIR som Warrant and Inspection Report of PPAP document package. PPAP-dokumentpaketet innehåller några andra dokument som PFMEA, kontrollplan, ritning, MSA, kapacitetsdata etc. Förutom ISIR-dokument krävs normalt andra dokument som PPAP av Volkswagen och Hyundai för frisläppande av en produkt och process. PPAP är som den äldre ISIR plus mycket mer, såvida inte kunden har ett specifikt krav för att använda sin ISIR i sitt system. ISIR är en sammanfattning av det ursprungliga urvalet som presenteras i vilket tillstånd som helst. PSW stöds och valideras av ISIR. Detta betyder inte att den produkt som presenteras är under seriella förhållanden utan bara anger med bevis den aktuella statusen.
PPAP är en bekräftelse på att produkten uppfyller kundens krav för serietillverkning. PPAP betraktas som undertecknat när en fullständig PSW godkänns av kunden och läggs till i PPAP-mappen. PSW skulle alltid stödjas med en ISIR men PPAP anses bara vara godkänd när en FULL PSW är godkänd med en ISIR.
I huvudsak är PSW och ISIR en del av PPAP eller VDA och kan till och med vara utanför av PPAP i fall som första verktygsdelar som bör skickas in i de flesta fall med en PSW och ISIR men kommer inte att godkännas i PPAP förrän serievillkoren är uppfyllda.