MEDARBETARE PRESTANDA & TALENTHANTERING

Som årets halvdel -varumärket passerar kommer många företag med formella resultatutvärderingsprocesser att starta eller mitt i att slutföra halvårsresultatprövningar och möten. Även om ditt företag inte gör formella halvårsgranskningar, uppmuntrar vi chefer att ta det på sig att fastställa en bestämd tid när de kan ägna sin uppmärksamhet åt anställda för att ladda och omgruppera under andra halvåret.

Varför?

Granskningsmötet i mitten av året är ett utmärkt tillfälle att formellt sätta sig ner med anställda och:

• granska mål och prestationer för att säkerställa att allt är på rätt spår;
• checka in på anställdas allmänna status och hur de gör i sina roller;
• lära sig av anställda om vad som fungerar / inte fungerar och vilket stöd eller resurser de behöver för att leverera på förväntningarna;
• ge feedback om prestationer och coaching för utveckling;
• kommunicera och planera för förändringar i företaget, teamet, roller eller mål som kommer att påverka andra halvan av året.

Men HUR chefer närmar sig halvårsöversiktsmöten kan göra eller bryta allt. Att bara gå igenom rörelserna och ”bevinga det” räcker inte för att säkerställa att de anställda är på rätt spår och får den korrekta feedbacken och det stöd de behöver för att lyckas.

4 steg för att gunga i mitten av året Performance Review Meeting: Boka, förbered, träffa & Uppföljning.

1. Bok:

Dåliga chefer: boka aldrig halvårsmöten själva – de väntar på att HR eller medarbetaren frågar eller hoppar över dem helt.

De flesta chefer: boka möten några dagar i gå vidare och ge lite information om mötesmålen.

Fantastiska chefer: överensstämmer med sina incheckningar och formella halvårsmöten och ger medarbetarna mötesmål och gott om tid att förbereda sig.

Hur man kliver på det här steget:

• Boka halvårsgranskningsmötet minst en vecka i förväg med en formell mötesinbjudan. Den anställde borde förstå att detta är mer formellt än en vattenkylareincheckning eller veckoperspekpunkt.
• Kommunicera syftet med mötet så att den anställde förstår målen för mötet och kan förbereda sig.
• Om medarbetaren ombeds att självbedöma före mötet, se till att de har tillgång till det och god tid.
• Boka ett tyst rum med gott om kudde i din kalender så anställda vet att de kommer att få din odelade uppmärksamhet. Vi föreslår ofta att chefer har mötet någon annanstans än ditt kontor eller där du vanligtvis skulle träffas.

2. Förbered:

Dåliga chefer: gå in i ett möte och ”wing-it”.

De flesta chefer: ta 15-20 minuter före mötet för att skumma mål och göra mentala anteckningar.

Stora chefer: förstå vikten av att visa medarbetaren att de är lika investerade i sin framgång som de är. Stora chefer börjar förbereda en vecka i förväg genom att samla in peer input, samla alla anteckningar, göra en detaljerad granskning av jobbmål och ansvar och planera diskussionspunkter för att strukturera mötet på ett positivt men ändå konstruktivt sätt.

Vilka bra chefer gör för att förbereda inför ett halvårsöversiktsmöte:

• Granska medarbetarens prestationsmål och arbetsansvar och är beredda att ställa frågor till gnista diskussion om framsteg och vad som behövs av den anställde för att uppfylla dessa förväntningar.
• Granska alla kommentarer eller statusbetyg som den anställde har lämnat i det formella halvårsgranskningsformuläret (om tillämpligt).
• Undersök eventuella resultatanteckningar, feedback eller mötesloggar för incheckning för att identifiera trender. Var beredd att ge positiva insatser om uppnådda milstolpar och observerade observationer, samt konstruktiva coachingtips om sätt att växa och förbättra.
• Om du använder 360 kollegial feedback, se till att alla relevanta parter har haft en chans att skicka in sina bidrag så har du tagit dig tid att granska och identifiera trender, styrkor och möjligheter som ska kommuniceras till den anställde.
• Gör en preliminär bestämning av i vilken utsträckning medarbetaren presterar eller uppnår / inte uppnå förväntningar och vilken åtgärd som kommer att vidtas för att antingen bibehålla fart eller för att förbättra situationen.
• Bestäm eventuella möjligheter för utveckling eller utbildning, när den ska bedrivas och hur detta skulle påverka medarbetarens korta och korta långsiktigt schema.
• Planera för att diskutera eventuella nya förändringar av företag eller avdelningar / team som kan påverka medarbetarens prestationsmål och planer.
• Ta en stund att reflektera själv och avgöra om det finns några beteenden eller metoder som kan underlätta eller hindra medarbetarens framsteg.
• Skapa en grov översikt över mötespratpunkterna och sätta upp mål för de diskussionsämnen du vill komma igenom. Planera för anställdes tystnad och vad du kan säga för att hålla konversationen i rörelse.

3. Möt

Dåliga chefer: tillbringa mötet med att prata eller diskutera saker som inte är relaterade till den anställde eller deras roll. Använd mötet som ett tillfälle att ”överraska” medarbetaren med poäng om vad de kan göra bättre.

De flesta chefer: spendera mötet på att göra det mesta av samtalen, ge god feedback och / eller konstruktiv kritik dock att förlora mötesriktningen så att viktiga diskussionspunkter saknas eller rusar.

Stora chefer: är beredda att begära anställdas insatser, hålla koll på tiden och möjliggöra en bra blandning av erkännande och coachning. Stora chefer förstår att anställda ska lämna mötet beväpnade med vad de behöver för att uppfylla förväntningarna samtidigt som de känner sig uppdaterade och motiverade att möta de kommande sex månaderna.

Tips för att genomföra ett fantastiskt halvårsöversiktsmöte:

• Se till att du möts någonstans tyst, utan distraktioner, och alla telefoner eller enheter är avstängda. Den anställde ska veta att de har din odelade uppmärksamhet.
• Upprepa snabbt syftet med mötet och din förväntade agenda så att den anställde påminns om vad som kommer att diskuteras.
• Fråga för att inleda samtalet med en sammanfattning av de senaste 6 månaderna. Deras kommentarer är väldigt talande och borde styra resten av diskussionen.
• Om du har utarbetat en plan, bra! Följ dina samtal och mål för:
  • bekräfta alla viktiga punkter från kommentarer om självbedömning (om tillämpligt)
  • bekräfta eventuella positiva observationer eller beteenden, med hjälp av exempel eller feedback från andra
  • diskutera orsaker och lösningar för eventuella problem i prestanda eller leverans och fråga medarbetaren om de förstår förväntningarna och vad som behövs för att de ska kunna förbättras
  • granska framstegen för mål och utvecklingsobjekt
  • kommunicera alla företags-, avdelnings- eller teamförändringar som kan påverka deras roller eller mål.
  • lägga till eller redigera nya mål eller utvecklingsobjekt
  • diskutera karriärrelaterade mål och framsteg
• Håll anställda i prat genom att använda ledande uttalanden som ”berätta mer …” (läs ett bra inlägg här för hur du kan hålla konversationen igång)
• Beskriv eventuella uppföljningsaktiviteter som behövs efter mötet och ställ in tid och arbetsparametrar kring dem om möjligt så att den anställde vet vad som kommer att hända.
• Påminn den anställde om att du är tillgänglig utanför alla formella möten för att diskutera framsteg när som helst.

4. Uppföljning

Dåliga chefer: följ aldrig upp efter mötet och håll inte löften.

De flesta chefer: följ inte upp efter mötet och håll löften om och när de kan .

Bra chefer: förstå att anställda väntar på bekräftelse av diskuterade artiklar och följ upp snabbt efter mötet.

Så här stora chefer kommunicerar efter halvårsgranskningsmötet:

• Skicka ett e-postmeddelande efter halvårsgranskningsmötet för att beskriva alla viktiga punkter, saker att bekräfta (inklusive datum när den anställde kan förvänta sig att hör) och en översikt över löften eller ändringar och när de träder i kraft.
• Leverera löften som gjorts eller meddela status till den anställde.
• Spela in alla viktiga mötesanteckningar eller action-objekt för enkel återkallelse. (Om ditt företag använder ett automatiserat prestationshanteringssystem kommer dessa artiklar att levereras till medarbetaren automatiskt efter att chefen stänger mittårsöversiktsmötet.)
• Schemalägg eventuella andra uppföljningsdiskussioner som behövs.

Sammantaget är det formella granskningsmötet ett bra tillfälle att ge anställda din fulla uppmärksamhet, diskutera eventuella upp-och nedgångar och planera vad som är nästa. Halvårsmöten bör inte ersätta pågående feedback och informella incheckningar, men de är ett utmärkt sätt att formellt gruppera om så att anställda är utrustade med den motivation och det stöd som krävs för att lyckas.

Vill du ha hjälp med att gunga i mitten -årsmöten?

Utforska emPerforms enkla & komplett programvara för prestationshantering med verktyg som journalföring, feedback, uppgiftsvarningar, målspårning och 100% automatiserade mötespåminnelser.

Källor: