Ideella auktioner: En komplett efterlevnadsguide och provformulär

av Dennis Walsh CPA den 18 maj 2014

Kategorier: Fundraising | Ämnen för ledarskap och ledning Taggar: Donationer | Legal / Compliance

Auktioner är kända för två egenskaper: de samlar in pengar (ibland mycket) och de är massor av arbete. Blue Avocado bidragsgivare och CPA Dennis Walsh ger oss en komplett, praktisk guide och ännu bättre: fem exempelformulär för att se till att din ordalydelse är rätt:

Välgörenhetsauktioner har klarat tidens test som ett bra sätt att utnyttja vår konsumtionsorienterade kultur till förmån för ideella insatser. Och medan auktioner traditionellt har hållits vid speciella evenemang har auktioner på nätet nyligen ökat i popularitet, vilket gör det lättare för volontärer och tillåter människor att bjuda från sina hem och under en längre tid.

Men huruvida en auktionen är live, tyst eller online, det finns efterlevnadsproblem. Den här artikeln presenterar en översikt över viktiga frågor om efterlevnad av välgörenhets auktioner och hur man använder givarutbildning som en del av efterlevnad. Med den här bakgrunden, och exempel på kalkylblad och formulär som ingår, kan du lättare uppfylla rapporteringsansvaret och skörda fördelarna med förtroende.

Obs: Olika skatteregler och regler påverkar välgörenhetsauktioner och dessa lagar är föremål för till tolkning och förändring. Följaktligen kan behörig professionell rådgivning behövas av organisationer, sponsorer och evenemangsdeltagare. Förutom som nämnts är alla sektionsreferenser till Internal Revenue Code and Regulations.

Före auktionen

Licensiering av välgörenhetsfrågor

De flesta stater har någon form av välgörenhetsregistreringskrav för ideella organisationer och professionella insamlingsföretag. Om din ideella organisation själv genomför auktionen behöver du i de flesta fall inte registrera dig (förutsatt att du inte är skyldig att göra det av andra skäl).

Vissa stater kräver också att organisationens licensierade status avslöjas på uppmaningsmaterial och erkännande till givare. Istället för att undvika dessa krav bör organisationer anamma den extra legitimitet som offentliggörande av registrerad status ger. Klicka här för länkar till reglerna i ditt tillstånd.

Acceptpolicy för auktionsdonationer

Överväg att anta en skriftlig acceptpolicy så att du kan avvisa mindre lämpliga gåvor med mindre negativ givarreaktion. Du kanske till exempel vill ange på ditt donationsanmälningsformulär att du inte kan acceptera levande djur, fordon, föremål med ovanliga lagringskrav, föremål med betydande överförings- eller hanteringskostnader eller föremål som du inte tror kan lätt säljas på auktion.

Risk- och försäkringsöverväganden

Liksom andra insamlingshändelser ger auktioner upp riskhanteringsproblem som borde hanteras framåt. Anläggningar och utrustning bör ställas in med omsorg och för personer i alla åldrar och med funktionsnedsättning i åtanke. Tilldela någon att se efter mat eller dryck och andra faror under evenemanget.

Kontakta din försäkringsmäklare om din kommande auktion för att vara säker på att lämplig täckning och premie finns på plats. Om du serverar alkoholhaltiga drycker, se till att din försäkring innehåller nödvändig täckning. Även om det ibland är nödvändigt att lägga till en försäkringsrider för speciella evenemang, kan det krävas att du köper en separat försäkring att ditt försäkringsbolag inte är specialiserat på ideella försäkringsbehov.

Dokument för att ge givare

Reglerna är komplicerade för hur mycket en individ kan dra av från sin skatt för en auktionsdonation. en skatteavdragbarhetsdelning för auktionsdeltagare SAMPLE utvecklades för den här artikeln. Det finns andra regler för materiella föremål än för fastigheter, för uppskattade och okända artiklar, för konst, för tjänster och så vidare. I allmänhet, om en givare frågar om avdragsgillhet, föreslå att de pratar med sin skattebokföring. Även om du ger dem rätt information kan de komma ihåg det felaktigt.

Men du behöver veta vilka dokument du ska ge givaren. Viktigast, var noga med att ge dem kvitton och kvitton. Precis som du måste ge en skriftlig bekräftelse för kontantdonation på $ 250 eller mer, måste givarna ha en skriftlig bekräftelse från välgörenhetsorganisationen för varje donation av icke-kontant egendom värderad till $ 250 eller mer för att kräva ett välgörenhetsavdrag på deras inkomstdeklaration (se IRS-publikation 1771 för undantag och innevarande årsgränser).

Den skriftliga bekräftelsen måste visa:

1. 1. Organisationens namn

1. 1. Beskrivning av den donerade egendomen (men inte värde)

1. 1. Ett av följande:

• • Ett uttalande om att inga varor eller tjänster tillhandahölls i utbyte mot bidraget

• • En beskrivning och uppskattning i god tro av värdet på alla varor och tjänster som tillhandahålls i utbyte mot bidraget (vissa tokenobjekt kan bortses från)

• • Ett uttalande om varor eller tjänster som tillhandahålls i utbyte mot bidraget begränsades till immateriella religiösa fördelar

Här är en bekräftelse på ett donationsprov som inte är kontant.

Återigen, gör inte en bedömning av th e värdet av den mottagna egendomen. Det är enbart givarens ansvar att underbygga värdet av ett icke-kontantbidrag för inkomstskatt, inklusive att få en kvalificerad bedömning vid behov.

Och. . . en organisation som inte erkänner ett bidrag ådrar sig inget IRS-straff. Men ett tack, som en pannkaka, måste serveras färskt. Skicka ett snabbt tack via e-post eller e-post.

På auktionen

Moms

Eftersom auktioner innebär försäljning varor, kom ihåg att de flesta stater kräver att ideella organisationer tar ut moms på försäljning av varor på samma sätt som vinstdrivande företag. (Även om ditt land undantar ideella organisationer från att betala moms när du köper varor, kan det krävas att ideella organisationer tar ut och återbetalar moms när de säljer varor.)

Undantag från sådana krav är dock vanliga för vissa insamlingsaktiviteter ( exempel: moms på varm mat som säljs av volontärer vid ett sportevenemang för ungdomar som hålls färre än sex gånger per år). Var noga med att avgöra om du behöver samla in statliga eller lokala skatter på tillträdesinträde eller auktionsförsäljning.

En fördel för välgörenhetsauktioner online som genomförs genom kommersiella leverantörer – som BiddingforGood eller MissionFish – är att de samlar in och betala moms för dig. En nackdel är att de tar betalt; till exempel tar BiddingforGood en årlig avgift på 595 $ och 9% av bruttoförsäljningen.

Tysta auktioner använder ofta budblad; här är ett Silent Auction Bud Sheet-prov som innehåller språk relaterat till skatteavdrag så att anbudsgivarna har den informationen synligt när de bjuder.

Efter auktionen: redovisning och rapportering

Här är en checklista för auktionsrapporter för ideella organisationer. Nedan följer mer detaljer på flera punkter.

Auktionsintäkter och orelaterade företagsinkomster (UBI)

Är auktionsintäkter som orelaterade affärsintäkter ?

Med vissa undantag måste en organisation som får 1 000 dollar eller mer per år i bruttoinkomst från affärsverksamhet som inte är relaterad till dess undantagna ändamål lämna IRS-blankett 990-T, undantagen organisationens inkomstdeklaration och kommer att omfattas av bolagsskatt på dess nettoinkomst från sådan verksamhet.

För att bli föremål för UBIT måste verksamheten dock genomföras regelbundet. Föreskrifterna föreskriver att intermittent verksamhet, inklusive ett årligt insamlingsevenemang, inte bedrivs regelbundet och därför inte genererar UBI (se Treas. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Händelser som genomförs oftare kan kräva närmare utvärdering. Till exempel skulle en kontinuerlig auktion som hålls på organisationens webbplats sannolikt uppfylla detta krav.

Även om det emellertid genomförs regelbundet finns det två UBIT-undantag som ofta är tillämpliga på auktioner och andra insamlingsaktiviteter. Om en aktivitet bedrivs med i huvudsak allt volontärarbete eller om organisationen säljer varor som i huvudsak doneras, kommer inte verksamheten att omfattas av UBIT (se IRC avsnitt 513 (a)). För detta ändamål anses ”väsentligen allt” i allmänhet innebära minst 85%. (Detta är det område där icke-vinstdrivande butiker verkar.)

Om aktiviteten bedrivs regelbundet och inte på annat sätt undantas från UBIT och organisationens buntar eller blandar bidrag som har köpts med varor innan de säljs, måste organisationen spåra procentandelen av köpta artiklar i bunten / mixen. Om den årliga försäljningen av köpta artiklar är mer än betydande är aktiviteten underkastad UBIT (IRM 4.76.51.9).

Och vad sägs om auktions sponsring? Är detta reklamintäkt och därför föremål för UBIT?

Med lite omsorg kan du undvika att ha att behandla sponsorintäkter som orelaterade affärsintäkter.Två viktiga områden:

a) Material kan innehålla en sponsors namn, logotyp eller produktlinjer tillsammans med sponsorns kontaktinformation och en länk till deras webbplats (Treas. Reg Avsnitt 513-4 (f)).

b) Din organisation får inte tillhandahålla någon typ av godkännande eller jämförande information om sponsorns produkter eller tjänster (IRC avsnitt 513 (i) (2) (A)).

Vad gör måste vi rapportera till skattemyndigheten om auktionen?

Om du fick en donation för vilken ett formulär 8282 krävdes och du säljer det (eller avyttrar det) inom tre år måste du lämna in formuläret 8282, Färdig information Retur, inom 125 dagar efter dispositionen och ge en kopia till givaren. Ett undantag gäller ett enda objekt på 500 $ eller mindre som ingick i en liknande grupp donerade objekt, förutsatt att givaren undertecknade uttalandet i avsnitt B, del II, i formuläret 8283 och identifierade varan separat.

Förvara kopior av alla dina formulär 8283-papper så att du enkelt kan fylla i formulär 8282 efter en auktionsförsäljning eller annan rapporteringsbar disposition.

Särskilda regler för fordon : Försäljning av en donerad bil, båt eller flygplan till ett värde av mer än $ 500 måste rapporteras till givaren på IRS-blankett 1098-C eller motsvarande uttalande inom 30 dagar efter försäljningen och måste också lämnas in till IRS.

Auktioner och dina granskade uttalanden

Registrering av donerad egendom: Enligt allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) redovisas generellt donerad egendom som intäkt och redovisas till verkligt värde vid tidpunkten för mottagandet . När de senare säljs på auktion, eftersom sådana gåvor i natura i huvudsak är en del av samma transaktion, bör skillnaden mellan det belopp som erhålls vid försäljningen och det verkliga värdet när de ursprungligen bidrog redovisas som en justering av det ursprungliga bidraget (FASB-redovisning) Standards Codification (ASC) 958-605-25-20).

Vissa organisationer föredrar att registrera auktionsbeloppet som bidragsintäkt och inte registrera det donerade objektet när det alls tas emot. Om donationen och försäljningen sker under samma räkenskapsår, resulterar denna redovisningsbekvämlighet i samma nettobidrag. Om donationen sker under en separat räkenskapsperiod från auktionen skulle detta dock leda till att bidragsintäkter och inventarier utelämnas från de finansiella rapporterna.

Donerade tjänster – såsom en fotograferingssession eller fastighetsplanering. samråd – redovisas inte som intäkter. Även om de uppfyller kraven på specialkunskaper för inkludering av volontärtid i finansiella rapporter, skulle de inte uppfylla kravet att de vanligtvis skulle behöva köpas om de inte tillhandahålls av donation FASB Accounting Standards Codification (ASC 958-605-25-16 (b)).

Om formulär 990 skiljer sig från GAAP

Även om en organisation i allmänhet kan följa GAAP för rapportering av bidrag på formulär 990, finns det dock flera viktiga skillnader i samband med donationer. av egendom för insamling av pengar.

Till skillnad från GAAP-behandlingen som ett enda bidrag redovisas egendom som doneras för insamling och dess efterföljande försäljning som separata och distinkta transaktioner på blankett 990. Skillnaden mellan det belopp som realiserats från försäljning av fastigheter på auktion och verkligt värde vid tidpunkten för donationen resulterar i en separat redovisad vinst eller förlust från insamlingshändelser.

Donation av användning av material, utrustning eller anläggningar redovisas inte som i komma. Dessutom redovisas donationen av tjänster aldrig som inkomst för formulär 990-rapportering. Snarare redovisas intäkterna från den efterföljande auktionen av dessa typer av artiklar som intäkter från insamlingshändelser under såld period.

För två användbara exempel från Form 990-instruktionerna, se exempel 1 och 2 på sidan 37 illustrerar rapporteringen av auktionsrelaterade transaktioner. Denna författare har också tagit fram en exempelchecklista över auktionsrelaterade efterlevnadsposter, inklusive formulär 990-relaterad rapportering, tillgänglig här.

Nyttiga resurser

Följande exempelformulär har utvecklats för den här artikeln och kan laddas ner:

• • Bekräftelse av icke-kontant donation PROV

• • Upplysning om avdragsbarhet vid biljettköp PROV

• • Skatteavdrag för auktionsdeltagare PROV

• • Tyst auktionsbudblad PROV

• • Checklista för auktionsrapportering för ideella organisationer EXEMPEL

Följande IRS-publikationer och formulär finns online på www.irs.gov:

• • Pub. 526, välgörenhetsbidrag

• • Pub.561, Bestämma värdet på donerad egendom

• • Pub. 1771, välgörenhetsbidrag – Krav på underlag och avslöjande

• • Form 8282, Utfärdat Information tillbaka

• • Formulär 8283, välgörenhetsbidrag noncash

Dennis Walsh, CPA, frivillig sin tid efter pensionering och hjälper North Carolina ideella organisationer med redovisningsfrågor, arbete som han nyligen fick Community Service Award från Guilford Nonprofit Consortium. Han delar sin expertis nationellt med ideella organisationer genom Blue Avocado. Genom Deborah och Dennis Walsh Foundation har han också publicerat ”Legal & Tax Issues for North Carolina Nonprofits” och Man From Macedonia, en memoar av medborgerliga rättighetsledare Aaron Johnson. Dennis författade också Blue Avocado-artikeln Nonprofit Bookkeeping Test, som är en av de tio mest visade Blue Avocado-artiklarna genom tiderna. Dennis kan nås via Micah-projektet. En version av den här artikeln publicerades av Planned Giving Design Center.