Hur skriver man en anställds närvaropolicy som är rättvis för alla

Kör några minuter efter? Sov genom din väckarklocka? Har du fastnat i trafiken? Det händer de bästa av oss. Faktum är att mer än 1 av 4 arbetare medger att de dyker upp sent för att arbeta minst en gång i månaden.

Men när det gäller anställdas närvaro kan även de små sakerna börja lägga sig. Enligt Center for Disease Control (CDC) kostar produktivitetsförluster kopplade till frånvaro amerikanska arbetsgivare 225,8 miljarder dollar årligen, eller 1 685 dollar per anställd 2015. Även om det kan vara en oväntad frånvaro en gång i månaden eller ett skifte missat här och där, enskild anställd närvaro kan ha stora konsekvenser för din slutresultat.

Ange anställdens närvaropolicy

En anställds närvaropolicy är en dokumenterad uppsättning regler som är utformade för att förbättra anställdas produktivitet, minska frånvaro och ställa in tydliga och konsekventa förväntningar för anställda.

För många småföretag utan en formell personalavdelning kan en närvaropolicy verka lite formell. Borde inte alla vara medvetna om sitt ansvar? Absolut. Men när ditt företag börjar skala eller om du anställer fler anställda under den hektiska säsongen, är en rättvis närvaropolicy avgörande för att skydda både dig och dina anställda och hålla verksamheten smidig.

Här är några tips för att hjälper dig att skapa din närvaropolicy på arbetsplatsen:

Ta hänsyn till din nuvarande arbetskultur

Chansen är att du utvecklar en anställd närvaro som ett sätt att hantera pågående frågor om närvaro. Dina anställda kan ha blivit slapp om att visa sig i tid, glömma att ringa in efter att deras skift börjar eller helt enkelt ta bristen på närvaropolicy för givet. Det är ändå viktigt att komma ihåg att en närvaropolicy inte kommer att ändra anställdas beteende över en natt och kan kräva en grundläggande förändring i företagskulturen.

Det är rätt – anställdas närvaro är en del av din företagskultur. Oavsett om dina företagsanställda är fem personer eller femtio, det sätt på vilket du interagerar tillsammans formar ditt lags kultur och arbetssätt. Din kultur innehåller värderingar, normer, system, symboler, språk, antaganden, övertygelser och vanor – som hur ofta dina anställda dyker upp i tid.

Så innan du börjar skriva en närvaropolicy, prata med dina chefer. och skift leder om deras nuvarande tillvägagångssätt och förväntningar på anställdas närvaro. Om en skiftledning är bra med en långsam start och en annan förväntar sig alla på golvet precis på timmen, skickar det ett blandat meddelande. Anställda som klockar in under långsammare skift kanske inte ser problemet med att springa fem minuter efter jämfört med personal som är helt på plats när de anländer på morgonen. Finns det en aktuell baslinje eller delade förväntningar, eller varierar tillvägagångssättet för anställdas närvaro från skift till skift och chef till chef?

Det kan också finnas andra kulturella faktorer bakom kulisserna som påverkar anställdas närvaro: om många av dina anställda har familjer och små barn, de måste sannolikt också jonglera nödsituationer eller frånvaro i familjen, och en nolltolerans närvaropolicy skulle snabbt sätta dem ur ett jobb. Eller så kan din nya sommarpersonal på deltid komma in direkt efter skolan de närmaste veckorna och kan inte klara av trafiken. Närvaro kan till och med vara ett symptom på din arbetsplatss schemaläggningsvanor.

Din företagskultur är lika unik som dina anställda. Och även om ingen närvaropolicy kan ta hänsyn till varje unikt scenario, bör den baseras i verkligheten och skapa realistiska förväntningar för dina arbetare.

Håll saker enkelt

På papper låter en närvaropolicy okomplicerat – det är en frånvaro att inte visa sig till jobbet och alla måste vara närvarande på jobbet för att hålla verksamheten igång. Men skiljer sig en ”frånvaro” från en ”utebliven show”? Är det annorlunda än ”tardiness”? Vad händer om en anställd dyker upp en timme sent jämfört med fem minuter för sent? Behandlas de likadant?

En anställds närvaropolicy kan snabbt börja snurra ur hand i ett dokument med bindemedel som är svårläst och ännu svårare att komma ihåg. I stället för att gå scenario för scenario, håll dig till vanliga ämnesdeltagande ämnen och definiera förväntningar för dem på vanligt språk som alla kan förstå: frånvaro, oplanerad frånvaro, fördröjning , utebliven och sjukdagar.

• Frånvaro: chef meddelas av anställd X dagar / veckor i förväg att den anställde kommer att vara frånvarande.”

• Oplanerad frånvaro: chef meddelas av medarbetaren X timmar i förväg att anställd kommer att vara frånvarande på grund av nödsituation eller annan oväntad orsak.”

• Tardiness: anställd dyker upp minst X minuter efter schemalagd skiftstart.

• Utebliven: anställd misslyckas med att visa upp för skift utan att meddela ledning. ”

• Sjukdagar: anställd är frånvarande från skift på grund av sjukdom eller läkarens anteckning.”

Snabbanteckning: Varför skilja en ”sjukdag” från en ”frånvaro”? Det kanske låter kontraintuitivt, men att bygga i en separat kategori för sjukdagar kan faktiskt hjälpa anställdas moral och din slutresultat, särskilt om du är inom livsmedelsservicebranschen.

CDC uppskattar att sjukmathanterare är ansvarig för 53% av norovirusutbrottet – vilket leder till mer anställdes sjukdom och mer ledighet. Överväg att bygga i en separat sjukdagskategori i din närvaropolicy så att du och din personal kan förbli friska, och sjuka anställda kommer inte till jobbet i ett försök att undvika en allvarligare oplanerad frånvarostrejk på deras resultatrekord. I vissa stater kan separat betald sjukfrånvaro också vara lagen.

Oavsett närvarokategorier du väljer, bör deras definitioner betyda samma sak för alla anställda och vara så objektiva som möjligt. En chef ska kunna skilja en frånvaro från en fördröjning när de ser en, och anställda bör lätt förstå var deras beteende faller under närvaropolicyn.

Inkludera realistiska disciplinåtgärder för varje scenario

Nu när du har definierat dina kategorier för närvaropolicy är det dags att definiera vad som händer härnäst. För att en närvaropolicy ska vara rättvis är det viktigt att disciplinära åtgärder inte bara bygger på personliga övertygelser eller individuella förväntningar. Det är inte rättvist mot bra anställda att anta en nolltolerans närvaropolicy ”bara för.” Och även om du personligen känner att det är samma grad av oacceptabelt anställds beteende att springa fem eller trettio minuter för sent, kanske de faktiska effekterna på ditt företag inte är lika lika.

Titta istället på två saker : vilken effekt olika närvarobeteenden för närvarande har på ditt företag och närvarogenomsnitt för din bransch. Enligt US Bureau of Labor Statistics hade heltidsanställda en total frånvaro på 2,8 eller nästan tre frånvaro ”instanser” per år i 2017. Den genomsnittliga frånvaron för tjänstearbeten var ännu högre, 3,4 frånvaro per år. Så om du antar att 3-4 oplanerade frånvaro per år är ett acceptabelt intervall, är du inte långt ifrån varumärket.

När du har gjort en viss benchmarking, knyta din närvaropolicy till disciplinen påverkan. Om varje minut räknas i ett volymskifte kan 30 minuter ha samma inverkan som frånvaro. Om en anställd måste missa arbetet oväntat och inte kan hitta en utfyllnad kan deras frånvaro ha samma svårighetsgrad som utebliven ankomst. I så fall kan din närvaropolicy ange:

• ”Tardiness: medarbetare dyker upp minst fem minuter efter schemalagd skiftstart.”

• Om den anställde dyker upp senare än 30 minuter efter skiftets starttid kommer tardiness att räknas som en ”no-show”.
• Efter 3 tardies kommer den anställde att bli föremål för disciplinära åtgärder.

• ”Oplanerad frånvaro: chef meddelas av anställd X timmar i förväg att anställd kommer att vara frånvarande på grund av nödsituation eller annan oväntad orsak.”

• Anställd är ansvarig för att anmäla handledaren och hitta en utfyllnad för skift. Om den anställde inte kan hitta en utfyllnad räknas frånvaron som en ”utebliven ankomst”.
• Efter 3 oplanerade frånvaron, anställd kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder.

Få anställd avloggning

När du har sammanställt ett första utkast till din närvaropolicy är det dags att se över steget # 1: dela den med dina anställda och få deras inköp. Beroende på teamets storlek kanske du bara vill ha ledarskap eller ge alla anställda en chans att lägga till input. Till och med en enkel tarmkontroll kommer att göra – låter något för dåligt för dina chefer? Någon som känner att vissa kategorier är orealistiska? Verkar det objektivt?

En närvaropolicy är tänkt att hjälpa ditt företag att fungera smidigt dag till dag, inte utlösa mer kaos. Även om det kan finnas ett visst motstånd mot förändringar (särskilt om det inte redan fanns en formell policy), bör bra närvaro kännas som ett teamarbete och ett sätt att hjälpa alla att arbeta bättre. Om dina anställda omedelbart reagerar dåligt, känner sig kallade eller tycker att några disciplinära åtgärder är för aggressiva, lyssna på deras feedback.Var uppmärksam på liknande svar – om fler än en anställd tycker att du borde vara mer flexibel inom vissa områden, se om du kan nå en kompromiss och gå tillbaka till ritbordet tillsammans.

Ännu viktigare, inkludera feedback från anställda i din närvaropolicy ökar också dess chanser att lyckas. På frågan vad som motiverar dem att gå utöver jobbet rankade de anställda ”kamratskap och kamratmotivation” först. Kollegor, inte pengar, visade sig vara den främsta källan till inflytande på anställdas prestationer och beteende. Att känna till sina medarbetare, inte bara deras chefer, hjälpte till att utveckla närvaropolicyn kan gå långt för att få anställda ombord och hålla varandra ansvariga.

Behandla andra hur du vill bli behandlade

I slutet av dagen bör en rättvis anställds närvaropolicy vara en som du skulle vara nöjd med att arbeta under dig själv. Var inte undan för de svåra frågorna: hur ofta dyker du personligen upp på jobbet senare än du planerade? Kan du alltid ring framåt och låt dina anställda veta att du inte kommer inom policytidslinjen? Hur många nödsituationer dyker upp under veckan som drar dig bort från jobbet? Kan du alltid meddela ditt team en vecka i förväg att du måste vara ute på kontoret för en dag?

När du sätter ihop dig r närvaropolicy för nya anställda, glöm inte den viktigaste faktorn: empati. Om du inte kan följa ditt företags närvaropolicy är det inte rättvist att förvänta dig att dina anställda gör det heller. Och även om personalens frånvaro och dålig närvaro kan vara frustrerande, är det inte möjligt att förutsäga nödsituationer. Ibland händer det oväntade bara, oavsett hur bra du planerar. Väckarklockan går inte. Trafiken är sämre än vanligt. Barnvakt ringer sjuka in. Du hittar inte dina nycklar. Du fångar felet som går runt på jobbet.

Helst möjliggör en rättvis närvaropolicy för vissa vinklande rum – inom anledning. När du bygger din policy kan du tilldela olika grader av allvar beroende på din arbetsplatskultur och vad som är vettigt för ditt företag. Inte alla frånvaro (och inte alla närvaropolicyer) är lika. Istället skapar en rättvis policy en standard för att spåra prestanda och förstärker en av de viktigaste arbetsplatsvärdena: respekt för varandra och varandras tid.

Letar du efter ett enkelt sätt att hålla saker rättvisa för din anställda? En anställds tidsklocka eliminerar avrundning och mänskliga fel samtidigt som man ger en känsla av rättvisa på arbetsplatsen.