Hur man skriver upp en anställd i åtta enkla steg

Att skriva upp en anställd är inte något som någon ser fram emot – eller någons första val. Ofta är skriftliga varningar ett tecken på att tidiga disciplinprocesser har kommit och gått, och att en anställd är på väg ner en väg för uppsägning. Vid den här tiden har du förmodligen lagt ner mycket tid och ansträngningar för att hjälpa dem att förändras – med liten eller ingen förbättring.

Att eskalera saker ”officiellt” kan kännas skrämmande, men det är också en möjlighet. A skriftlig varning skapar ett pappersspår och ger anställda en formell struktur för att få saker på rätt spår. Följ dessa åtta enkla steg för att se till att du får rätt.

Gör inte det när du är arg

Det kan vara konstigt att börja med ett ”inte”, men det här steget är det absolut viktigaste. Arbeta inte med en anställds skrivning när du redan är arg eller stressad över situationen. Du måste kunna dokumentera saker objektivt (som vi kommer in på nästa), och det kan vara svårt när du är känslomässigt involverad.

Du har antagligen redan gått igenom en muntlig disciplinprocess och kanske fått feedback flera gånger, på flera sätt. Du kan vara redo att låta anställda veta hur illa de har trasslat. Så frestande som det är, gör det inte.

Det är viktigt att hålla dig lugn i alla anställdas disciplinära situationer, men ännu mer när det gäller skriftlig dokumentation. En formell anställd skrivs in i deras medarbetarregister, vilket du inte borde anta att ingen annan kommer att se det. I händelse av en felaktig uppsägningsstämning måste du dela all dokumentation du har om en anställds prestationer och du vill att saker och ting ska vara affärer, inte personliga.

En formell anställd är också ett formulär av progressiv disciplin avsedd att hjälpa till att korrigera anställdas beteende på ett konkret sätt, inte vara en skriftlig tirad mot dem. Om det inte är en bra information för dem eller bara du släpper ånga, är det inte lämpligt att ta med. Om en anställd gör något fel och det är att skriva upp dem, ta en dag, få lite utrymme och komma in i det klara.

Dokumentera problemet

Nu, på gör det. Dokumentation är viktig för att utvärdera anställdas prestationer – bra eller dåliga – och chefer ska vara bekväma med att dokumentera alla typer av interaktion med anställda. Att ha gedigen dokumentation kan skydda dig genom att:

Att tillhandahålla ett pappersspår i händelse av en anställds stämning, även i vilolägen.
Stödja besluten bakom varje anställd åtgärder du vidtar – inklusive varför vissa anställda främjas och andra sparkas, liksom vem som får en höjning och varför.
Ge en konkret tidslinje för anställdas beteende och progressiva disciplinåtgärder.

När du är redo (och är lugn), börja din medarbetares skrivning med dokumentation som förklarar problemet med deras prestanda:

Adressera din skrivning till medarbetaren och ge ett register över deras beteende fram till denna punkt.
Använd specifika exempel med tider och datum.
Framför allt, håll dig till fakta. Håll dig objektiv och tala bara om vad som hände och när.

Se till att du inte lägger till din egen snurr eller gör att anställda känner att du uppfyller en personlig vendetta. Säg inte: ”Tom är en fördröjare och lat.” Säg: ”Tom har dykt upp sent för sitt skift tre gånger” och inkludera vilka skift som var, med exakt inklockningstid.

Använd företagspolicyer för att säkerhetskopiera dig

Har du någonsin hört någon säga att anledningen till att de fick sparken är att deras chef helt enkelt inte gillade dem? Medan anställda kanske säger att det är partiskt eller drar sina egna slutsatser för en dålig prestationsgranskning, bör en chefs mål vara att komma överens om tvärtom.

Det är inte så att anställda inte kan hålla upp till en godtycklig standard. . Det är att de inte upprätthåller de företagspolicyer de gick med på när de anställdes. Så när du har gått igenom vad som är fel med en anställds prestation är nästa steg att förklara ditt resonemang och knyta deras handlingar till företagets policy och förväntningar på deras roll. Här är några vanliga scenarier:

En anställd är ständigt sen till jobbet: hänvisa till din närvaropolicy som föreskriver att anställda bara kan vara trötta två gånger innan disciplinära åtgärder vidtas.
Brott mot klädkod: inkludera att företagspolicyn säger att anställda alltid måste vara i sin förväntade uniform medan de är på dygnet.
En anställd fortsätter att använda sociala medier under arbetstiden: citerar din regel för mobiltelefonanvändning och att anställda ska inte använda sociala medier eller personliga enheter medan de är på dygnet.

När det gäller progressiv disciplin är en skrivning en förklaring till varför det dokumenterade beteendet inte stämmer. till standard och hur anställda förväntas bli bättre.Om dina anställda undertecknade en anställdshandbok eller närvaropolicy när de anställdes, är det nu en bra tid att inkludera det också.

Inkludera relevanta vittnesmål

Om prestandafrågan på spel uppfostrades av en annan teammedlem, involverar flera anställda, eller om din anställd arbetar nära med en annan handledare eller skiftchef mellan dig, inkludera deras uttalande i din skrivning. Tänk på att något av dessa uttalanden kan vara relevanta senare i händelse av ett rättsligt anspråk. Så det är viktigt för vittnesförklaringar att följa samma riktlinjer som god dokumentation:

Alla vittnesförklaringar ska vara faktiska observationer, inte subjektiva åsikter.
Vittnesförklaringar bör hjälpa till att bygga en trovärdigt fall av pågående beteende som leder till anställdas uppskrivning.
Vittnesuttalanden bör innehålla alla ansträngningar eller disciplinära åtgärder från andra handledare för att korrigera beteende på vägen.

Ställ förväntningar på förbättringar

När du har beskrivit var din anställds prestationer måste förbättras och varför är det dags att sätta riktlinjer för hur du förväntar dig att de ska rätta till det. Det är inte bra att helt enkelt ange vad anställda har gjort fel. I själva verket rapporterar Harvard Business Review att fler anställda hellre skulle få korrigerande feedback från sin chef än beröm och att 72% av de anställda tror att deras resultat skulle förbättras om de fick korrigerande feedback.

Korrigerande feedback är ärlig, fokuserar på frågan (inte personen) och innehåller steg för förbättringar. Så sätt upp dina anställda för vad som kommer nästa gång de har fått sin skrivning. Inkludera de korrigerande åtgärder som behövs och vad resultatet blir om de förbättras eller om saker och ting blir värre. Om den anställde inte förbättras och nästa steg efter uppskrivningen är avslutande, gör det klart så att de är beredda på exakt vad som står på linjen.

Leverera nyheterna personligen (och bevis av mottagandet)

När du är klar med disciplinskrivningen, planera ett möte med din anställd och gå igenom det tillsammans personligen. Ta med ett vittne för att bekräfta att mötet hände och att din anställd fick kännedom om sin oro för deras arbetsprestanda. Då är det dags för konversationen att börja:

Dela dina bekymmer och ta medarbetarna genom varje exempel på dålig prestanda. Om din anställd ber om bevis eller argumenterar för att ett visst problem uppstod eller inte uppstod, använd din dokumentation.
Peka tillbaka på företagets policyer. Varje medarbetare läste och gick med på policyerna när de anställdes.
Förklara vad som händer nästa och vilka steg du förväntar dig att de tar som svar på uppskrivningen.
I slutet , låt din anställd underteckna skrivningen för att bekräfta att de har fått och läst den.

Din anställd kanske inte tar nyheterna bra. De kan vägra att skriva under skrivningen. Om du är orolig för att det kan vara fallet föreslår Society for Human Resource Management att du lämnar utrymme vid skrivningen för anställda att lägga till egna kommentarer och undertecknat svar, eller låta anställda skicka in en skriftlig motbevis med sin signatur, som du kan sedan bifoga till deras disciplinärskrivning.

Behåll en kopia för dina uppgifter

När din anställd har skrivit på skrivningen, ge dem en kopia och behåll en för din egen uppgifter. Lägg till den i deras medarbetarfil så att du har ett register och bevis på att de fått skrivningen.

Om någon typ av felaktig uppsägning eller diskriminering uppstår har du den säkerhetskopia du behöver. Dokumentationen visar att du hanterade processen korrekt och att din medarbetare informerades varje steg på vägen.

Uppföljning

Disciplinprocessen slutar inte efter att du har skrivit upp en anställd . Slutligen, se till att följa upp baserat på det schema som du angav i disciplinmeddelandet. Se om din medarbetares resultat förbättras och om de håller fast vid de förändringar som förväntas i deras skrivning. Om inte, har du redan lagt fram stegen för vad som kommer därefter.

Om din anställd förbättras, kan du överväga att fortsätta provperioden efter deras skrivdatum. Förtroende tar tid att bygga tillbaka, och de blir inte månadens anställda över natten. Det tog tid för saker att komma till disciplinnämnden, och det tar tid att få tillbaka dem.

En anställds skrivning är inte ett magiskt svar på disciplinära problem. Ibland krävs det ett formellt meddelande för att ge en anställd den väckarklocka de behöver för att ändra sitt beteende. Om de förbättras, ge dem mer ansvar och se om de fortsätter att möta utmaningen.