Jag har fått massor av frågor från läsare, kunder och deltagare i workshopen om att skriva sponsringsförfrågningsbrev för att säkra sponsringsdollar. Innan du kan skicka ut ett begäran är det viktigt att du förstår sponsring som en marknadsdisciplin.
För detta ändamål har jag listat några artiklar som ger dig en fullständig bild av sponsringslandskapet och hur du ökar dina chanser att lyckas. Kolla in följande artiklar och resurser:
- Hur får man sponsring för något: En komplett steg-för-steg-guide
- Den väsentliga guiden för sponsring av värdering
- Den slutgiltiga guiden till sponsringsförslaget
- Hur får man sponsring av evenemang: Absolut allt du behöver veta
- Komplett guide till titel sponsring: Titel, namnge och presentera rättigheter definierade
Jag ser att många av samma misstag görs när sponsorsökare skriver en begäran till sponsorer, så det här inlägget kommer att fokusera på en struktur och en process som kommer att vägleda ditt sponsringsarbete. Jag har också inkluderat flera mallar för sponsringsbegäran samt en infografik för att styra dina ansträngningar framöver.
Rulla ner för att se infografiken och mallarna.
Vad är ett sponsringsbrev? Och när ska man använda en!
Innan du dyker djupare in i vad du ska göra och vad du inte ska göra när du skriver ditt allra första sponsarbrev, låt oss gå på samma sida med en definition.
Ett sponsringsbrev, som också går ibland under namnet sponsringsförslag, är ditt försök att få finansiering från din sponsor du väljer. Naturligtvis frågar du inte bara om pengar, utan beskriver också vad kontanterna skulle användas till medan du uppmuntrar sponsorn att överväga att ge.
En situation där du kan välja att skicka ett sponsringsbrev är om du var värd för ett evenemang men behövde insamling. Genom donationer från en eller flera sponsorer hade du råd att sätta på ett evenemang av den kaliber som kan driva ditt företag framåt. Genom att marknadsföra sponsorn under hela evenemanget, till exempel med varumärke, bås eller till och med ett interaktivt evenemang, får sponsorn också skörda fördelar.
Sponsringsförfrågningsbrev gör inte Gör inte försäljningen! Du gör det!
Om din första kontaktpunkt med en sponsor är att skriva ett brev om sponsring av dem, är dina chanser att lyckas mycket låga. Det är oerhört viktigt att involvera dina sponsorer i processen att bygga en begäran eller ett sponsringsförslag.
Du kan använda sponsorbrevet för att fånga deras uppmärksamhet, värma upp ett samtal eller, ännu bättre, för att sammanfatta resultaten från ett nyligen möte innan vi går vidare till ett fullständigt förslag. Jag tror att ett brev är vettigare som utgångspunkt än ett fullständigt förslag, men ingenting slår ett snabbt telefonsamtal eller ett kort e-postmeddelande till en sponsor för att förstå deras behov innan du skriver något.
Som en sista utväg, en sponsringsförfrågningsbrev kan hjälpa till att öppna dörrar … men du måste göra det ordentligt!
Hur man skriver ett brev som begär sponsring
Hur man skriver ett sponsringsbrev
Vad ska inkluderas i ett sponsringsbrev?
De grundläggande komponenterna i ett sponsring brev är följande:
- En introduktion till dig själv och din möjlighet
- Anledningen till att du fick kontakt
- Information om din publik
- Dina aktiviserings- och sponsringsmöjligheter
- Ett omnämnande av när du kommer att följa upp
Fortsätt läsa för att lära dig mer om varje avsnitt och hur du använder ett sponsarbrev för att få möten med dina framtidsutsikter.
Om målet med sponsringsbegäran brev är inte att göra försäljningen, vad är då målet? Enkelt uttryckt, det är för att få uppmärksamheten hos din prospekt och att få dem att ringa eller gå med på ett möte. Hur gör man det? Genom att vara kristallklar på din möjlighet och din publik. Här är en riktlinje att följa när du skapar ett eget sponsringsbrev.
En introduktion till dig själv och din möjlighet
Det är inte dags att inkludera en långvarig beskrivning med flera stycken av ditt uppdrag, din vision, historia och hur mycket pengar du behöver för att göra budget eller uppnå dina mål. Beskriv istället kort vem du är med en eller två meningar om din organisation. Less is more here.
Anledningen till att du fick kontakt
Varför kontaktade du särskilt denna sponsor? För pengar, eller hur? Fel! Berätta för dem varför du kom i kontakt med dem!
Nyckelordet här är ”dem”. Varför valde du särskilt deras företag? Känner du någon som föreslog att du skulle ansluta? Det här är platsen att nämna din ömsesidiga kontaktpersons namn och varför de trodde att ni båda skulle träffas.
Vad handlar det om den potentiella sponsorens företagsmål som stämmer överens med dina? Har de en historia av sponsringsmöjligheter som din? Erbjuder du tillgång till en publik som de har angett är viktig för dem? Är huvudkontakten involverad i organisationer som din?
Det är här du visar dem att du har gjort dina läxor och att de inte bara är ett av tusentals brev du skjuter ut genom dörren.
Information om din publik
Detta är din möjlighet att sticka ut! Sponsring handlar om marknadsföring och försäljning, och båda kräver att en målkund ska arbeta. Känner du kundens målkund? Här bevisar du det.
Jag talar inte om grundläggande demografisk information här eller övergripande generaliseringar som ”medelklassfamiljer.” Jag hänvisar till data som beskriver vem din målgrupp är, varför de är inblandade i din organisation, vilka typer av inköp de planerar att göra och data relaterade specifikt till din prospekt.
Köper de dina prospekt produkt redan? Kan du hjälpa din potentiella kund att sälja mer produkt eller behålla nuvarande kunder?
De flesta sponsorsökare lämnar publikdata helt ute, i hopp om att deras utsikter kommer att imponeras av deras sak eller bara av deras varumärkes prestige. Men utan publikdata ser du ut precis som alla andra förslag som hamnar på deras skrivbord.
Är du inte säker på vem din publik är? Kolla in det här blogginlägget om publikdata och sponsring.
Dina aktiveringsmöjligheter
Behöver du en uppdatering om aktivering? Kolla in det här blogginlägget om att bygga aktiveringsidéer som fungerar. Vill du ha lite inspiration för att bygga upp några coola aktiveringsidéer? Här är åtta aktiveringsidéer för att få dessa kreativa juicer flyter!
I stället för att fokusera på hur mycket mån om du vill ha din sponsor, använd ditt sponsringsbrev för att visa din möjlighet att du förstår hur sponsring fungerar. Ge dem tre exempel på aktiveringsidéer som dina sponsorer och din publik älskar.
Visa dem vilka typer av resultat du kan erbjuda dem, som varumärke, provtagning, produktplaceringar eller tävlingar. Var specifik och tydlig om hur du arbetar med sponsorer och hur sponsorer kan tillföra ditt publikvärde (som också är deras målkund).
Ett omnämnande av när du ska följa upp
Låt din prospekt veta att du planerar att följa upp och vara specifik när. Berätta för dem att du ska ringa dem på ett visst datum och tid eller att du planerar att stanna vid deras kontor på ett visst datum för att säga hej. Vid den tiden kan du leda till dem genom att du gärna vill lära dig mer om deras mål och hur du kan arbeta tillsammans.
När du berättar för dina kunder att du planerar att följa upp visar du dem dig menar allvar med att arbeta tillsammans. Lägg sedan till din kontaktinformation och bjud in dem att komma i kontakt om ovanstående tider inte passar dem.
Inför ett kommande möte med en sponsorsökare, kommer dina sponsorer oftare att följa upp med du först. Det kan vara att säga ”nej tack”, eller det kan vara att lära sig mer om din publik och de coola aktiveringsidéerna som du presenterade i ditt brev. Hur som helst är ett ja eller nej bättre än tystnad, vilket kräver att du följer upp för alltid .
När du inte ska skicka ett sponsringsbrev
Ditt sponsarbrev är allt skrivet och polerat med hjälp av informationen som hittills presenterats i den här guiden. Innan du slår den där stämpeln, håll upp! Det finns några tillfällen där ett sponsringsbrev inte ens är motiverat.
Här är en översikt.
Du har ingen tidigare anslutning till sponsorn
Om du tror ditt företag eller ideella organisation är den enda som söker sponsring, tänk igen. Tusentals tusentals av dina konkurrenter kommer att göra detsamma. Kanske kommer de inte att rikta in sig på samma sponsor, men historien förändrar inte så mycket.
Alla företag som är kända för sin sponsring kommer att bombarderas ständigt med en hög med brev och oändliga e-postmeddelanden. Du måste ställa ut dig själv direkt eller ditt brev kommer att hamna i papperskorgen, vare sig den fysiska burken eller den digitala.
Det är därför det är bra att ha en anslutning, som jag talade om i det senaste avsnittet. Genom att åtminstone kasta din fot i dörren genom någon som känner sponsorn, kan din potentiella sponsor vara mer villig att kommunicera med dig. Utan det är du bara en annan i den oändliga högen, ignorerad eller skrotad helt.
Du har glömt publikdata
Det är bäst att välja en sponsor att arbeta med där det finns en viss överlappning, vare sig samma mål eller en liknande publik. Du kanske känner din publik utomordentligt bra, men sponsorn har inget sätt att skaffa samma information om du utelämnar publikdata.
Jag kan på allvar inte betona vikten av detta nog. Ta dig tid att sammanställa din publikdata och ta med den som en del av ditt brev, även om det bara är ett kort omnämnande. Annars kommer ditt brev sannolikt inte att få en andra titt från sponsorn.
Tidslinjen är för snäv
Om ditt evenemang är nästa vecka kan du lika gärna glömma att försöka få sponsring vid den tiden. När ditt brev till och med når sponsorn är det för sent. De kanske vill hjälpa men skulle inte kunna.
Visst, sponsorn kanske vill arbeta med dig om du kan planera bättre nästa gång, men din brist på organisation kan också lämna en dålig smak i munnen. Då kan du missa en potentiellt bra möjlighet bara för din dåliga planering.
7 bästa praxis för att skriva sponsringsbrev
När du kämpar igenom ditt utkast sponsringsbrev för dozenth gången (eller kanske femtiotalet), se till att du följer de här bästa metoderna för den största framgången.
Led in med din anslutning
I journalistik finns det en term känd som att begrava lede (eller bly). Ledenen är den enskilt viktigaste meningen i artikeln. Det borde vara en av de första meningarna och säkert i första stycket.
När du begraver en lede börjar kärnan i berättelsen inte förrän i tredje eller fjärde stycket. Läsaren kanske inte nödvändigtvis kommer så långt, så hela poängen i berättelsen missas.
Du kan också enkelt begrava leden i ditt sponsringsbrev om du inte kan identifiera de viktigaste komponenterna. Tro det eller inte, det är inte din begäran om pengar. Istället handlar det om vem du känner.
Detta skiljer dig från resten av förpackningen och tar dig från en helt okänd person till någon som sponsorn känner till. Som jag sa tidigare kan det också vara skillnaden mellan att sponsorn läser ditt brev eller hoppar över det helt.
Om du var på ett evenemang och träffade sponsorn eller någon som kopplade in dig, börja med det. Pengeförfrågan kan komma senare, lita på mig.
Anpassa, Anpassa, Anpassa
Kommer den här bokstaven att vara den enda sponsringsförfrågan du skickar? Antagligen inte. Du har förmodligen en enorm lista över potentiella sponsorer att ansluta till, men den behöver inte veta att de andra finns.
Att anpassa var och en av dina brev är ett bra sätt att göra din sponsor ingen klokare att du uppvaktar andra. Rikta aldrig ditt brev till herr, fru eller den fruktade ”som det kan beröra.” Hitta en kontakt hos sponsringsföretaget och skriv till dem specifikt. Prata om företagets dygder som du också gillar.
Även om det tar ja, tar det mer tid och ansträngning att skapa personliga bokstäver än att infoga några namn en generisk mall, det är värt det.
Kom ihåg vem brevet handlar om
En annan anledning att anpassa är att du håller fokus på brevet där det ska vara: på sponsorn själva Nu är det inte dags att skriva en djupgående sammanfattning om din sak eller vad du hoppas kunna uppnå under räkenskapsåret.
En mening eller två om dig själv är nödvändig, men för det mesta är det allt om sponsorn. Visst, det här är som att smörja dem, men det är inte dåligt i det här fallet.
Håll det kort
Om ditt sponsringsbrev inte gör det passar på en enda sida med tryckt papper, då måste du gå tillbaka och förkorta det.
Sponsorer är upptagna människor, precis som du själv. De kan inte läsa igenom sidor och sidor i en n försöker rulle in dem och övertyga dem om att donera. Även om det inte finns någon hård och snabb ordräkning bör några stycken räcka.
Be om ett yttrande eller hjälp
Här är ett annat trick för att väcka sponsorns intresse: be om något från dem. Nej, inte pengar (inte ännu), men kanske deras hjälp eller till och med deras tankar om något. Genom att göra detta medger du att de är en expert. Du visar också att du värdesätter vad de har att säga, något annat som kan sätta dig på vägen mot ett arbetsförhållande.
Ange tid för ett möte eller telefonsamtal
Du kanske inte känner dig som den mest självsäkra personen om du närmar dig en sponsor via brev för första gången, men du har måste förfalska det tills du klarar det. Lämna inte upp till sponsorn att avgöra när ni två kan prata nästa gång.
Återigen är de upptagna människor, så de kanske inte har tid åt dig på veckor eller månader. Om du råkar aldrig höra tillbaka från sponsorn – vilket händer – då är bollen i deras domstol och det är det.
När du är den som föreslår en dag eller tid för ett telefonsamtal, som jag skrev tidigare, måste sponsorn säga något, vare sig det är ett negativt eller positivt svar. Något är trots allt alltid bättre än ingenting!
Undvik tråkiga nöjen
Förutom att hoppa över ”till vem det kan beröra”, klipp ut resten av småprat och nöjen ur din Dessa inkluderar saker som ”hoppas att du mår bra” eller ”hur mår du?” eller till och med ”hur är vädret i?”
Dessa isbrytare kommer inte så mycket självsäkra. Dessutom börjar man på detta sätt begrava lede, vilket du inte vill göra.
Fyra exempel på sponsringsbrevmallar som fungerar
Om du behöver lite extra hjälp med att göra ditt sponsringsbrev perfekt, är det okej. Jag har uppdaterat det här inlägget med fyra nya mallar som du kan använda. Dessa inkluderar sponsringsmöjligheter för evenemang, friidrott, golfturneringar och kontra in natura.
Mall nr 1: Exempel på sponsringsbrev för ett evenemang
Den mest vanliga sponsringsbrevet är förmodligen en för att få finansiering för ett evenemang. Från konferenser, exponeringar och allt däremellan, om du vill ha ekonomisk stöd från en sponsor för ditt evenemang, följ den här mallen.
Hej!
Jag har nyligen haft kontakt med ungefär ett kommande evenemang för mitt företag / min organisation, och de nämnde att det vore bra att nå ut till.
Mitt företag / min organisation funderade på eller för ett evenemang och skulle gärna veta vad du tycker. Vi planerar för närvarande att vara värd för evenemanget kl. Vårt bolag….
Vi tror att vi kan locka till oss genom det här evenemanget, men vi letar efter rätt ekonomiskt stöd, som från. Om du hjälper vårt företag / vår organisation skulle din finansiering göra det.
Har du tid att diskutera denna möjlighet vidare? Snälla låt mig veta.
Med vänliga hälsningar,
Mall nr 2: Exempel på sponsringsbrev för idrottare
Om du har ett idrottslag eller idrottsaktiviteter på agendan, då ovanstående brevmall fungerar inte riktigt. Du behöver en som passar bättre för dina mål, som detta.
Hej,
Vi träffades för några veckor sedan kl. Jag kommer ihåg att jag pratade med dig då om ditt intresse för sportmöjligheter, varför jag trodde att jag skulle nå ut till dig nu.
Vårt företag / organisation organiserar en och skulle gärna ha sponsring från. Teamet vi har byggt är riktigt begåvade och glada att spela, men vi behöver stöd från ett företag som ditt för.
Genom att hjälpa våra atletiska sysslor skulle vårt team kunna.
Jag skulle gärna vilja prata mer med dig om detta när eller när du är tillgänglig. Snälla låt mig veta vad som fungerar för dig. Tack så mycket för din tid.
Med hälsningar,
Mall # 3: Exempel på sponsringsbrev för en golfturnering
Om du fokuserar mer på en specifik sport, till exempel en golfturnering, då kommer ditt sponsringsbrev inte att vara identiskt med ovanstående. Här är några justeringar att göra.
Hej,
Jag hänvisades till dig av och trodde att du skulle passa perfekt som en ivrig golffan och supporter.
Detta kommer att locka, vilket vi märkte överlappade med några av dina egna företagsmål. Således trodde vi att ett sponsrat partnerskap skulle passa oss båda.
Genom att acceptera sponsringen,. Jag svarar gärna på frågor eller diskuterar denna möjlighet med dig vidare. Vad sägs om ? Jag kan också gärna arbeta ditt schema. Låt mig bara veta.
Jag ser fram emot att höra från dig.
Med vänliga hälsningar,
Mall nr 4: Exempel på sponsringsbrev för Contra eller In- Snälla sponsring
Vad händer om du inte nödvändigtvis letar efter pengar eller en donation utan snarare varor och tjänster? Det kallas ett naturligt sponsring och det kräver en helt annan typ av sponsringsbrev.
Här är en mall för att utlösa din kreativitet.
God morgon / eftermiddag,
Ditt namn har kommit fram genom några av våra kontakter och jag tänkte att jag skulle ta mig tid att formellt presentera mig själv. Jag är och min organisation / företag gör det.
Jag nämnde ditt företag för. För närvarande söker vår organisation / företag donationer in natura, och vi skulle vilja fråga om du skulle överväga att ge.
Vårt företag / vår organisation skulle behöva, och vi tror att du kan vara en integrerad del. hjälp med det. Om du donerar.
Jag skulle gärna vilja diskutera detta mer med dig, kanske om det fungerar för dig. Om inte, vänligen meddela mig en lämpligare tid.
Tack så mycket,
Saker du bör undvika i ditt sponsringsbrev
Det finns flera saker du inte vill göra i din första uppsökande verksamhet. I ingen särskild ordning är de:
- Specifika ekonomiska förfrågningar
- Sponsringsnät och nivåer
- Begäran om gratis produkter för in natura sponsring
- Broschyrer, broschyrer, exempel eller förslag
- Bilder av dina intressenter eller programanvändare
- Fokus på behov
- Ord som ”till vem det kan oro ”(Var noga med att adressera brevet till en viss person)
- Antaganden om deras målgrupp eller viktiga demografiska
- Sponsringsavtal som ber om en signatur eller ett kontrakt första gången du når ut till dem
Håll dig fokuserad på kärnmålet i sponsringsbrevet: att presentera din möjlighet på ett respektfullt sätt och be om ett möte.
Uppföljningstid!
Om du skickade ditt brev till ett kallt prospekt är det första du ska göra att implementera alla tekniker som föreslås i blogginlägg som listas i den här artikeln. Med andra ord, försök att värma upp kontakten och ansluta med dem direkt.
Om du inte kan skapa en direkt anslutning till din kund, gör dig redo att följa upp. Mycket. Kom ihåg att dessa människor får hundratals av dessa typer av förfrågningar varje vecka (eller varje dag i vissa fall!). Börja med att följa upp datum och tid som du sa till dem att du skulle göra, följ sedan upp lite mer.
Hur man skriver ett tackbrev för sponsring
Tackbrev du skickar dina sponsorer kallas faktiskt en uppfyllande rapport. I en uppfyllande rapport beskriver du alla saker du lovade dina sponsorer, hur mycket de betalade för dessa förmåner, både materiella och immateriella sponsringsförmåner, och sedan rapporterar du om hur bra du levererade dessa tillgångar tillsammans med det reviderade värdet av vad du faktiskt levererat.
Du vill se till att du tackar dig sponsorer inom en vecka efter slutet av ditt evenemang eller kampanj (eller kvartalsvis om du har ett årligt förhållande med dina sponsorer).
Kom ihåg att om din första kontaktpunkt med en sponsor skriver dem ett brev om sponsringsbegäran är dina chanser att lyckas mycket låga! Du kan använda sponsringsbrevet för att fånga deras uppmärksamhet, värma upp ett samtal eller, ännu bättre, för att sammanfatta resultaten från ett nyligen möte innan du går vidare till ett fullständigt sponsringsförslag.
Som en sista utväg, efter försöker alla tekniker som listas ovan kan ett brev om sponsring hjälpa till att öppna dörrar … men du måste göra det ordentligt! Ett brev eller förslag, oavsett hur välskrivet, är aldrig en ersättning för god gammaldags sponsorcentrerad försäljning.
Slutsats
Medan ett sponsring brev kan vara ett värdefullt verktyg för att komma in hos en potentiell sponsor, du kan inte bara be om pengar direkt. Det finns en konst att skriva ett av dessa brev. Med mallar, infografik och bästa metoder markerade i den här artikeln är du på god väg att spika ditt nästa sponsarbrev. Lycka till!
OM FÖRFATTAREN
Chris Baylis är VD och koncernchef för The Sponsorship Collective och en självkänd sponsringsnörd.
Efter flera år som sponsor (det stämmer, den som investerar pengarna!) Chris bestämde sig för att gå över till sponsringsförsäljningssidan där han personligen har stängt tiotals miljoner dollar i sponsoravtal. Chris har varit i frontlinjen i sponsringsavtal på flera miljoner dollar och har byggt och coachat team för att göra detsamma.
Chris tillbringar nu sin tid med att arbeta med kunder för att värdera sina tillgångar och bygga strategier som driver försäljning. En skicklig talare och internationell konsult, Chris har hjälpt sina kunder att samla in miljoner i sponsringsdollar.
Anslut med Chris via: The Sponsorship Collective | Twitter | LinkedIn