Är det möjligt att sälja utan att skriva en offert? Ja och nej. När är det ett ja? Detta händer när du kan stänga affären eftersom prospektet bara är intresserad av din produkt eller tjänst. De bryr sig inte om priset; de vill ha dig och ingen annan. Men erkänn det – det är ganska sällsynt.
När är det nej? När du tävlar med andra företag som också ivrigt erbjuder sina metoder för att ta itu med klientens smärta. I det här fallet är offerten ett måste, så du måste vara på bollen. Ju snabbare du svarar på deras begäran, desto större är dina chanser att ta affären till mållinjen.
Hur skriver du ett professionellt offert som kommer att slå alla andra? Hur optimerar du hela skapelseprocessen utan att förlora kvaliteten? Vad är skillnaden mellan en offert och ett förslag? Fortsätt läsa, så lär du dig svaren på dessa frågor och mer.
Vad är ett företagsoffert?
Först och främst, låt oss göra en liten ordförrådslektion. En affärsoffert (eller offert) är ett dokument där du beskriver den begärda varan eller tjänsten och ger din kund relevant prissättning. I de flesta fall skrivs det som ett svar på en RFP när ett tredjepartsföretag begär din tjänst eller produkt.
Ett citat förväxlas ofta med ett förslag eller en uppskattning. Dessa tre dokument kan verkligen användas för samma ändamål, men de har fortfarande skillnader som vi vill diskutera.
Skillnaden mellan en offert och ett förslag
Både citat och förslag används för att erbjuda varor eller tjänster till din kund. En offert används när kunden inte bryr sig om hur du eller din produkt hjälper deras företag. Den svarar bara på frågorna ”VAD?”, ”NÄR” och ”HUR MYCKET?”.
Ett förslag är ett mer detaljerat dokument som ska behandla frågan ”HUR”. Du måste visa en fullständig förståelse för prospektets befintliga problem och erbjuda en specifik lösning.
Skillnaden mellan en offert och en uppskattning
En offert och en uppskattning delar samma objektiv men tar olika former. När du skriver en affärsoffert bör du hålla fast vid en formell ton och ge klienten ett exakt pris. En offert kan användas som en juridisk position för priset och fungerar som ett kontrakt.
En uppskattning talar för sig själv. Här bör du gissa och nämna produktens ungefärliga pris. Det är inte tänkt att fungera som ett juridiskt dokument och liknar ett informellt brev.
Vill du veta hur man skapar en offert för företag som bedriver verksamhet i en viss nisch? Vi rekommenderar det här omfattande biblioteket med offertmallar – du hittar flera exempel på offertar som skapats för olika marknader (inklusive försäljning, webbplatsutveckling, byggnad och design).
4 tips för att skapa en övertygande offert
Låt oss skapa skapande processen kreativ. Det räcker inte att veta hur man förbereder en offert för företag; du bör också veta hur du kan förvandla dina kunder till kunder.
Det finns fyra givande tips för att förbättra offertskrivningen.
Följ rätt struktur
Detta steg kräver inte så mycket kreativitet, men du behöver struktur för att göra ditt dokument lättare att läsa. Det finns en standardlayout för offert som ser lite ut så här:
- Offertrubrik – Nämn ditt företags namn, kontakter, skatteregistreringsnummer, offertnummer och datum, betalningsvillkor och namnet på mottagaren. Du bör skriva ordet ”Offert” eller ”Offert” högst upp på sidan.
- Offertförklaring – Beskriv de föreslagna varorna eller tjänsterna och ge prisinformation.
- Offertfot – Inkludera det totala beloppet för alla artiklar, skattebelopp och offertens giltighet. Erbjud en uppmaning till handling som deras signatur.
Om du vill se exempel på strukturen, kolla in mallarna genom att följa länken ovan.
Visualisera projektet
Oavsett hur hårt du försöker kanske ord inte är tillräckliga för att beskriva din produkt. Detta gäller särskilt om det är en nyhet och har några unika funktioner som är ovanliga för marknaden. I det här fallet kan du överväga att inkludera några bilder eller videor av din produkt.
Om ditt företag tillhandahåller specifika tjänster för kunder kan du också visualisera dem genom att inkludera videor, foton och grafer som bäst återspeglar både process och resultat. Det är inte många företag som gör det, så du kommer att sticka ut från mängden.
Använd offert-till-kontant-programvara
Vi har redan definierat vad en offert är, men vad är offert -till kontanter? I ett nötskal kan inte bara klienten underteckna och acceptera offerten, men de kan också betala omedelbart efter undertecknandet.Denna process är ett snabbt och bekvämt sätt att få ett nytt kontrakt och en ny kund. Naturligtvis är det omöjligt att betala för ett handskrivet dokument som tas emot via post, så offertprogramvara hjälper dig att uppnå offert-till-kontanter-funktionalitet.
Vi förberedde en video för dig för att lära dig hur du kan öka din offertfördelningseffektivitet.
Bygg en mall med en stark varumärkesidentitet
Om du ofta hanterar offert och andra dokument vill du skapa flera mallar för de vanligaste dokumenten du hanterar dagligen. Det är viktigt att notera att din mall ska vara unik och visa din varumärkesidentitet.
Så hur får dessa dokument att se stil ut på kort tid? Malldesign kan ta timmar eller till och med dagar av tidskrävande arbete om du bestämmer dig för att göra det från grunden. Offertprogramvara kommer till undsättning. Här kan du välja en färdig mall och anpassa den helt efter dina kunders behov.
Kolla in dessa exempel på mjukvaruexempel som PandaDoc, QuoteWerks, Zuora, HubSpot Quotes, etc.
PandaDoc överträffar tävlingen. Vi erbjuder 15+ CRM-integrationer, avancerad dokumentanalys och prestandamätvärden, många mallar för att skapa en offert för en klient och en mängd andra funktioner. Tror du att vi överdriver?