Att e-posta en professor ska vara enkelt. Du skickar mejl hela tiden! Men att skicka e-post till en professor skiljer sig från att skicka e-post till en vän eller familjemedlem. Professionell e-postetikett är inte något som ofta lärs ut vilket gör att det första stressandet att skicka det första e-postmeddelandet. Dessa tips hjälper dig att skriva ett e-postmeddelande som är lämpligt och får svar.
Hälsningen
Starta din e-post till din professor med en ”Kära” eller ”Hej”. Detta är e-postetikett 101 och måste följas i professionella e-postmeddelanden. ”Hej” är för avslappnad för den här situationen och vissa professorer tycker också att ”Hej” är för informell.
Titel och namn
Hälsningen måste följas av professorens titel och namn. Detta kan tyckas vara alltför formellt för dig, men det är ett viktigt sätt att visa respekt för din professor och deras position och utbildning. Att utelämna titeln eller använda fel kan oavsiktligt förolämpa din instruktör. De flesta instruktörer bör adresseras som ”professor” eller ”läkare” följt av deras efternamn. Se till att dubbelkontrollera stavningen av deras namn innan du trycker på skicka.
Ge sammanhang
Vissa professorer har hundratals studenter och kan behöva lite sammanhang för att kunna placera dig och svara på din fråga. Detta gäller särskilt om du skickar e-post till dem för första gången. Det enklaste sättet att hjälpa dem att räkna ut vem du är är att berätta för dem vilka av deras lektioner du är och vilken dag din klass träffas (om den har flera sektioner.) Du kan lämna den här delen om du är helt säker på att din professor känner dig vid namn.
Håll det kort
Professorer får många e-postmeddelanden så se till att din förfrågan är enkel och till sak. Ange din fråga tydligt så att din professor inte behöver läsa e-postmeddelandet flera gånger för att ta reda på vad du vill ha. Du kan också minska antalet e-postmeddelanden som krävs för att svara på din fråga genom att kort lista de steg du redan har tagit för att försöka svara på din fråga. Dessa inkluderar saker som att kontrollera kursplanen (ett måste innan du skickar en professor ett e-postmeddelande), fråga en klasskamrat och prata med TA.
Logga ut
Avsluta e-postmeddelandet med en avloggning följt av ditt namn. Ett enkelt ”Bästa”, ”Skål” eller ”Tack” kommer följt av ditt namn. Om din universitets e-postadress inte innehåller ditt fullständiga namn kanske du vill ta med ditt för- och efternamn i din avloggning. det är lättare för professorn att hitta dig i deras system.
Använd en tydlig ämnesrad
Din e-post måste ha en ämnesrad. Inte bara hjälper en ämnesrad professorn, men det håller också din e-post utanför skräppostmappen. Ämnesraden ska vara enkel och återspegla innehållet i din e-post. Något som ”Fråga om papper” eller ”Mötesförfrågan” är lämpligt.
Var professionell
Du och din professor har en professionell relation som bör återspeglas i din e-post till dem. Detta innebär att du måste stava ord ordentligt och använda korrekt grammatik (inklusive versaler och skiljetecken) när du skriver ditt meddelande. inte använda några emojis. De har blivit en obligatorisk form av kommunikation, men de hör inte hemma i en professionell em ail. Läs över e-postmeddelandet för att söka efter skrivfel innan du skickar det.
Du bör också undvika att ta med onödig personlig information i din e-post. Om du saknade en kurs behöver du inte gå in på detaljer om varför. Ditt personliga liv är inte relevant för det professionella förhållandet du har med din professor.
Skicka det från din universitets e-postadress
Om du använder din universitets e-postadress blir din e-post mer professionell och garanterar att e-postmeddelandet kommer att göra det genom universitetets skräppostfilter. Din universitets e-postadress signalerar också till professorn att du är en av deras studenter så att de tar ditt meddelande mer på allvar.