Hur gruppera data i en Excel-pivottabell. Exempel på gruppering av datum, nummer och textfält. Hur man felsöker grupperingsproblem och undviker problem.
Gruppera data
I en pivottabell kan du gruppera datum, nummer och textfält. Till exempel gruppbeställningsdatum efter år och månad eller grupptestresultat i band om 10. Du kan manuellt välja textobjekt i ett pivottabellfält och gruppera de valda objekten. Detta låter dig snabbt se delsummor för en viss uppsättning objekt i din pivottabell.
Den här videon visar hur man grupperar datum efter månad och år och hur man grupperar textobjekt manuellt. Det finns skriftliga steg under videon.
Automatisk datogruppering
I Excel 2016 och senare versioner grupperas datum automatiskt när du lägger till ett datumfält i en pivottabell. Du kan ångra grupperingen i Excel 2016 och stänga av den funktionen i senare versioner.
Stäng av automatisk datagruppering
I Excel 2019 och Excel 365 kan du ändra ett Excel-alternativ inställning, för att aktivera eller inaktivera den här datumgruppsfunktionen
OBS: Detta är en inställning på applikationsnivå och kommer att påverka alla dina Excel-arbetsböcker.
För att aktivera den automatiska datumgruppsfunktionen av:
- Klicka på fliken Arkiv i menyfliksområdet och klicka sedan på Alternativ
- Till vänster klickar du på datakategorin
- I slutet av avsnittet Dataalternativ, lägg till en bock i ”Inaktivera automatisk gruppering av kolumner för datum / tid i pivottabeller”
- Klicka på OK för att tillämpa de nya inställningarna.
Ångra datumgruppering
För alla versioner (Excel 2016 och senare) kan du manuellt avgruppera datumen med en av dessa metoder :
Kortkommando
- Lägg till datumfältet i pivottabellen
- Tryck omedelbart på Ctrl + Z för att ångra den automatiska datagrupperingen
- De grupperade fälten tas bort och det ursprungliga datumfältet förblir i pivottabellen
Upphäv gruppkommandot
- Lägg till datumfältet i pivottabellen
- När som helst högerklickar du på något av datumfältet eller rubrikerna
- I högerklickmenyn klickar du på Upphäv grupp
- De grupperade fälten tas bort och det ursprungliga datumfältet finns kvar i pivottabellen
Grupperingsdatum
I en pivottabell finns det flera inbyggda i alternativ för gruppering av datum – Sekunder, minuter, timmar, dagar, månader, kvartal och år.
Du kan välja ett eller flera av dessa alternativ för att skapa den typ av datumgruppering du behöver. Exemplen nedan visar hur man grupperar datum:
– Efter månad och år
– Efter vecka
– Efter 4-veckorsperiod
Gruppdatum efter månad och år
För att gruppera objekten i ett datumfält
- Högerklicka på ett av datumen i pivottabellen.
- I popup-menyn klickar du på Grupp
- I dialogrutan Gruppering väljer du ett eller flera alternativ från listan ”Efter”.
- För att begränsa datumen som är grupperade kan du ställa in ett start- och slutdatum genom att skriva datumen i rutorna ”Börjar vid” och ”Slutar vid”
- Klicka på OK för att stänga dialogrutan.
Gruppdatum per vecka
För att gruppera objekten i ett datumfält efter vecka
- Högerklicka på ett av datumen i pivottabellen.
- Klicka på Grupp i popup-menyn
- I dialogrutan Gruppering väljer du Dagar i listan ”Efter”.
- För ”Antal dagar” väljer du 7
- Veckans intervall bestäms efter datumet i rutan ”Börjar vid”, så justera detta vid behov. I exemplet nedan angavs den 1 januari 2012 som startdatum.
- Klicka på OK
Gruppdatum efter fyra veckors perioder
Titta på den här videon för att se hur man grupperar datumfältet i fyra veckors perioder, och ställa in startdatum. Det finns skriftliga instruktioner under videon.
Gruppdatum per 4-veckorsperiod
I det här exemplet har vårt företag 13 försäljningsperioder varje år, med 4 veckor i varje period. I pivottabellen Gruppering-dialogrutan finns det inget alternativ för gruppering efter veckor. Istället kan vi använda alternativet dagar.
Med lite enkel aritmetik kan vi beräkna antalet dagar per period:
- 4 veckor per period
- 7 dagar per vecka
- 7 x 4 = 28 dagar per period
Följ dessa steg för att gruppera datumen i fyra veckors perioder:
- Högerklicka på datumen och klicka på Grupp
- I grupperingsfönstret klickar du på dagar för att välja den
- Om andra grupperingstyper väljs, klicka på dem för att avmarkera dem
- Ställ in antalet dagar till 28
- OBS: För att gruppera datum i en-veckors perioder, använd 7 som antal dagar.
Använda standardstartdatum
Som startdatum väljer Excel automatiskt det första datumet i dina källdata. I skärmbilden ovan kan du se att den 1 januari 2013 är startdatumet i denna källinformation.
Om jag checkar in i Outlook faller det datumet på en tisdag.
Om jag klickar på OK i grupperingsfönstret skapar Excel perioder som börjar på en tisdag. I de grupperade datumen som visas nedan går den första perioden från tisdag 1 januari 2013 till måndag 28 januari 2013.
Fixa startdatumet
I stället för att använda standardstartdatumet kan du ange ett annat datum för att få det startdatum du behöver.
I det här exemplet Ändra startdatumet till 31 december 2012. Det datumet faller på en måndag, så detta tvingar alla grupperingar att börja på en måndag, vilket matchar företagets försäljningsperioder.
Så här fixar du startdatumet:
- Högerklicka på en av de grupperade datumcellerna i pivottabellen
- Klicka på Grupp
- Ändra startdatum i fönstret Gruppering – 31 december 2012
- OBS: Kryssrutan Auto för ”Börjar vid” avmarkeras automatiskt – lämna den avmarkerad.
- Klicka på OK
Nu är perioderna grupperade korrekt, med en måndag som startdatum för varje period.
Gruppering efter datum lägger till extra objekt
Titta på den här korta videon för att se hur du döljer texten på de extra artiklar som skapas när du grupperar ett datumfält eller använder ett tidslinje i Excel 2013, för att filtrera efter en datumperiod. Det finns skriftliga instruktioner under videon.
Ladda ner exempelfilen för de extra artiklarna i datumgruppering. Den zippade filen är i xlsx-format och innehåller inte makron.
Gruppering efter datum lägger till extra objekt
Det finns inget sätt att ta bort dessa extra objekt, men du kan ändra textningen för att ersätta texten med mellanslagstecken. Eller lägg till nya fält i källdata för att beräkna år och år / månad för varje datum och använda de nya fälten i pivottabellen istället för att gruppera.
I Excel 2013 kan du använd tidslinjefiltret för att snabbt filtrera efter år, kvartal, månad eller dag.
Ladda ner exempelfilen för extra objekt i datumgruppering. Den zippade filen är i xlsx-format och innehåller inte makron.
Grupperingsnummer
Använd gruppering för att skapa en kort sammanfattning istället för att visa en lång lista med enskilda nummer. Den här videon visar dig stegen och de skriftliga instruktionerna finns under videon.
Gruppera nummer
I stället för att lista nummer individuellt i ett radfält kan du gruppera dem för att skapa en kortfattad sammanfattning av uppgifterna.
I det här exemplet visar den ursprungliga pivottabellen de sålda enheterna per produkt. I kolumn C visar det antalet order där den kvantiteten såldes.
För att sammanfatta orderna, gruppera enheterna med tiotals. Så istället för att 3 och 9 visas i separata rader, kommer de att sammanfattas i grupperingen 1-10.
För att gruppera siffrorna
- Högerklicka på en av enhetsnummer i pivottabellen.
- I popup-menyn klickar du på Grupp
- I dialogrutan Gruppering anger du 1 i rutan Startar vid
- I det här exemplet är det högsta antalet enheter 50 och du kan skriva ett högre antal om det behövs.
- Klicka på OK för att tillämpa grupperingen
I pivottabellen visas enheterna nu i grupper – 1 – 10, 11 – 20 osv.
För att göra en mer kortfattad layout kan du flytta det grupperade enhetsfältet till kolumnområdet som rubriker.
Gruppera textobjekt
Dialogrutan Gruppering är inte tillgänglig om du försöker gruppera objekt i ett textfält. Istället kan du gruppera objekten manuellt.
Titta på den här videon för att se stegen för att skapa grupper från textobjekt. Byt sedan namn på en grupp eller lägg till fler objekt. Senare kan du avgruppera en eller flera av grupperna. Det finns skriftliga instruktioner under videon.
Gruppera textobjekt
Dialogrutan Gruppering är inte tillgänglig om du försöker gruppera objekt i ett textfält. Istället kan du gruppera manuellt objekten.
- Välj de objekt som du vill gruppera
- Högerklicka på ett av de markerade objekten och klicka på Grupp
Detta skapar ett nytt fält i fältlistan med det ursprungliga fältnamnet och ett nummer, till exempel City2
Det nya fältet är placerat ovanför det ursprungliga fältet i pivottabelllayouten, och de grupperade objekten har ett generiskt namn, till exempel Group1.
För att byta namn på gruppen:
- Klicka på rubrikcellerna med standardnamnet , t.ex Grupp1
- Skriv ett nytt namn, till exempel Kampanj A.
För att lägga till fler objekt till en grupp:
- Markera alla objekt i gruppen
- Tryck på Ctrl-tangenten och välj de objekt som du vill lägga till i gruppen
- Högerklicka på ett av de valda objekten och klicka på Grupp
- OBS! Om gruppen döptes om kommer det namnet att skrivas över med ett standardnamn.
Avgruppera textobjekt
När du manuellt grupperar textobjekt kanske du vill avgruppera några eller alla, av grupperna i ett pivotfält.
Så här tar du bort en grupp:
- Högerklicka på ett objekt i gruppen
- Klicka på Uppgruppering, och gruppen återgår till enskilda artiklar.
För att avgruppera en enskild grupp:
- Klicka högst upp i en grupprubrik eller klicka högst upp i pivotfältet för att markera alla objekt
- Högerklicka på ett objekt i gruppen
- Klicka på Uppgruppera och alla valda grupper återgår till enskilda objekt.
Problem vid gruppering av data
Om du försöker gruppera ett datum eller nummer fält, kan du se ett felmeddelande som säger ”Kan inte gruppera det valet.” Detta kan orsakas av datamodellen eller celler som är tomma eller tidigare grupperade objekt. Se detaljerna nedan.
Datamodell
När du skapade pivottabellen, om du markerade rutan för ”Lägg till dessa data till datamodellen”, kommer du inte att kunna gruppera objekten. I stället för en normal pivottabell är det en OLAP-baserad Power Pivot och grupperingsfunktionen är inte tillgänglig.
Tomma celler eller text
I en normal pivottabell (inte i datamodellen) grupperas problemet uppstår vanligtvis när fältet innehåller poster med
- en tom cell i ett datum / nummerfält eller
- en textpost i ett datum / nummerfält.
För att åtgärda problemet
- Fyll i datum / nummer för tomma celler (använd vid behov ett dummy-datum / nummer).
- Om det finns text i datum- / nummerfältet, ta bort den.
- Om siffror känns igen som text, använd en av teknikerna för att ändra text till riktiga siffror. Gå sedan tillbaka till denna pivottabellhandledning och försök med grupperingsstegen.
Tidigare gruppering
Om du inte har tomma celler eller text i datumkolumnen kan det finnas ett grupperat fält kvar från föregående gång som du grupperade data.
- Kontrollera fältlistan för att se om det finns en andra kopia av datumfältet, t.ex. Datum2.
- Om det finns, lägg till det i radområdet och avgruppera det.
- Då ska du kunna gruppera datumfältet igen.
Gruppering i en pivottabell påverkar en annan
Om du skapar två pivottabeller baserat på samma Excel-tabell i Excel 2007, när du ändrar grupperingen i en pivottabell, visas samma gruppering i den andra pivottabellen.
Eftersom du skapade de två pivottabellerna från samma källdata använder de som standard samma pivotcache, den grupperade artiklarna är desamma i båda tabellerna.
För att använda olika grupperingar i varje pivottabell måste du skapa en separat pivotcache för varje pivottabell.
Använd följande metod, föreslagen i Excel-nyhetsgrupperna av Dave Peterson.
Så här skapar du en separat pivottabell för den andra pivottabellen:
- Klipp ut den andra pivottabellen och klistra in den i en ny arbetsbok.
- Ändra grupperingen av den andra pivottabellen.
- Klipp ut den andra pivottabellen från den nya arbetsboken och klistra in den i den ursprungliga arbetsboken.
Ladda ner Exempelfil
Ladda ner den zippade exempelfilen för den här självstudien
Pivottabellverktyg
För att spara tid när du bygger, formaterar och ändrar dina pivottabeller använder du verktygen i mitt Pivot Power Premium-tillägg. Med bara några få klick kan du:
- kopiera formateringen från en pivottabell och tillämpa den på en annan pivottabell.
- ändra alla värden från Count till Summa
- ta bort ”Summan av” från alla rubriker
och mycket mer!
Fler självstudier
Rensa gamla objekt i pivottabellen
Beräknat fält – antal
Beräknat Objekt
Sammanfattningsfunktioner