John Kotter, professor i ledarskap och förändringsledning vid Harvard Business School, introducerade sin banbrytande 8-Step Change Model i sin bok från 1995, ”Leading Change”. Byggd på Kurt Lewins arbete anger modellen de 8 viktigaste stegen i förändringsprocessen och argumenterar för att försumma något av stegen kan räcka för att hela initiativet ska misslyckas.
Steg ett: Skapa brådskande
Idén att en förändring är nödvändig för organisationens framgång kan vara mycket kraftfull. Om du kan skapa en miljö där individer är medvetna om ett befintligt problem och kan se en möjlig lösning är det troligt att stödet för förändringen kommer att öka. Att skapa samtal om vad som händer och vilken riktning organisationen kan gå i hjälper till att uppnå detta. Ett sätt att starta detta är att skapa ett forum där frågor och potentiella lösningar tas upp och diskuteras. Detta steg handlar om förberedelser och Kotter uppskattar att ungefär 75% av företagets ledning måste stå bakom en förändring för att det ska lyckas. Detta betonar hans poäng att det är viktigt att förbereda sig väl innan man hoppar in i förändringsprocessen. Detta steg skapar ”behovet” av förändring snarare än bara ett ”behov” av förändring. Skillnaden är mycket viktig när det gäller det troliga stödet och eventuella framgång för förändringen.
Steg två: bilda en kraftfull koalition
Det kommer att bli mycket svårt att leda hela förändringen process på egen hand, och därför är det viktigt att bygga en koalition som hjälper dig att leda andra. Koalitionen du bygger bör bestå av en rad kompetenser, en rad erfarenheter och människor som kommer från olika delar av verksamheten för att maximera dess effektivitet. Koalitionen kan hjälpa dig att sprida meddelanden i hela organisationen, delegera uppgifter och se till att det finns stöd för förändringsorganisationen. Teammedlemmar som samarbetar, kompletterar varandra och kan driva varandra till att arbeta hårdare kommer att göra ditt liv enklare och förändringen mer sannolikt att bli framgångsrik.
Steg tre: Skapa en vision för förändring
Ett förändringsinitiativ är sannolikt mycket komplicerat och kan ofta vara svårt att förstå, särskilt för anställda i nedre delen av hierarkin . Av denna anledning är att skapa en vision som är lätt att förstå och inkapslar det övergripande målet ett användbart sätt att generera stöd från hela organisationen. Även om denna vision ska vara enkel och förståelig, måste den också vara inspirerande för att ha maximal effekt.
Steg fyra: Kommunicera visionen
Att skapa visionen räcker inte för att skapa stöd för den, den måste sedan kommuniceras i hela organisationen. Detta är ett utmärkt tillfälle att använda den koalition som du har byggt upp, eftersom de sannolikt har nätverk inom alla delar av verksamheten. Det är viktigt att kontinuerligt kommunicera detta meddelande eftersom det är troligt att konkurrerande meddelanden också sprids.
Steg fem: Ta bort hinder
De första fyra stegen är viktiga för att bygga styrkan i ditt förändringsinitiativ, men det är också viktigt att leta efter vad som sannolikt kan minska dess chanser för Framgång. Oavsett om dess individer, traditioner, lagstiftning eller fysiska hinder är det troligt att det kommer att finnas några hinder som blockerar din förändrings väg. Identifiera dessa så tidigt som möjligt och lita på tillgängliga resurser för att bryta ner dem utan att störa andra delar av verksamheten.
Steg sex: Skapa kortsiktiga vinster
Ändringsprocesser tar ofta en stund att skörda belöningar och detta kan få stöd att falla om individer tror att deras ansträngning har gått till spillo. Av denna anledning är det viktigt att visa fördelarna med den nya processen genom att skapa några kortsiktiga vinster. Kortare termmål är också användbara verktyg för motivation och riktning. Att använda dessa vinster för att motivera investeringar och ansträngningar kan hjälpa till att motivera personalen att fortsätta stödja förändringen.
Steg sju: Bygg vidare på förändringen
Många förändringsprocesser misslyckas när självbelåtenhet kryper in mot slutet och projektet är inte klart ordentligt. Därför hävdar Kotter att det är viktigt att upprätthålla och cementera förändringen länge efter att den har genomförts. Fortsätt sätta mål och analysera vad som kan göras bättre för fortsatt förbättring.
Steg åtta: Förankra förändringarna i företagskulturen
Att helt enkelt ändra medarbetarnas vanor och processer räcker inte alltid för att införa en kulturförändring i hela organisationen. Förändringarna bör bli en del av kärnan i din organisation för att få en bestående effekt. Att hålla höga intressenter ombord, uppmuntra nya anställda att anta förändringarna och fira individer som antar förändringen kommer alla att bidra till att främja förändringen till kärnan i din organisation.
Den främsta anledningen till att Kotter beskriver dessa steg är att betona att förändring inte är en enkel och snabb process.Många planeringssteg krävs och även när ändringen har genomförts finns det fortfarande mycket att göra för att den ska lyckas. Kotter hävdar att 70% av förändringsinitiativen misslyckas, och tillskriver detta till det faktum att de flesta organisationer inte lägger i nödvändig förberedelse eller ser projektet korrekt. Följ dessa steg och se till att ditt förändringsinitiativ är mer sannolikt att bli en långsiktig framgång.