8-minutersregeln: Vad det är och hur det fungerar i WebPT

Med de flesta köpare-säljartransaktioner är det ganska enkelt att beräkna kostnaden för en produkt eller tjänst. Det finns inga komplicerade formler för att bestämma det monetära värdet på en pizza eller en filmbiljett. du betalar helt enkelt företagets annonserade pris. När det gäller Medicares betalning för rehabiliteringsterapi är det dock inte alltid så enkelt. Ja, jag pratar om den fruktade 8-minutsregeln (aka The Rule of Eights). Så här är en genomgång av regeln samt hur den fungerar i WebPT — följt av en omfattande FAQ.

Grunderna

8-minutersregeln reglerar processen genom vilken rehab terapeuter bestämmer hur många enheter de ska fakturera till Medicare för de polikliniska terapitjänster de tillhandahåller under ett visst tjänstedatum (extra betoning på ordet ”Medicare” eftersom denna regel inte gäller andra försäkringar om de inte har specificerat att de följer Medicare-fakturering I grund och botten måste en terapeut tillhandahålla direkt, en-mot-en-behandling i minst åtta minuter för att få ersättning för en tidsbaserad behandlingskod. Det kan låta tillräckligt enkelt, men saker blir lite håriga när du fakturerar båda gångerna -baserade och servicebaserade koder för ett enda patientbesök – och där ligger nyckeln till att korrekt tillämpa denna regel.

Tidsbaserad kontra servicebaserad

Så låt oss först prata om skillnaden mellan tid -baserade och servicebaserade CPT-koder. Du skulle använda en servicebaserad (eller otidsbestämd) kod för att beteckna tjänster som att utföra en fysioterapieundersökning eller omprövning, applicera varma eller kalla förpackningar eller tillhandahålla elektrisk stimulering (utan uppsikt). För tjänster som dessa kan du inte fakturera mer än en enhet – oavsett hur mycket tid du spenderar på behandling.

Tidsbaserade (eller direkta tidskoder) å andra sidan tillåter dig att fakturera flera enheter i steg om 15 minuter (dvs. en enhet = 15 minuter direkt terapi). Det här är de koder du använder för en-mot-en, konstant närvaroprocedurer och -metoder som terapeutisk träning eller aktiviteter, manuell terapi, neuromuskulär re-utbildning, gångträning, ultraljud, jontofores eller elektrisk stimulering (deltog).

Protokoll och enheter

Enligt CPT-riktlinjerna representerar varje tidsbestämd kod 15 minuters behandling. Men din behandlingstid för dessa koder kommer inte alltid att delas in i perfekta 15-minutersblock. Vad händer om du bara ger ultraljud i 11 minuter? Eller manuell terapi i 6 minuter? Det är där 8-minutersregeln kommer in: Enligt Medicare-reglerna måste du utföra tillhörande modalitet i minst 8 minuter för att fakturera en enhet av en tidsinställd CPT-kod. Med andra ord lägger Medicare samman de totala minuterna av skicklig, en-mot-en-terapi (direkt tid) och delar den resulterande summan med 15. Om åtta eller fler minuter är kvar kan du fakturera en extra enhet. Men om sju eller färre minuter återstår kommer Medicare inte att ersätta dig för ytterligare en hel enhet, och du måste i huvudsak släppa resten. För att ge ett enkelt exempel, om du utförde manuell terapi i 15 minuter och ultraljud i 8 minuter, kan du fakturera två direkta tidsenheter.

Men när otydliga koder spelar in blir saker och ting lite mer förvirrande . Så för att räkna ut hur många totala enheter du ska fakturera bör du alltid börja med att beräkna din totala tid (dvs. direkt tid + obevakad tid). Kontrollera sedan din summa mot diagrammet nedan för att se det maximala totala antalet koder du kan fakturera:

Nyckelordet här är ”maximalt.” Det finns tillfällen när du inte kan fakturera hela antalet enheter som anges i diagrammet. Låt oss till exempel säga att du på ett enda servicedatum ger en patient 30 minuters terapeutisk träning, 15 minuter manuell terapi, 8 minuter ultraljud och 30 minuters elektrisk stimulering (utan uppsikt). Enligt 8-minutersregeln beräknar du först den totala behandlingstiden: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minuter totalt

Enligt diagrammet kan du fakturera högst 6 enheter, men i det här fallet, när du lägger till dina direkta (tidsbaserade) koder, motsvarar det 53 minuter. Om du delar 53 med 15 får du 3 med en resten av 8, vilket innebär att du kan fakturera 4 enheter tidsbaserade koder.Men eftersom den otidsbestämda koden står för de återstående 30 minuterna av din totala tid – och du kan bara fakturera en enhet för den obevakade modaliteten oavsett hur många minuter patienten tillbringade mottagandet av tjänsten – kunde du inte fakturera hela de 6 enheterna som anges i ovanstående diagram. Istället skulle du fakturera 2 enheter terapeutisk träning, 1 enhet manuell terapi, 1 enhet ultraljud och 1 enhet elektrisk stimulering (utan uppsikt) för totalt 5 enheter.

Blandade påminnelser

Vad händer om, när du delar dina direkta minutminuter med 15 representerar din återstående en kombination av kvarvarande minuter från mer än en tjänst (till exempel 5 minuters manuell terapi och 3 minuter ultraljud)? Räknar du för en tjänst, alla tjänster eller ingen av dem? Svaret beror på de faktureringsriktlinjer du använder. Per Medicare, så länge summan av dina resterande är minst åtta minuter, bör du fakturera för den enskilda tjänsten med den största tiden totalt, även om den totala summan är mindre än åtta minuter på egen hand. (I exemplet ovan skulle du fakturera ytterligare 1 enhet för manuell terapi).

Icke-medicinska försäkringar

Det är dock viktigt att förstå att det finns försäkringsbolag som inte behöver att följa 8-minutersregeln. Som den här resursen påpekar, finns det under den betydande delmetoden (SPM) ingen kumulation av minuter eller resterande; för att ta betalt för en tjänstsenhet måste du ha utfört den tjänsten under en ”betydande del” på 15 minuter (dvs. minst 8 minuter). Det betyder att om dina kvarvarande minuter kommer från en kombination av tjänster kan du inte fakturering för någon av dem om inte en enskild tjänst uppgår till minst åtta minuter.

I vissa fall kan användningen av SPM faktiskt göra det möjligt för dig att fakturera för fler enheter än 8-minutersregeln gör. Som exemplet i den ovan nämnda resursen visar att om du utför 10 minuters manuell terapi och 8 minuters terapeutisk träning på en patient, kan du fakturera 1 enhet manuell terapi enligt 8-minutersregeln och 1 enhet manuell terapi plus 1 enhet terapeutisk övning under SPM. Men hur vet du vilken faktureringsmetod en viss betalare använder? Federalt finansierade program använder 8-minutersregeln. För andra är din bästa insats att fråga. Om försäkringsbolaget inte har någon preferens, du kanske vill beräkna dina enheter med båda metoderna för att det ermine som bättre kommer att tjäna din praxis.

Att fakturera eller inte att fakturera?

Nu, tillbaka till 8-minuters regelmatematik. Som om hela den blandade resten inte räckte för att hålla dig på tårna, här är ytterligare en Rule of Eights-kurvboll för dig: i vissa fall borde du antagligen inte fakturera några enheter för en tjänst, även om du tillhandahöll den. Ta jontofores, till exempel. Som experter på försäkringsfakturering Rick Gawenda har förklarat kan en patient som genomgår jontofores bara få direkt, skicklig behandling från terapeuten i två eller tre minuter; resten av tiden (när maskinen har slagits på) är inte fakturerbar eftersom Medicare inte anser det vara ”skicklig tid.” (Som en sidoanteckning skulle det vara en skicklig behandling att kontrollera patientens hud med avseende på skador vid elektrodavlägsnande, vilket gör det fakturerbart. Men det är osannolikt att den här tiden skulle räcka för att sätta dig över tröskelvärdet.) till 8-minutersregeln skulle terapeuten i detta scenario inte kunna fakturera några enheter för den specifika behandlingen.

8-minutersregeln i WebPT

Om allt detta prata om kvoter och resterande är att utlösa flashbacks till matematik i femte klass – yikes, long division! – oroa dig inte. WebPT kontrollerar automatiskt ditt arbete åt dig och varnar dig om något inte stämmer korrekt. Allt du behöver göra är att registrera den tid du spenderar på varje modalitet när du går igenom din normala dokumentationsprocess, tillsammans med antalet enheter du vill fakturera. Om de två totalsummorna inte stämmer, kommer WebPT inte bara att låta dig veta att något är avstängt, men vi kommer också att berätta om du överförd eller underfakturerat. På så sätt kan du snabbt identifiera och fixa t problemet – och därmed säkerställa korrekt betalning. Dessutom kommer du att ha en detaljerad registrering av de tjänster du tillhandahöll vid varje servicedatum – något som många lokala MAC-revisorer begär för att underbygga fakturakrav och processer.

Det var inte så illa, eller hur? Om du fortfarande har frågor, fortsätt läsa. Vi har sammanställt en lista med de vanligaste 8-minutersfrågorna – och deras svar. Ser du inte svaret du letar efter? Lämna oss din fråga i kommentarsektionen längst ner i det här inlägget.

Vanliga frågor om 8-minutersregel

Vad är 8-minutersregel?

För att få betalning från Medicare för en tidsbaserad (eller konstant närvaro) CPT-kod, måste en terapeut tillhandahålla direkt behandling i minst åtta minuter. För att beräkna antalet fakturerbara enheter för ett servicedatum måste leverantörerna lägga samman de totala minuterna av skicklig, en-mot-en-terapi och dela den totala med 15. Om åtta eller fler minuter återstår kan du fakturera ytterligare en enhet. Annars kan du inte.

Vad är tidsbaserade CPT-koder?

Tidsbaserade (eller konstant närvaro) koder tillåter variabel fakturering i steg om 15 minuter. Dessa skiljer sig från servicebaserade (eller otidsbestämda) koder, vilka leverantörer bara kan fakturera en gång oavsett hur lång tid de spenderar på att tillhandahålla en viss behandling.

Enligt 8-minutersregeln om en terapeut ger 15 minuter terapeutisk träning, 8 minuters gångträning, 8 minuter manuell terapi och 10 minuters mekanisk dragkraft, vad skulle vara lämpligt att räkna?

För att börja, låt oss lägga till den totala behandlingstiden: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minuter. Enligt diagrammet ovan är de maximala totalkoderna du kan fakturera i 41 minuter 3. Låt oss nu ta de totala minuterna av konstanta närvarotjänster: 15 + 8 + 8 = 31. Dela sedan numret med 15. Du får två 15-minuters tjänster plus en extra minut. Så du skulle fakturera en enhet av terapeutisk träning plus en enhet för antingen gångträning eller manuell terapi. Eftersom du utförde dessa tjänster under samma tid kan du välja antingen. I kommentarsektionen i det här inlägget föreslår efterlevnadsexpert Tom Ambury att ”alltid välja det förfarande som gynnar patienten mest.” Sedan skulle du lägga till en enhet för otids mekanisk dragkraft.

Vad är en blandad rest?

En blandad rest är en kombination av kvarvarande minuter från mer än en tjänst efter att du har beräknade det totala antalet fulla enheter som du kan fakturera. Om du till exempel tillhandahöll 20 minuters manuell terapi och 18 minuters ultraljud kan du fakturera en hel enhet av varje med 5 minuters manuell terapi och 3 minuter ultraljud kvar. Medan reglerna för fakturering för kvarvarande minuter skiljer sig åt beroende på betalaren, för Medicare, så länge summan av dina resterande är minst åtta minuter, bör du fakturera för den enskilda tjänsten med den största tiden totalt – även om den totala är mindre än åtta i det ovannämnda exemplet skulle du fakturera ytterligare 1 enhet manuell terapi.

Fungerar antalet timmar som en terapeut arbetar per dag – eller antalet patienter som en terapeut ser per dag —Faktor för faktureringskraven på 8-minutersregeln?

Som Brook Andrus förklarar i kommentarsektionen, ”8-minutersregeln tar inte hänsyn till antalet timmar som en terapeut arbetar per dag eller antalet patienter som terapeuten behandlar under dagen. Allt som är viktigt är antalet minuter som terapeuten tillbringade för varje fakturerad tjänst. ”

Gäller 8-minutersregeln för Medicare del A-tjänster?

Nej; 8-minutsregeln gäller endast Medicare del B-tjänster.

Gäller 8-minutersregeln för gruppterapikoder?

Som Lauren Milligan förklarar nedan, ”Om du är Att dela din uppmärksamhet mellan patienterna – endast ge kort, intermittent personlig kontakt eller ge samma instruktioner till två eller flera patienter samtidigt – det är lämpligt att fakturera varje patient en enhet av 97150 oavsett tid. Eftersom gruppterapi är en otidsbestämd tid kod, det finns ingen specifik minimitid för att fakturera det. Medicare rekommenderar dock att gruppterapisessioner bör vara tillräckligt långa för att tillgodose behoven hos var och en av patienterna i gruppen … ”

Vilka försäkringsbolag kräver att leverantörer följer 8-minutersregeln?

Alla federalt finansierade planer – inklusive Medicare, Medicaid, TriCare och CHAMPUS – kräver användning av 8-minutersregeln, liksom vissa kommersiella betalare. För att fastställa kraven för enskilda betalare är det bäst att kontakta betalarens direkt y.

Vilken faktureringsmetod är bättre – 8-minutersregeln eller SPM?

Det beror. Det är uppenbart att leverantörer inte behöver välja vilken faktureringsmetod som ska användas för Medicare och andra betalare som kräver 8-minutersregeln. För kommersiella betalare som inte har krav kan leverantörer vilja slutföra båda beräkningarna för att se vilken metod som ger bäst resultat. Enligt denna resurs kan ”endast en faktureringsmetod användas per enskild behandlingssession.” Om du är osäker, kontakta alltid betalaren för att lära dig mer om dess specifika faktureringskrav.

Hur ändras reglerna om jag bara fakturerar en tjänst?

Om du bara tillhandahåller en tjänst måste du ta 23 minuter innan du fakturerar den andra enheten. Om du till exempel utförde 9 minuters terapeutiska aktiviteter och 10 minuter manuell terapi, skulle du fakturera en enhet vardera, även om summan är 19 minuter. Men om du utförde 19 minuters terapeutiska övningar, skulle du bara fakturera enheten.(Som en sidoanteckning gäller detta oavsett om du använder SPM eller 8-minutersregel.)