Pivottabellobjekt är bara lika bra som deras underliggande data och det kan förändras snabbt. Om pivottabellerna är en del av en instrumentpanel återspeglar de kanske inte uppdateringar på källnivå. Beroende på vilken information dina pivottabeller förmedlar kan uppdatering vara oerhört viktigt, så i den här artikeln delar jag fyra tips som ska hjälpa till att göra uppdateringsprocessen enkel och flexibel.
Jag använder Office 365 Excel 2016 (skrivbord), men dessa tips gäller tidigare versioner. Du kan uppdatera enstaka pivottabeller i webbläsaren, men fliken Analysera kontext är inte tillgänglig; du kan inte heller ställa in pivottabellalternativ. Det finns ingen demonstrationsfil, du behöver inte en.
SE: Policy för programanvändning (Tech Pro Research)
Hur man uppdaterar
Innan vi tittar på uppfriskande tips, låt ” s går snabbt igenom hur du uppdaterar pivottabeller. För att endast uppdatera den aktuella pivottabellen högerklickar du på den och väljer Uppdatera i den resulterande undermenyn. Eller välj Uppdatera i rullgardinsmenyn Uppdatera i datagruppen (på den kontextuella analysfliken). kan också trycka på Alt + F5.
Det finns två snabba sätt att uppdatera alla pivottabeller i den aktuella arbetsboken samtidigt. Klicka först inuti vilken pivottabell som helst för att öppna den kontextuella analysfliken. Välj sedan Uppdatera allt från alternativet Uppdatera i datagruppen. För det andra, tryck på Ctrl + Alt + F5.
1. Uppdatera när du öppnar arbetsboken
Användare kommer inte alltid ihåg att uppdatera efter ändra underliggande data. Dessutom, om pivottabellerna är länkade till en extern källa, vill du verkligen ha aktuella värden. Det bästa sättet att garantera att tittarna ser den mest aktuella informationen är att tvinga Excel att uppdatera pivottabeller när du öppnar fil, enligt följande:
- Högerklicka på valfri pivottabell och välj Pivottabellalternativ från den resulterande undermenyn.
- I den resulterande dialogrutan klickar du på fliken Data.
- Kontrollera uppdateringsdata när filalternativet öppnas (figur A).
- Klicka på OK och bekräfta ändringen.
Figur A
Detta alternativ tvingar Excel att uppdatera pivottabellen när filen öppnas.
Om du markerar detta alternativ uppdateras den valda pivottabellen eller alla pivottabeller med samma datakälla. Om du har andra pivottabeller, se till att ställ in det här alternativet för alla som har en annan datakälla.
2. Uppdatera med intervaller
Förläng om hur kritisk data är eller om pivottabellen är en del av en instrumentpanel kan du behöva uppdatera ofta, vilket är irriterande. Excel kan uppdatera pivottabellen med jämna mellanrum för att säkerställa att tittarna får aktuell data. Du måste spara pivottabellen i datamodellen när du skapar den på följande sätt:
- Klicka var som helst i datamängden.
- Klicka på fliken Infoga och klicka sedan på pivottabell i gruppen tabeller.
- I den resulterande dialogrutan, markera alternativet Lägg till dessa data till datamodellen (figur B).
- Ändra andra inställningar.
- Klicka på OK. (Att lägga till data i datamodellen kan ta en minut.)
Bild B
Lägg till den nya pivottabellen i datamodellen.
På detta punkt, ordna pivottabellen som vanligt. När du är klar kan du ställa in intervallet enligt följande:
- Klicka var som helst i pivottabellen.
- Klicka på den kontextuella fliken Analysera och välj sedan Anslutningsegenskaper i listrutan Ändra datakälla (i datagruppen).
- I den resulterande dialogrutan markerar du Uppdatera varje alternativ i avsnittet Uppdatera kontroll. Till höger anger du ett intervall i minuter (Figur C).
- Klicka på OK.
Figur C
Ange intervallet i minuter.
Den här inställningen är särskilt användbar för instrumentpaneler och externa datakällor.
3. Bevara cellformatering
Det är irriterande att lägga till direktformatering i en färdig pivottabell, bara för att den ska försvinna när du uppdaterar pivottabellen. rubriker eller lägg till en fyllningsfärg för att markera ett särskilt viktigt värde. Varför spendera din tid om Excel ska ta bort den? Lyckligtvis kan du be Excel att hålla händerna från din direktformatering enligt följande:
- Högerklicka på pivottabellen och välj Pivottabellalternativ från den resulterande undermenyn.
- Klicka Layouten & Fliken Format.
- Längst ner på alternativen markerar du Behåll cellformatering vid uppdatering (Figur D).
- Klicka OK.
Figur D
Skydda direktformatering.
Det är ett enkelt sätt att spara dig själv mycket frustration.
4. Inaktivera AutoFit
Pivottabeller använder en kolumnbredd för autofit som standard. När du ordnar dina data kan du öka bredden på kolumnerna, bara för att få dem snäpp tillbaka till autofit när du uppdaterar pivottabellen. På samma sätt som att bevara direktformatering kan du inaktivera autofit-standard som följer:
- Högerklicka var som helst i pivottabellen.
- Klicka på fliken Layout & Format.
- Avmarkera Autofit-kolumnbredden vid uppdateringsalternativet (Figur E).
- Klicka på OK.
Figur E
Inaktivera pivottabellens autofit-standard.
När du har inaktiverat den här funktionen fortsätter anpassade kolumnbredder efter uppdatering.
Skicka mig din fråga om Office
Jag svarar på läsarnas frågor när jag kan, men det finns ingen garanti. Skicka inte filer såvida det inte begärs. Initiala förfrågningar om hjälp som kommer med bifogade filer kommer att raderas som olästa. Du kan skicka skärmdumpar av dina data för att klargöra din fråga. När du kontaktar mig, var så specifik som möjligt. Till exempel, ”Snälla felsöka min arbetsbok och åtgärda vad som är fel ”kommer förmodligen inte att få svar, men” Kan du berätta varför den här formeln inte returnerar de förväntade resultaten? ” makt. Vänligen ange appen och versionen som du använder. Jag ersätts inte av TechRepublic för min tid eller expertis när jag hjälper läsare, och jag ber inte heller någon avgift från läsare som jag hjälper. Du kan kontakta mig på [email protected].
Se även
- Office Q & A: Excel-referenser, Word-fältkoder och ett tabelltrick (TechRepublic)
- 2 sätt att kommentera en Word-innehållsförteckning (TechRepublic)
- Använd Excel-datavalidering för att förhindra dubbla värden i en kolumn (TechRepublic)
- Ett super enkelt sätt generera nya poster från kolumner med flera värden med hjälp av Excel Power Query (TechRepublic)
- 3 sätt att lägga till ordlista i ett Microsoft Word 2016-dokument (TechRepublic)
- Excel-fel: Hur Microsoft ”kalkylark kan vara hälsofarligt (ZDNet)
- Microsoft lägger till ny geografi, lagrar datatyper i Excel (ZDNet)