Lição 26: controlar alterações e comentários
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Introdução
Digamos que alguém lhe peça para revisar ou colaborar em um documento. Se você tinha uma cópia impressa, talvez use uma caneta vermelha para riscar frases, marcar erros de ortografia e adicionar comentários nas margens. O Word permite que você faça todas essas coisas eletronicamente usando os recursos Controlar alterações e comentários.
Opcional: Baixe nosso documento prático .
Assista ao vídeo abaixo para saber mais sobre controlar alterações e adicionar comentários.
Compreendendo controlar alterações
Quando Se você ativar Rastrear alterações, todas as alterações feitas no documento aparecerão como uma marcação colorida. Se você excluir o texto, ele não desaparecerá; em vez disso, o texto será riscado. Se você adicionar texto, ele será sublinhado. Isso permite que você veja as edições antes de tornar as alterações permanentes.
Se houver vários revisores, cada pessoa receberá um cor de marcação diferente.
Para ativar Controlar alterações:
- Na guia Revisar, clique no comando Controlar alterações.
- O controle de alterações será ativado. Deste ponto em diante, todas as alterações feitas no documento aparecerão como marcações coloridas.
Seu rastreado as alterações podem ser diferentes daquelas vistas acima, dependendo das configurações de marcação do seu computador.
Revisão das alterações
As alterações rastreadas são, na verdade, apenas alterações sugeridas. Para se tornarem permanentes, devem ser aceitos. Por outro lado, o autor original pode discordar de algumas das alterações rastreadas e decidir rejeitá-las.
Para aceitar ou rejeitar alterações:
- Selecione a alteração que você deseja aceitar ou rejeitar.
- Na guia Revisar, clique no comando Aceitar ou Rejeitar.
- A marcação irá desaparecer e o Word irá pular automaticamente para a próxima alteração. Você pode continuar aceitando ou rejeitando cada alteração até que tenha revisado todos eles.
- Quando terminar, clique no botão Tr Comando ack Changes para desligar o Track Changes.
Para aceitar todas as alterações de uma vez, clique no botão Aceitar seta para baixo e selecione Aceitar tudo. Se você não deseja mais rastrear suas alterações, pode selecionar Aceitar tudo e Parar de monitorar.
Opções de visualização de rastrear alterações
Se você tiver muitas alterações monitoradas, elas podem se tornar uma distração se você estiver tentando ler um documento. Felizmente, o Word oferece algumas maneiras de personalizar como as alterações monitoradas aparecem:
- Marcação simples: mostra a versão final sem marcações embutidas. Marcadores vermelhos aparecerão na margem esquerda para indicar onde uma alteração foi feita.
- Todas as marcações: isso mostra a versão final com embutida marcações.
- Sem marcação: mostra a versão final e oculta todas as marcações.
- Original: mostra a versão original e oculta todas as marcações.
Para ocultar alterações rastreadas:
- Na guia Revisão, clique no comando Exibir para revisão à direita do comando Rastrear alterações.
- Selecione a opção desejada no menu suspenso cardápio. Em nosso exemplo, selecionaremos Sem marcação para visualizar a versão final do documento antes de aceitar as alterações.
Você também pode clicar no marcador na margem esquerda para alternar entre marcação simples e marcação total.
Lembre-se disso ocultar alterações de controle não é o mesmo que revisar alterações. Você ainda precisará aceitar ou rejeitar as alterações antes de enviar a versão final do seu documento.
Para mostrar as revisões em balões:
A maioria das revisões aparece embutida, o que significa que o próprio texto é marcado. Você também pode optar por mostrar as revisões em balões, o que move a maioria das revisões para a margem direita. Remover marcações embutidas pode tornar o documento mais fácil de ler, e os balões também oferecem mais detalhes informações sobre algumas marcações.
- Na guia Revisão, clique em Mostrar marcação > Balões > Mostrar revisões em balões.
- A maioria das revisões aparecerá na margem direita, embora qualquer texto adicionado ainda apareça inline.
Para voltar às marcações embutidas, você pode selecionar Mostrar todas as revisões embutidas ou Mostrar apenas comentários e formatação em balões.
Às vezes você pode deseja adicionar um comentário para fornecer feedback em vez de editar um documento.Embora seja frequentemente usado em combinação com o controle de alterações, você não precisa necessariamente ter o controle de alterações ativado para adicionar comentários.
Para adicionar comentários:
- Destaque algum texto ou coloque o ponto de inserção onde deseja que o comentário apareça.
- Na guia Revisão, clique no botão Novo Comando de comentário.
- Digite seu comentário. Quando terminar, você pode fechar a caixa de comentário pressionando a tecla Esc ou clicando em qualquer lugar fora da caixa de comentário.
Para excluir comentários:
- Selecione o comentário que deseja excluir.
- Na guia Revisão, clique no comando Excluir.
- O comentário será excluído.
Para excluir todos os comentários, clique na seta suspensa Excluir e selecione Excluir todos os comentários no documento.
Comparando documentos
Se você editar um documento sem rastrear as alterações, ainda será possível usar recursos de revisão, como Aceitar e Rejeitar. Você pode fazer isso comparando duas versões do documento. Você só precisa do documento original e do documento revisado (os documentos também devem ter nomes de arquivo diferentes).
Para comparar dois documentos:
- Na guia Revisão, clique em o comando Comparar e selecione Comparar no menu suspenso.
- Uma caixa de diálogo aparecerá. Escolha seu documento original clicando na seta suspensa e selecionando o documento na lista. Se o arquivo não estiver na lista, clique no botão Procurar para localizá-lo.
- Escolha o documento Revisado e clique em OK.
- O Word irá comparar os dois arquivos para determinar o que foi alterado e, em seguida, criar um novo documento. As alterações aparecerão como marcações coloridas, assim como Rastrear alterações. Você pode então usar os comandos Aceitar e Rejeitar para finalizar o documento.
Desafio!
- Abra nosso documento prático.
- Ative Rastrear alterações e mostre todas as marcações.
- No grupo Rastreamento, escolha Mostrar revisões em balões.
- No primeiro parágrafo, edite a segunda frase para que se leia Foi um prazer conhecê-lo e fazer um tour pelas instalações.
- No segundo parágrafo, mude a palavra técnicas para estratégias.
- Altere a fonte da carta para Cambria, 12 pt.
- No terceiro parágrafo, selecione as palavras Obrigado e insira um comentário que diz Colocar na mesma linha de Móveis de qualidade.
- Neste ponto, sua carta deve ser parecida com isto (Observação: a cor da marcação pode variar):
- Clique na seta suspensa Aceitar e selecione Aceitar todas as alterações e Parar rastreamento.
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