Queríamos ver em primeira mão como os pedidos de aposentadoria são processados e descobrir se as histórias que ouvimos eram verdadeiras. Por exemplo, fomos informados sobre um misterioso sistema de correio no qual um caminhão vermelho cheio de arquivos de aposentadoria ia regularmente de Boyers para Breezewood, na Pensilvânia. Lá ele foi recebido por um caminhão vermelho diferente que transportou os arquivos pelo resto do caminho até Washington. Descobriu-se que realmente existe um sistema de correio para transportar arquivos que funciona várias vezes por semana, mas aparentemente depende de caminhões padrão, não de veículos vermelhos especiais.
Também aprendemos que o espaço do escritório não é mais naturalmente frio de 60 graus, mas foi atualizado com equipamento HVAC moderno para mantê-lo em uma temperatura confortável para os funcionários. Podemos deixar nossos suéteres no carro.
Apesar de não haver segredos escondidos revelados em nosso passeio, ficamos fascinados em saber mais sobre o que se passa neste espaço cavernoso.
Aprendemos que este é um lugar onde funcionários federais vão trabalhar todos os dias em um espaço de escritório com paredes ásperas de calcário explodido que foram pintadas de prata brilhante. Os pisos são revestidos com 22.000 armários de arquivo, empilhados 10 de altura e organizados em linhas, contendo 400 milhões de registros de aposentadoria de civis. Posicionados de ponta a ponta, esses arquivos se estenderiam por 42 quilômetros. Empilhados uns sobre os outros, eles se elevariam quatro vezes mais alto que o Monte Everest.
A história do centro de processamento remonta a 1902, quando a US Steel descobriu este depósito de calcário cerca de uma hora ao norte de Pittsburgh e começou a minerá-lo para uso na produção de aço. Em 1950, as operações de mineração cessaram e a empresa começou a usar as cavernas que havia criado para proteger os registros corporativos. Em 1954, o espaço estava sendo alugado para empresas e para o governo dos EUA para armazenamento de registros. Em 1960, as operações federais de aposentadoria foram transferidas do Pension Building (agora o National Building Museum) em Washington para Boyers. Hoje, o espaço é propriedade da Iron Mountain, uma empresa de gerenciamento de dados e registros.
Em 1960, a instalação tinha 30.000 pés quadrados de espaço de armazenamento dedicado com 42 funcionários trabalhando principalmente em trabalhos relacionados ao armazenamento de arquivos. Hoje, são 221.000 pés quadrados de espaço com mais de 500 funcionários, agora principalmente focados no trabalho operacional envolvido no processamento de aposentadoria. Há 150 funcionários adicionais que trabalham na cidade vizinha de East Butler no call center da OPM. Outros 300 funcionários trabalham para os Serviços de Aposentadoria na sede da OPM em Washington.
A carga de trabalho no Centro de Operações de Aposentadoria é impressionante. Aqui estão algumas estatísticas sobre suas atividades de processamento no ano fiscal de 2018:
- 114.151 pedidos de aposentadoria
- 93.969 pedidos de sobreviventes
- 1.682.983 ligações telefônicas
- 251.150 e-mails
- 84.000 mudanças de designação de beneficiário
- 185.000 correspondências escritas
- 4.036.540 atividades online de serviços de aposentadoria
Os aposentados podem usar os serviços online para atualizar seus endereços de correspondência, alterar suas designações de retenção de imposto de renda federal e estadual, solicitar um livreto de anuidade em duplicata ou imprimir seu cartão de identificação dos Serviços de Aposentadoria. Quanto mais aposentados e suas famílias recorrem a serviços online para necessidades básicas, mais rápido a equipe da Boyers pode responder a perguntas mais complexas.
Em nosso tour, ficamos sabendo de muitas mudanças recentes para melhorar a eficiência do tedioso processo de adjudicação de reivindicações de aposentadoria e resposta a vários outros pedidos relacionados a benefícios de aposentadoria. As sessões de treinamento estavam em andamento em muitas áreas que visitamos e os registros de aposentadoria eram mantidos de maneira ordenada e segura.
Voltamos de nossa viagem com um renovado senso de otimismo de que os benefícios de aposentadoria dos funcionários federais estão em boas mãos. Na próxima semana, compartilharei o que aprendemos sobre o processo passo a passo de processamento de sinistros para ajudá-lo a entender o que acontece quando você faz a transição de um funcionário federal para um aposentado.