Redação de uma apelação ou carta de solicitação eficaz
Quando escrever uma carta
Muitas normas da universidade exigem a redação de uma carta . Uma carta às vezes é a maneira mais eficaz de enviar uma mensagem específica. Quando falar com alguém, usar e-mail ou preencher um formulário não funcionou ou não é prático, tente uma carta.
Formato
Elementos:
Os elementos encontrados em cartas comerciais típicas são:
- endereço de correspondência completo do remetente
- data em que a carta foi escrita
- endereço da pessoa a quem a carta é endereçada
- linha de assunto
- saudação
- corpo (a mensagem principal)
- fechamento complementar
- linha de assinatura (certifique-se de assinar sua carta)
- anexo e anotações de cópia
Carta do modelo:
O modelo abaixo usa todos os elementos da lista. O layout acima é uma questão de escolha pessoal, assim como a decisão de incluir um número de telefone e endereço de e-mail.
Nota: o texto da carta modelo é excepcionalmente breve. A maioria das cartas de apelação e solicitação requer uma ou duas páginas.
- Samuel Student
123 ABC Street
San Diego, CA 92120(619) 555-1234
- 20 de fevereiro , 2018
- Dr. Jane Skool, Professora
College of _____________
San Diego State University
San Diego, CA 92182 + código de correio - Assunto: Solicitação de exame
- Prezado Dr. Skool:
- Estou escrevendo para solicitar um exame especial no Curso 101. Em 12 de março, a data do exame regularmente agendado, tenho que comparecer ao tribunal como um testemunha. Anexei uma cópia da intimação do tribunal.
- Obrigado por considerar meu pedido. Entre em contato comigo por e-mail ou telefone se tiver alguma dúvida.
- Respeitosamente,
Sam Student - Samuel Student
Red ID * - Encl.
Cc: John O. Smith
Conteúdo e tom
Embora a aparência de uma carta seja importante, o conteúdo e o tom determinarão se a carta realmente faz seu trabalho. Revise todas as políticas relevantes e preste atenção especial ao que o tomador de decisão precisa saber para considerar uma apelação ou solicitação. Essa é a informação que deve constar de sua carta.
Declaração de abertura
A primeira frase ou duas devem declarar o propósito da carta claramente.
Estou escrevendo para apelar da minha situação disciplinar atual e para pedir desculpas por meu envolvimento no rastreamento do piso que levou à minha notificação. Percebo que o que parecia uma diversão inofensiva para mim era, na verdade, um perigo para minha saúde e para a saúde de outras pessoas. Sinceramente, lamento minhas ações naquela noite …
Estou escrevendo para solicitar uma sobrecarga do curso para 2018-2019 …
Seja factual
Inclua detalhes factuais, mas evite dramatizar a situação.
No final de outubro, fui diagnosticado com amigdalite. Fiquei doente por mais de uma semana e perdi a maioria dos meus exames de meio de semestre.
NOTIFICAÇÃO No final de outubro, depois de me sentir muito mal por alguns dias, finalmente me arrastei para o Serviço de Saúde para Estudantes …
Seja específico
Se um recurso ou pedido depende de fatos específicos que o tomador de decisão vai querer verificar, ser específico.
Perdi um teste em 23 de janeiro, porque voei para Vancouver em 19 de janeiro para o funeral de meu avô e voltei em 26 de janeiro. Anexei o recibo da companhia aérea e posso fornecer mais confirmação se isso for útil.
NÃO eu tive que comparecer a um funeral fora da cidade, então perdi o teste em 23 de janeiro.
Documentação
Inclua qualquer documentação exigida pela política ou necessária para fundamentar suas alegações. Se a documentação estiver sendo enviada por terceiros, indique isso com detalhes.
Dr. Bem, o médico do meu pai concordou em escrever para você sobre este assunto …
Atenha-se ao ponto
Não obstrua sua carta com informações ou solicitações que não tenham nenhuma conexão essencial com a mensagem principal.
Não tente manipular o leitor
Ameaçar, adular, implorar, implorar, lisonjear e fazer promessas extravagantes são métodos manipuladores e geralmente ineficazes.
Se você me der a chance de voltar à residência no ano que vem, prometo trabalhar muito, ficar rico e doar um milhão de dólares para a universidade …
Como falar Sobre sentimentos
É tentador exagerar quando algo é importante para nós. Quando os sentimentos são uma parte legítima de uma mensagem, possua o sentimento e declare-o como um fato.
Quando vi minha nota, fiquei muito decepcionado.
Seja breve
É mais trabalhoso escrever uma boa carta curta do que longa. Os tomadores de decisão ocupados apreciam o esforço extra.
Evite erros
Uma carta causará uma impressão melhor se for digitada; livre de erros de ortografia e gramática; livre de gíria; e colocado no envelope do tamanho certo.MAS é muito mais importante cumprir prazos e declarar o objetivo claramente do que enviar uma carta totalmente isenta de erros.
Guarde cópias
Até que o assunto seja resolvido, mantenha cópias de todas as cartas enviadas ou recebidas, bem como documentos e formulários relevantes.
* Adaptado do Escritório de Ombuds da University of Western Ontario, Frances Bauer, Ombudsperson