O significado latino da palavra quorum é derivado de uma palavra que significa quem. Entidades comerciais e sem fins lucrativos desfrutam de uma infinidade de benefícios quando formam um conselho de administração. O principal motivo para as organizações formarem um conselho é reunir os talentos de diretores individuais para tomar as melhores decisões gerais sobre a direção atual e futura da organização. Isso significa que o grupo demográfico que constitui o “quem” dos tomadores de decisão tem grande importância para todas as organizações. Ao não seguir o protocolo do quorum, alguns membros podem se tornar muito poderosos, criando o risco de que as decisões não beneficiem o bem de todos .
As Regras de Robert estabelecem diretrizes para quóruns relativos a protocolos para quando um quórum não pode ser estabelecido, mudando o estatuto em relação a um quórum e a relevância de anunciar uma reunião onde votos importantes serão realizados.
Definindo um quorum
De acordo com as Regras de Robert, a definição de um quorum é o número mínimo de membros votantes que devem estar presentes em uma reunião devidamente convocada para conduzir negócios em nome do grupo . O quorum deve consistir em um número tão grande quanto possível para estar presente em todas as reuniões, quando o tempo não estiver excepcionalmente ruim.
A definição parece um pouco vaga. É! As regras desenvolveram essa definição de propósito para acomodar a diversidade de organizações que usam procedimentos parlamentares.
Estabelecendo um número ou proporção de quorum
Na maioria dos casos, o estatuto estabelecerá as regras para um quorum. Na ausência de uma definição declarada, uma maioria simples constitui um quorum.
Quer você esteja determinando um quorum de quorum pela primeira vez ou redefinindo o estatuto em relação a um quorum, é útil considerar algumas coisas consideração.
- Quem são provavelmente os participantes regulares das reuniões da diretoria?
- O que faz mais sentido para tomar decisões bem fundamentadas e equilibradas?
Tendo essas questões principais em mente, o quorum pode ser definido como uma porcentagem dos membros ou um número fixo. Então, que porcentagem é um quorum? Ao definir essa proporção ou número, tenha em mente que a contagem é retirada do número de membros votantes presentes. Por que isso é importante? Digamos que o estatuto estabeleça que os membros podem votar pelo correio ou por procuração. Em uma reunião em que uma votação será realizada, não há membros suficientes presentes na reunião para atender o quorum. Nenhum negócio oficial pode ser conduzido, mesmo que haja votos suficientes para atender ao quorum, porque não há membros suficientes presentes.
A ausência de um quorum
É raro que um a reunião do conselho tem comparecimento perfeito em todas as reuniões ao longo do ano. À luz disso, as Regras de Robert designaram regras para conduzir negócios na ausência de quorum. No geral, qualquer negócio que tenha sido negociado sem quorum presente é nulo e sem efeito, mas há algumas exceções. Eles incluem:
- tomar medidas para estabelecer um quorum
- fixar a hora para encerrar
- para encerrar
- para entrar em recesso
Existem também algumas coisas bastante óbvias que não podem ser feitas quando o quorum não está presente. Os membros presentes não podem dar consentimento unânime nem notificar outra reunião. Em ambos os casos, não haveria membros suficientes para garantir um voto razoável da maioria.
Se houver quorum no início de uma reunião e os membros saírem durante a reunião, causando a perda do quorum, o o presidente deve declarar a perda do quorum antes de realizar qualquer votação. Outros membros também podem fazer um ponto de ordem sobre a perda de quorum, mas somente quando outros membros não estiverem falando.
Mudança do quociente ou proporção do quorum
Os membros do conselho devem aceitar nota de bandeiras vermelhas que indicam que é hora de uma mudança no estatuto em relação ao quorum declarado. O progresso e o avanço de uma organização mostram sinais positivos de crescimento, mas também podem indicar uma segunda análise da seção de quorum de quorum no estatuto. Um bom momento para revisar o protocolo de quorum é na reunião anual de planejamento estratégico, a menos que algo acione uma revisão antes disso. Aqui estão alguns sinais de alerta que desencadeiam uma revisão:
- quando alguns membros se tornam muito poderosos
- quando as necessidades da organização mudam
- quando a organização passa por um período de crescimento
Os conselhos devem ter cautela em relação a como eles alteram as regras para um quórum. A maneira adequada é atacar nossas certas palavras ou a regra inteira e inserir novas palavras ou uma nova regra e votar nela como uma questão. O risco de emendar o quorum violando a regra primeiro é que o quorum imediatamente se torne a maioria de todos os membros. Para muitas organizações, é um fórum quase impossível para obter um quórum para adotar uma nova regra.
Função do presidente
O presidente ocupa uma posição importante com relação a assegurar que todas as votações realizadas sejam oficiais. Embora seja importante que as reuniões comecem na hora marcada, se o quórum não estiver presente na hora designada, o presidente deve esperar alguns minutos para ver se chega um número suficiente de membros para atender ao quórum. Os membros podem aproveitar a oportunidade para contatar outros membros para ver se o quorum pode ser atingido. Se não houver perspectiva de quorum, o presidente deve anunciar que não há quorum e que nenhum negócio oficial será conduzido.
Se o presidente começar a reunião sem quorum presente e um membro estiver falando em uma questão, esse membro não pode ser interrompido para o propósito de declarar que não há quorum. A mesa deve permitir que o debate continue e permitir que um membro faça um anúncio sobre a falta de quorum quando os membros não estão se pronunciando.
Se ficar claro que não é possível estabelecer um quorum, a mesa pode propor para encerrar a reunião e reagendá-la para outra data. Isso também pode sinalizar uma resposta do presidente para incentivar os membros votantes a estarem presentes na próxima reunião. O adiamento da reunião é uma medida especialmente apropriada para o presidente tomar durante uma reunião anual em que assuntos importantes para o ano precisam ser tratados, incluindo a eleição de dirigentes.
No caso de não haver quorum, o o secretário deve refletir em ata quantos membros estiveram presentes, que o quorum não foi atingido e a data e hora da reunião remarcada. As atas também podem incluir uma declaração de que discussões não vinculativas foram realizadas.
Seguir os protocolos de quórum mantém uma organização equilibrada e democrática. Embora o presidente do conselho seja o principal responsável por estabelecer e anunciar a existência de quorum, todos os membros do conselho devem responsabilizar o presidente por aderir ao procedimento parlamentar adequado, como um sistema de freios e contrapesos.