O formulário W-3 é um formulário de transmissão com totais para todas as partes de Formulário W-2. O W-3, junto com o W-2, é enviado à Administração da Previdência Social a cada ano para mostrar os ganhos totais de todos os formulários W-2. O título oficial do formulário é “Transmissão de declarações de salários e impostos”.
O formulário W-3 é usado apenas quando você está enviando cópias em papel do formulário W-2 para a Administração do Seguro Social. Se você decidir enviar os formulários W-2 do funcionário para a Administração da Previdência Social online, não é necessário enviar um formulário de transmissão W-3.
O formulário W-2 e o formulário W-3
O formulário W-2 é um formulário anual de salário e impostos enviado para dois lugares diferentes:
- É entregue a cada funcionário, mostrando o total de seus salários e impostos pagos durante o ano, para que eles possam usá-lo em seus relatórios de imposto de renda, e
- É arquivado na Administração da Previdência Social ( NÃO o IRS!) Para verificar as informações fornecidas ao funcionário.
Você deve somar os salários de todos os seus funcionários, usando as informações de todos os funcionários W- 2 formulários para preencher o formulário W-3.
Quando um formulário W-3 deve ser preenchido
O prazo para entrega dos formulários W-2 aos funcionários e o envio dos formulários W-2 e W-3 para a Administração da Segurança Social é na mesma data: 31 de janeiro do ano seguinte ao ano fiscal.
Porque o data em que você entrega os formulários W-2 aos funcionários e a data para preencher os formulários W-2 e W-3 com a Administração da Previdência Social é a mesma, você pode dar os formulários W-2 aos funcionários no início de janeiro, para dar mais tempo para encontrar erros.
Se você acha que não conseguirá enviar os formulários W-2 e W-3 a tempo, você pode solicitar uma prorrogação de 30 dias preenchendo o Formulário 8809 – Pedido de Prorrogação de Tempo para Arquivar Devoluções de Informações. Você deve enviar a inscrição até a data de vencimento do formulário. A extensão não é automática, o IRS concede apenas extensões para “circunstâncias extraordinárias ou catástrofe”.
Onde você pode obter formulários W-3
Você não pode simplesmente copiar um formulário W-3 ou imprimi-lo da Internet porque o formulário é impresso com uma tinta vermelha especial. Você deve comprar o tipo necessário de formulários W-3 no mesmo local em que comprou os formulários W-2 ou pode solicitar que o processador de folha de pagamento ou o preparador de impostos os preencha para você. Você pode encomendá-los do IRS, visitando sua página de pedidos online para devoluções de informações. Você também pode encontrar esses formulários em programas de software tributário para empresas.
Preenchimento do formulário W-3 – Caixas de A a H
Antes de começar a trabalhar no formulário, verifique se você tem a versão correta do ano. Você quer a versão para o ano fiscal, não o ano em que está preparando o formulário. Por exemplo, use o 2020 versão para relatórios de impostos de 2020, mesmo que você esteja trabalhando no formulário em 2021.
As informações sobre o empregador são inseridas nas caixas de A a H
Caixa a. Número de controle opcional que você pode usar para seus próprios fins comerciais.
Caixa b. Tipo de pagador. A maioria das empresas marque a caixa com o rótulo “941” para “Tipo de pagador”. O formulário 941 é o formulário de relatório de imposto e salário trimestral preenchido pela maioria dos empregadores. Outras opções incluem um empregador doméstico e outros.
Tipo de empregador. A maioria das empresas com fins lucrativos marca a caixa “nenhum se aplica” para “Tipo de empregador”. As outras caixas são e para organizações sem fins lucrativos e empregadores do governo federal.
Caixa c Número total de formulários W-2. Some o número de formulários W-2 que você está enviando.
Caixa d O número do estabelecimento ajuda os empregadores a identificar diferentes áreas de seus negócios por localização, subsidiária ou divisão. Por exemplo, você pode querer separar os formulários W-2 para os diferentes estados onde os funcionários trabalham.
Você deve separar os formulários W-2 e W-3 para cada estabelecimento, se você identificar os números do estabelecimento nesta seção, ou pode combinar todos os seus estabelecimentos e enviar todos os formulários W-2 junto com um formulário W-3.
Os valores em outros relatórios de impostos trabalhistas, incluindo o Formulário 941 e o Formulário 944, devem estar de acordo com os valores informados no Formulário W-3. Se os valores forem diferentes, você pode ser contatado pelo IRS ou SSA.
Caixas 1 a 19 – Salário e informações fiscais
Os itens na segunda seção (caixas de 1 a 19) são os mesmos para W-2 e W-3. No formulário W-3, você deve fornecer os totais de todas as caixas para todos os funcionários.
O documento Instruções gerais para os formulários W-2 e W-3 inclui guias de referência para a caixa 12 Códigos e Quadro 13 Quadro de decisão da caixa de seleção do plano de aposentadoria.
A parte final do formulário requer que você forneça suas informações de contato, incluindo um endereço de e-mail.
Veja as instruções detalhadas para o preenchimento do formulário W-3 nesta publicação do IRS: Instruções gerais do IRS para os formulários W-2 e W-3.
Quando e como enviar o formulário W-3
O formulário W-3 deve ser enviado ao SSA junto com a cópia A dos formulários W-2 para cada funcionário.
O endereço de arquivamento dos formulários em papel W-2 e W-3 é:
Administração da Previdência Social
Centro de Operações Diretas
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Os totais para cada item no W-3 devem ser iguais aos totais para todos esses itens em todos os funcionários W-2 formulários. O W-2 e W-3 também incluem salários totais do estado e retenção para todos os funcionários.
Se você preencher formulários W-2 online
O SSA incentiva você a enviar os formulários W-2 por e-mail. Lembre-se de que você não precisa incluir um formulário W-3 se estiver preenchendo online. Você pode usar o site do SSA Business Services Online (BSO). O BSO gera o formulário W-3 automaticamente com base nos seus formulários W-2.
Você DEVE apresentar on-line se você tiver um grande número de formulários W-2.
- Por anos, incluindo 2019, antes de você deve arquivar eletronicamente se tiver 250 ou mais formulários W-2 .
O SSA tem duas opções para arquivamento eletrônico por meio de sua seção Business Services Online:
- W-2 Online: você pode usar um formulário W-3 de preenchimento para enviar até 50 formulários W-2 por vez.
- Upload de arquivos: você pode usar um software específico de imposto de folha de pagamento que formata arquivos às especificações SSA para formulários de arquivamento W-2 eletronicamente (EFW2).
Se você cometer um erro
Se você cometer um erro em um W-3 como resultado de cálculos ou se um ou mais W-2s estiverem incorretos, você deve preencher um formulário W-2c e um W-3c com a Administração da Previdência Social.