Leilões para organizações sem fins lucrativos: um guia completo de conformidade e exemplos de formulários

por Dennis Walsh CPA em 18 de maio de 2014

Categorias: Captação de recursos | Liderança e gerenciamento de tópicos Tags: Doações | Legal / Compliance

Os leilões são conhecidos por duas características: eles arrecadam dinheiro (às vezes, muito) e são uma tonelada de trabalho. O contribuidor e contador da Blue Avocado, Dennis Walsh, nos dá um guia de conformidade completo e útil, e ainda melhor: cinco exemplos de formulários para garantir que suas palavras estão corretas:

Leilões de caridade resistiram ao teste do tempo como uma ótima maneira para alavancar nossa cultura orientada para o consumo em benefício de iniciativas sem fins lucrativos. E embora os leilões tenham sido tradicionalmente realizados em eventos especiais, os leilões online aumentaram recentemente em popularidade, tornando mais fácil para os voluntários e permitindo que as pessoas façam lances em suas casas e por um longo período de tempo.

Mas seja um leilão for ao vivo, silencioso ou online, há problemas de conformidade. Este artigo apresenta uma visão geral das principais questões de conformidade de leilões de caridade e como usar a educação de doadores como parte da conformidade. Com esse histórico, e os exemplos de planilhas e formulários incluídos, você pode cumprir mais facilmente as responsabilidades de relatórios e colher os benefícios com confiança.

Observação: várias leis fiscais e disposições regulatórias afetam os leilões de caridade, e essas leis estão sujeitas à interpretação e mudança. Conseqüentemente, o aconselhamento profissional competente pode ser necessário para organizações, patrocinadores e participantes do evento. Exceto conforme indicado, todas as referências de seção referem-se ao Código e Regulamentos da Receita Federal.

Antes do leilão

Licença de solicitação de caridade

A maioria dos estados tem algum tipo de requisito de registro de solicitação de caridade para organizações sem fins lucrativos e firmas profissionais de arrecadação de fundos. Se sua organização sem fins lucrativos estiver conduzindo o leilão por conta própria, na maioria dos casos você não precisará se registrar (presumindo que não seja obrigado a fazê-lo por outros motivos).

Certos estados também exigem a divulgação do status de licença da organização em materiais de solicitação e agradecimentos aos doadores. Em vez de evitar esses requisitos, as organizações devem abraçar a legitimidade adicional que a divulgação pública do status registrado fornece. Clique aqui para obter links para as regras em seu estado.

Política de aceitação de doações em leilão

Considere a adoção de uma política de aceitação por escrito para que você possa recusar presentes menos apropriados com reação menos negativa do doador. Por exemplo, você pode declarar em seu formulário de solicitação de doação que não pode aceitar animais vivos, veículos, itens com requisitos incomuns de armazenamento, itens com custos significativos de transferência ou manuseio ou itens que você acha que não podem ser vendidos prontamente no leilão.

Considerações sobre risco e seguro

Como outros eventos de arrecadação de fundos, os leilões levantam questões de gerenciamento de risco que devem ser abordadas prospectivamente. As instalações e o equipamento devem ser preparados com cuidado e para pessoas de todas as idades e com deficiências em mente. Designe alguém para observar derramamentos de alimentos ou bebidas e outros perigos durante o evento.

Entre em contato com seu corretor de seguros sobre o seu próximo leilão para ter certeza de que a cobertura e o prêmio apropriados estão em vigor. Se estiver servindo bebidas alcoólicas, certifique-se de que sua apólice inclua a cobertura necessária. Embora a adição de um passageiro de apólice para eventos especiais às vezes seja necessário, exigir a compra de uma apólice separada pode indicar que sua seguradora não é especializada em necessidades de seguro sem fins lucrativos.

Documentos para dar aos doadores

As regras são complicadas para saber quanto um indivíduo pode deduzir de seus impostos para uma doação em leilão; uma amostra de dedutibilidade fiscal para participantes do leilão foi desenvolvida para este artigo. Existem regras diferentes para itens tangíveis e para imóveis, para itens apreciados e não apreciados, para artes, para serviços e assim por diante. Em geral, se um doador perguntar sobre dedutibilidade, sugira que fale com seu contador. Mesmo se você fornecer a eles as informações corretas, eles podem se lembrar erroneamente.

Mas você precisa saber quais documentos fornecer ao doador. Mais importante ainda, certifique-se de dar-lhes recibos e reconhecimentos. Assim como você deve dar um reconhecimento por escrito para doação em dinheiro de $ 250 ou mais, os doadores devem ter um reconhecimento por escrito da instituição de caridade para cada doação de propriedade não monetária avaliada em $ 250 ou mais, a fim de reivindicar uma dedução de caridade em sua declaração de imposto de renda (veja a publicação 1771 do IRS para exceções e limites do ano atual).

A confirmação por escrito deve mostrar:

1. 1. Nome da sua organização

1. 1. Descrição da propriedade doada (mas não o valor)

1. 1. Um dos seguintes:

• • Uma declaração de que nenhum bem ou serviço foi fornecido em troca da contribuição

• • Uma descrição e estimativa de boa fé do valor de quaisquer bens e serviços fornecidos em troca de a contribuição (alguns itens de token podem ser desconsiderados)

• • Uma declaração de que bens ou serviços fornecidos em troca da contribuição eram limitados a benefícios religiosos intangíveis

Aqui está um reconhecimento de uma amostra de doação não monetária.

Novamente, não faça uma avaliação do O valor do bem doado recebido. É responsabilidade do doador comprovar o valor de uma contribuição que não seja em dinheiro para fins de imposto de renda, incluindo a obtenção de uma avaliação qualificada quando necessário.

E . . uma organização que não reconhece uma contribuição não incorre em penalidade do IRS. Mas um agradecimento, como uma panqueca, precisa ser servido fresco. Envie um aviso de agradecimento por correio ou e-mail.

No leilão

Imposto sobre vendas

Porque os leilões envolvem a venda de bens, lembre-se de que a maioria dos estados exige que as organizações sem fins lucrativos coletem impostos sobre as vendas de bens da mesma maneira que as empresas com fins lucrativos. (Mesmo que o seu estado isente as organizações sem fins lucrativos do pagamento de impostos sobre vendas ao comprar itens, pode exigir que elas coletem e remetam impostos sobre vendas ao vender itens.)

No entanto, isenções de tais requisitos são comuns para certas atividades de arrecadação de fundos exemplo: imposto sobre vendas de comida quente vendida por voluntários em um evento esportivo para jovens realizado menos de seis vezes por ano). Certifique-se de determinar se você precisa coletar impostos estaduais ou locais sobre admissões em eventos ou vendas em leilão.

Uma vantagem dos leilões de caridade on-line conduzidos por fornecedores comerciais – como BiddingforGood ou MissionFish – é que eles irão coletar e remeter o imposto sobre vendas para você. Uma desvantagem é que eles cobram; por exemplo, BiddingforGood cobra uma taxa anual de $ 595 e 9% das vendas brutas.

Leilões silenciosos costumam utilizar planilhas de lances; aqui está um exemplo de planilha de lances de leilão silencioso que contém linguagem relacionada à dedutibilidade de impostos para que os licitantes tenham essas informações convenientemente visíveis enquanto fazem lances.

Após o leilão: contabilidade e relatórios

Aqui é um exemplo de lista de verificação de relatórios de leilões para organizações sem fins lucrativos. A seguir estão mais detalhes sobre vários pontos.

Receita de leilão e receita de negócios não relacionados (UBI)

A receita de leilão é considerada receita de negócios não relacionada ?

Com certas exceções, uma organização que recebe US $ 1.000 ou mais por ano de receita bruta de atividades comerciais não relacionadas aos seus fins isentos deve apresentar o Formulário 990-T do IRS, Declaração de Imposto de Renda de Negócios de Organização Isenta, e será sujeito ao imposto de renda de pessoa jurídica sobre o lucro líquido dessas atividades.

Para estar sujeito ao UBIT, no entanto, a atividade deve ser exercida regularmente. Os Regulamentos estabelecem que atividades intermitentes, incluindo um evento anual de arrecadação de fundos, não são realizadas regularmente e, portanto, não geram UBI (ver Tes. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Os eventos conduzidos com mais frequência podem exigir uma avaliação mais detalhada. Por exemplo, um leilão contínuo realizado no site da organização provavelmente atenderia a esse requisito.

Mesmo se realizado regularmente, no entanto, há duas exceções UBIT frequentemente aplicáveis a leilões e outras atividades de arrecadação de fundos. Se uma atividade for realizada substancialmente com todo o trabalho voluntário, ou se a organização vender mercadorias substancialmente todas doadas, a atividade não estará sujeita ao UBIT (ver IRC Seção 513 (a)). Para este efeito, “substancialmente todos” é geralmente considerado como significando pelo menos 85%. (Esta é a área em que operam brechós sem fins lucrativos.)

Se a atividade for regularmente exercida e não isenta de outra forma UBIT, e a organização agrupa ou mistura itens contribuídos com itens comprados antes de sua venda, a organização precisa rastrear a porcentagem de itens comprados no pacote / mix. Se as vendas anuais de itens comprados forem mais do que insubstanciais, então a atividade é sujeito ao UBIT (IRM 4.76.51.9).

E quanto aos patrocínios de leilões? Essa receita de publicidade está sujeita ao UBIT?

Com um pouco de cuidado, você pode evitar para tratar a receita de patrocínio como receita de negócios não relacionada.Duas áreas principais:

a) Os materiais podem incluir o nome do patrocinador, logotipo ou linhas de produtos junto com as informações de contato do patrocinador e um link para seu site (Treas. Reg Section 513-4 (f)).

b) Sua organização não deve fornecer qualquer tipo de endosso ou informação comparativa em relação aos produtos ou serviços do patrocinador (IRC Seção 513 (i) (2) (A)).

O que fazer temos que relatar ao IRS sobre o leilão?

Se você recebeu uma doação para a qual um formulário 8282 foi exigido, e você a vende (ou se desfaz) dentro de três anos, você deve preencher o formulário 8282, Retorno de Informações Concluídas, no prazo de 125 dias após a disposição e fornecer uma cópia ao doador. Uma exceção se aplica a um único item de $ 500 ou menos que fazia parte de um grupo semelhante de itens doados, desde que o doador assinasse a declaração na Seção B, Parte II, do Formulário 8283 e identificou separadamente o item.

Mantenha cópias de todos os seus papéis do Formulário 8283 para que possa preencher facilmente o Formulário 8282 após uma venda em leilão ou outra disposição reportável.

Regras especiais para veículos : A venda de um carro, barco ou avião doado com um valor superior a $ 500 deve ser relatada ao doador no Formulário 1098-C do IRS ou uma declaração equivalente dentro de 30 dias da venda e deve ser arquivada junto ao IRS também.

Leilões e suas declarações auditadas

Registro de propriedade doada: De acordo com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), em geral a propriedade doada é reconhecida como receita e registrada pelo valor justo no momento do recebimento . Quando posteriormente vendido em leilão, porque tais presentes em espécie são, em substância, parte da mesma transação, a diferença entre o valor recebido na venda e o valor justo quando originalmente contribuído deve ser reconhecida como um ajuste à contribuição original (Contabilidade FASB Codificação de padrões (ASC) 958-605-25-20).

Algumas organizações preferem registrar o valor da compra do leilão como receita de contribuição e não registrar o item doado quando for recebido. Se a doação e a venda ocorrerem no mesmo exercício, essa conveniência contábil resulta na mesma receita líquida de contribuição. No entanto, se a doação ocorrer em um período fiscal separado do leilão, isso resultaria na omissão da receita de contribuição e do estoque das demonstrações financeiras.

Serviços doados – como uma sessão de fotografia ou planejamento imobiliário consulta – não são reconhecidas como receita. Mesmo que atendam aos requisitos de habilidades especializadas para a inclusão de tempo voluntário nas demonstrações financeiras, eles não atenderiam ao requisito de que normalmente precisariam ser adquiridos se não fossem fornecidos pela doação FASB Accounting Standards Codification (ASC 958-605-25-16 (b)).

Onde o Formulário 990 difere do GAAP

Embora uma organização possa geralmente seguir o GAAP para relatar as contribuições no Formulário 990, há várias distinções importantes relacionadas às doações de propriedade para venda de arrecadação de fundos.

Em contraste com o tratamento GAAP como uma única contribuição, os bens doados para arrecadação de fundos e sua venda subsequente são relatados como transações separadas e distintas no Formulário 990. A diferença entre o valor realizado a partir do venda de propriedade em leilão e o valor justo no momento da doação resulta em um ganho ou perda relatado separadamente de eventos de arrecadação de fundos.

A doação do uso de materiais, equipamentos ou instalações não é reconhecida como em vir. Além disso, a doação de serviços nunca é reconhecida como receita para o relatório do Formulário 990. Em vez disso, a receita do leilão subsequente desses tipos de itens é reconhecida como receita de eventos de arrecadação de fundos no período vendido.

Para dois exemplos úteis das Instruções do Formulário 990, consulte os Exemplos 1 e 2 na página 37 ilustrando o relatório de transações relacionadas ao leilão. Este autor também desenvolveu um exemplo de lista de verificação de itens de conformidade relacionados a leilões, incluindo relatórios relacionados ao Formulário 990, disponível aqui.

Recursos úteis

Os exemplos de formulários a seguir foram desenvolvidos para este artigo e podem ser baixado:

• • Amostra de confirmação de doação não monetária

• • Divulgação de dedutibilidade da amostra de compra de ingressos

• • Apostila de dedutibilidade fiscal para participantes do leilão AMOSTRA

• • Amostra de folha de licitação para leilão silencioso

• • Lista de verificação de relatórios de leilões para organizações sem fins lucrativos AMOSTRA

As seguintes publicações e formulários do IRS estão disponíveis online em www.irs.gov:

• • Pub. 526, Contribuições de caridade

• • Pub.561, Determinando o valor da propriedade doada

• • Pub. 1771, Contribuições de caridade – Requisitos de comprovação e divulgação

• • Formulário 8282, Concluído Devolução de informações

• • Formulário 8283, Contribuições beneficentes sem dinheiro

Dennis Walsh, CPA, oferece seu tempo pós-aposentadoria ajudando organizações sem fins lucrativos da Carolina do Norte com questões contábeis, trabalho para o qual ele recentemente recebeu o Prêmio de Serviço Comunitário do Guilford Nonprofit Consortium. Ele compartilha sua experiência nacionalmente com organizações sem fins lucrativos por meio da Blue Avocado. Por meio da Deborah and Dennis Walsh Foundation, ele também publicou “Legal & Questões fiscais para organizações sem fins lucrativos da Carolina do Norte” e Man From Macedonia, um livro de memórias do líder dos direitos civis Aaron Johnson. Dennis também é autor o artigo Blue Avocado Nonprofit Bookkeeping Test, que é um dos dez artigos Blue Avocado mais vistos de todos os tempos. Dennis pode ser contatado por meio do Projeto Micah. Uma versão deste artigo foi publicada pelo Planned Giving Design Center.