Como a metade do ano Quando a marca for aprovada, muitas empresas com processos formais de avaliação de desempenho estarão lançando ou no meio da conclusão de reuniões e revisões de desempenho no meio do ano. Mesmo que a sua empresa não conduza revisões formais no meio do ano, encorajamos os gerentes a tomarem para si a responsabilidade de estabelecer um período de tempo em que possam dedicar sua atenção aos funcionários para recarregar e reagrupar para o segundo semestre do ano.
Por quê?
A reunião de revisão do meio do ano é uma excelente oportunidade para sentar-se formalmente com os funcionários e:
- revisar metas e realizações para garantir que tudo esteja no caminho certo;
- verificar a situação geral dos funcionários e como eles estão desempenhando suas funções;
- aprender com os funcionários sobre o que está / não está funcionando e qual suporte ou recursos de que precisam para cumprir as expectativas;
- fornecer feedback sobre realizações e treinamento para o desenvolvimento;
- comunicar e planejar quaisquer mudanças na empresa, equipe, funções ou objetivos que afetem o segunda metade do ano.
Mas COMO os gerentes abordam as reuniões de revisão do meio do ano pode fazer ou quebrar tudo. Apenas seguir as moções e improvisar não é suficiente para garantir que os funcionários estejam no caminho certo e recebam o feedback e suporte adequados de que precisam para ter sucesso.
4 etapas para balançar a reunião de avaliação de desempenho semestral: Reserve, prepare, atenda & Acompanhamento.
1. Reserve:
Gerentes ruins: nunca reserve reuniões de meio de ano eles próprios – eles esperam que o RH ou o funcionário as perguntem ou as pula completamente.
A maioria dos gerentes: reserve reuniões para alguns dias em antecipar e fornecer poucas informações sobre as metas da reunião.
Ótimos gerentes: são consistentes com seus check-ins e reuniões formais de meio de ano e fornecem aos funcionários objetivos de reunião e tempo suficiente para se preparar.
Como agitar esta etapa:
- Reserve a reunião de revisão do meio do ano com pelo menos uma semana de antecedência com um convite formal para a reunião. O funcionário deve entender que isso é mais formal do que um check-in em refrigerador de água ou ponto de contato semanal.
- Comunique o propósito da reunião para que o funcionário entenda os objetivos da reunião e possa se preparar.
- Se o funcionário está sendo solicitado a fazer uma autoavaliação antes da reunião, certifique-se de que ele tenha acesso para fazer isso e tempo suficiente.
- Reserve uma sala silenciosa com bastante espaço em sua agenda para que o funcionário saiba que receberá toda a sua atenção. Muitas vezes sugerimos que os gerentes realizem a reunião em outro lugar que não o seu escritório ou onde você normalmente se reuniria.
2. Prepare-se:
Maus gerentes: entre em uma reunião e improvise.
A maioria dos gerentes: leva de 15 a 20 minutos antes da reunião para examinar as metas e fazer anotações mentais.
Grandes gerentes: entendam a importância de mostrar ao funcionário que ele investe tanto em seu sucesso quanto ele. Grandes gerentes começam a se preparar com uma semana de antecedência, coletando comentários de colegas, reunindo todas as notas, fazendo uma revisão detalhada das metas e responsabilidades do trabalho e planejando pontos de discussão para estruturar a reunião de uma maneira positiva, mas construtiva.
O que os grandes gerentes fazem para se preparar antes de uma reunião de revisão do meio do ano:
- Revise as metas de desempenho e responsabilidades do trabalho do funcionário e esteja preparado para fazer perguntas para inicie uma discussão sobre o progresso e o que é necessário do funcionário para cumprir essas expectativas.
- Revise quaisquer comentários ou avaliações de status que o funcionário tenha fornecido no formulário de revisão formal do meio do ano (se aplicável).
- Examine todas as notas de desempenho, feedback ou registros de reuniões de check-in para identificar tendências. Esteja preparado para fornecer contribuições positivas sobre os marcos alcançados e as observações feitas, bem como dicas de treinamento construtivas sobre maneiras de crescer e melhorar.
- Se você estiver usando o feedback 360 de seus pares, certifique-se de que todas as partes relevantes tiveram a chance de envie sua opinião e você terá tempo para revisar e identificar quaisquer tendências, pontos fortes e oportunidades que devem ser comunicadas ao funcionário.
- Faça uma determinação preliminar de até que ponto o funcionário está desempenhando ou alcançando / não atingir as expectativas e que curso de ação será tomado para manter o ímpeto ou para melhorar a situação.
- Determine quaisquer oportunidades de desenvolvimento ou treinamento, quando deve ser buscado, e como isso afetaria o desempenho do funcionário e cronograma de longo prazo.
- Plano para discutir qualquer nova empresa ou mudanças departamentais / de equipe que possam afetar as metas e planos de desempenho do funcionário.
- Reserve um momento para refletir e determinar se há algum comportamento ou método que possa estar facilitando ou impedindo o progresso do funcionário.
- Crie um esboço dos pontos de discussão da reunião e estabeleça metas para os itens de discussão que gostaria de abordar. Planeje o silêncio dos funcionários e o que você pode dizer para manter a conversa em andamento.
3. Conheça
Maus gerentes: passe a reunião falando ou discutindo itens não relacionados ao funcionário ou à sua função. Use a reunião como uma oportunidade para surpreender o funcionário com pontos sobre o que ele poderia estar fazendo melhor.
A maioria dos gerentes: passa a reunião fazendo a maior parte da conversa, fornecendo bom feedback e / ou crítica construtiva. perder a direção da reunião a ponto de os principais pontos de discussão serem perdidos ou apressados.
Grandes gerentes: estão preparados para solicitar a opinião dos funcionários, ficar de olho no tempo e permitir uma boa mistura de reconhecimento e coaching. Grandes gerentes entendem que os funcionários devem sair da reunião armados com o que precisam para cumprir as expectativas, ao mesmo tempo que se sentem revigorados e motivados para enfrentar os próximos 6 meses.
Dicas para realizar uma ótima reunião de revisão no meio do ano:
- Certifique-se de se encontrar em um lugar tranquilo, sem distrações e com todos os telefones ou dispositivos desligados. O funcionário deve saber que tem toda a sua atenção.
- Rapidamente reitere o objetivo da reunião e sua agenda esperada para que o funcionário seja lembrado do que será discutido.
- Pergunte ao funcionário para iniciar a conversa com uma recapitulação dos últimos 6 meses. Os comentários deles são muito reveladores e devem orientar o resto da discussão.
- Se você preparou um plano, ótimo! Siga seus pontos de discussão e metas para:
- confirmar quaisquer pontos-chave dos comentários de autoavaliação (se aplicável)
- reconhecer quaisquer observações ou comportamentos positivos, usando exemplos ou feedback recebido de outras pessoas
- discutir causas e soluções para quaisquer problemas de desempenho ou entrega e perguntar ao funcionário se ele entende as expectativas e o que é necessário para melhorar
- revisar o progresso das metas e itens de desenvolvimento
- comunicar qualquer mudança na empresa, departamento ou equipe que possa impactar suas funções ou objetivos.
- adicionar ou editar novas metas ou itens de desenvolvimento
- discutir quaisquer metas relacionadas à carreira e progresso
- Mantenha os funcionários falando usando declarações importantes como “conte-me mais …” (leia uma ótima postagem aqui para saber como manter a conversa)
- Descreva quaisquer atividades de acompanhamento necessárias após a reunião e defina o tempo e os parâmetros de trabalho em torno delas, se possível, para que o funcionário sabe o que vai acontecer.
- Lembre ao funcionário que você está disponível fora de qualquer reunião formal para discutir o progresso a qualquer momento.
4. Acompanhamento
Maus gerentes: nunca faça acompanhamento após a reunião ou cumpra as promessas feitas.
A maioria dos gerentes: não faça acompanhamento após a reunião e cumpra as promessas se e quando puderem .
Ótimos gerentes: entendam que os funcionários estão esperando a confirmação dos itens discutidos e façam o acompanhamento imediatamente após a reunião.
Veja como grandes gerentes se comunicam após a reunião de revisão do meio do ano:
- Envie um e-mail após a reunião de revisão do meio do ano para delinear quaisquer pontos-chave, itens a confirmar (incluindo datas em que o funcionário pode esperar ouvir) e um esboço de quaisquer promessas ou alterações e quando elas entrarão em vigor.
- Cumpra todas as promessas feitas ou comunique o status ao funcionário.
- Registre todas as notas importantes da reunião ou itens de ação para fácil recuperação. (Se a sua empresa estiver usando um sistema automatizado de gestão de desempenho, esses itens serão entregues ao funcionário automaticamente após o gerente encerrar a reunião de revisão do meio do ano.)
- Programe quaisquer outras discussões de acompanhamento necessárias.
No geral, a reunião formal de revisão do meio do ano é um ótimo momento para dar aos funcionários toda a sua atenção, discutir quaisquer altos e baixos e planejar o que vem por aí. As reuniões do meio do ano não devem substituir o feedback contínuo e os check-ins informais, mas são uma ótima maneira de se reagrupar formalmente, para que os funcionários estejam equipados com a motivação e o suporte necessários para ter sucesso.
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Fontes: