Escopo do projeto – é um alvo móvel e você deseja obter um alvo antes de mapear seu projecto. Definido como a soma de todos os recursos, entregas, recursos e tarefas em um determinado projeto, o escopo do seu projeto é o limite no qual todo o seu projeto existe. Mas até mesmo para começar a definir isso, você precisará mergulhar um pouco mais fundo e delinear o escopo do projeto para definir melhor os objetivos de negócios, entregas e muito mais, a fim de obter a adesão dos principais interessados.
Esta é a sua Declaração do Escopo do Projeto e, assim como um Escopo do Trabalho (SOW), existe para reforçar o escopo do seu projeto para todas as partes participantes.
O que é uma Declaração do Escopo do Projeto?
Normalmente escrita pelo gerente de projeto, uma declaração de escopo descreve todo o projeto, incluindo todas as entregas e seus recursos, bem como uma lista das partes interessadas que serão afetadas. Também incluirá quaisquer objetivos, entregas e metas principais do projeto para ajudar a medir o sucesso.
Sua declaração de escopo do projeto atuará como a principal ferramenta para as partes interessadas e colegas de equipe consultar e usar como uma diretriz para medir com precisão sucesso do projeto.
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Esboço da declaração do escopo do projeto
Semelhante aos cinco Ws do jornalismo – quem, o quê, quando , Onde, Por quê – para ter a declaração do escopo do projeto devidamente delineada, você deve abordar estas sete coisas:
Justificação
Nenhum projeto começa sem uma necessidade já existente, então use-a como sua justificativa. Comece a declaração do escopo do projeto explicando a necessidade do seu projeto e como o resultado final resolverá essa necessidade.
Os exemplos de necessidades podem incluir:
- Chegou um concorrente com um novo produto que atualmente não tem concorrência de mercado
- O feedback do cliente está pedindo uma nova ferramenta para incluir em seu produto
- Uma oportunidade de integração vertical / receita recorrente se apresentou
Descrição do escopo
Pode parecer fácil, mas esta é uma das etapas mais importantes. Em um nível mais alto, liste o que está dentro do escopo de seu projeto e o que está fora do escopo. Isso ajudará a estabelecer limites para a existência do projeto. Ele também gerencia as expectativas / contribuições das partes interessadas e fornece aos membros da sua equipe algumas limitações criativas para trabalhar.
Objetivos de negócios
Descreva seus objetivos de negócios definindo as metas que sua empresa espera alcançar com este projeto. Isso pode incluir datas de meta de lançamento de produto, um novo modelo de negócios para gerar uma taxa mais alta de receita recorrente, maior satisfação do cliente, aumento de compradores de primeira viagem e outros.
Produtos do projeto
Lista as entregas que os membros da sua equipe precisam produzir para atender aos objetivos de negócios. Isso pode incluir o próprio produto, manuais de instrução e instalação, materiais de marketing, comunicados à imprensa, campanhas de publicidade e muito mais.
Exclusões de projetos
Embora seja fundamental que você defina os limites em torno do que projeto inclui desde o início, também é extremamente importante que você liste o que este projeto não inclui. Por exemplo:
- atualizações de aplicativos planejadas para um projeto posterior e intencionalmente não incluídas neste projeto
- Acesso restrito ou reprogramado do cliente a certas linhas de suporte / recursos do produto
Restrições
As restrições do projeto são o que torna o gerenciamento de projetos um quebra-cabeça de resolver. As três principais restrições – ou a Restrição Tripla – para gerenciar qualquer projeto normalmente são tempo, dinheiro e escopo. Eles estão interconectados, o que significa que se você puxar uma alavanca no escopo, outra alavanca no dinheiro ou tempo também se moverá.
Mas existem restrições adicionais do projeto que podem surgir a qualquer momento , incluindo risco, recursos, organização, método, clientes e muito mais. Liste todas as restrições que você prevê em seu projeto, para que você possa tentar ter soluções prontas para lançar quando necessário.
Suposições
As suposições de seu projeto geralmente giram em torno de coisas que acabam sendo restrições, incluindo tempo, dinheiro e escopo. Por exemplo, é nesta seção que você listará, “a equipe de desenvolvimento de front-end estará disponível durante este período de tempo do projeto”, ou, “a equipe de suporte ao cliente receberá novo treinamento de produto em x tempo.” É importante listá-los, pois isso não apenas dirá aos principais interessados quais são seus recursos primários para fazer o projeto andar, mas também lhe dará uma visão rápida de onde estão seus maiores fatores de risco.
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O esboço de sua declaração de escopo do projeto ajudará a atuar como marcadores à medida que você constrói sua declaração de escopo completa.Porque, embora prever o futuro do projeto seja impossível em um nível tão alto, este é o primeiro passo para deixar seu projeto o mais próximo possível do resultado. Começando com as sete declarações principais acima, você pode obter uma vantagem inicial em um projeto de sucesso.
Declaração do escopo do projeto vs. Escopo do trabalho
Existem algumas coisas que determinam o escopo do projeto. as declarações normalmente se confundem com, incluindo seu escopo de trabalho. Eles podem parecer semelhantes, mas aqui estão as principais diferenças entre os dois.
Seu escopo de trabalho é um acordo de trabalho, normalmente entre consultor e cliente, que detalha o acordo de trabalho a ser executado, incluindo, mas não limitado a:
- Entregáveis / produtos / resultados
- Cronograma do projeto
- Marcos do projeto
- Relatórios para catalogar o andamento do projeto
Embora seu escopo de trabalho possa ser demorado para escrever, ele descreve o projeto em si e não necessariamente o plano a ser seguido. A declaração do escopo do projeto, por sua vez, cumpre essa função ao detalhar e mapear exatamente o que esperar do plano do projeto e do próprio projeto.
Declaração do escopo do projeto vs. Plano de gerenciamento do escopo do projeto
Eles podem parecer semelhantes e o resultado do projeto pode ser semelhante, mas uma declaração do escopo do projeto é diferente do seu plano de gerenciamento do escopo do projeto. Um plano de gerenciamento do escopo do projeto é o que segue a declaração do escopo do projeto, detalhando seu projeto do início ao fim.
Além disso, ajuda a definir o trabalho que deve ser feito ao longo do projeto e controla e monitora esses processos. Ele também documenta e rastreia as fases para evitar o aumento do escopo e auxilia no fechamento do projeto, incluindo uma auditoria das entregas e avaliando o resultado do projeto para fatores de sucesso.
Sua declaração de escopo não está tão envolvida – é apenas o guarda-chuva sobre o plano de gerenciamento do escopo do projeto, agindo como uma rubrica para as partes interessadas e membros da equipe seguirem.
Práticas recomendadas para uma declaração do escopo do projeto bem-sucedida
Aqui estão as melhores práticas a serem consideradas ao escrever a declaração do escopo do projeto:
- Evite usar linguagem pesada de jargão. Você conversará com várias pessoas em vários departamentos e especializações, então mantenha a linguagem consistente e clara.
- Seja breve. Uma vez que este é um documento que está buscando a adesão das partes interessadas, provavelmente haverá muitas edições a serem feitas antes de ser finalizado e precisará ser um guia de referência rápida para mais tarde. Portanto, mantenha a simplicidade e economize o jargão para o plano de projeto completo.
- Fique longe de declarações arrebatadoras. Você não quer comprometer demais seus recursos no projeto antes mesmo de começar.
- Certifique-se de responder a perguntas como:
- Quais são os benefícios de negócios de longo prazo?
- O que ele oferece aos nossos clientes que ainda não existe?
- Isso é melhor do que o que oferecemos atualmente no mercado?
Como ProjectManager.com pode ajudar com a declaração do escopo do seu projeto
As implementações de grandes projetos podem exigir tanto tempo quanto energia. Não deixe que isso o oprima antes do início. Para começar, você pode usar nosso modelo de estrutura de divisão de trabalho gratuito e obter um visual das entregas, bem como das tarefas necessárias para concluir antes de enviar sua declaração de escopo do projeto.
A partir daí, você pode tentar ProjectManager.com e usar nossos recursos de gerenciamento de tarefas para obter todas as tarefas necessárias organizadas, priorizadas e classificadas por fase do projeto. Você pode até pedir a opinião de outras pessoas: os membros da equipe podem comentar diretamente sobre as tarefas para que a comunicação permaneça organizada e direta.
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Controle seus recursos, tarefas, resultados e muito mais, para manter seu projeto sob controle. Com ProjectManager.com, você pode praticar o mapeamento do cronograma do seu projeto usando nosso gráfico de Gantt, listar as entregas usando nossa lista de tarefas ou ferramenta kanban e convidar os membros da equipe a revisar o cronograma antes de enviar a declaração de escopo para os principais interessados. Comece seu teste gratuito de 30 dias hoje.