Como redigir uma política de participação do funcionário que seja justa para todos

Está alguns minutos atrasado? Dormiu durante o despertador? Ficou preso no trânsito? Acontece com o melhor de nós. Na verdade, mais de 1 em cada 4 trabalhadores admite chegar atrasado ao trabalho pelo menos uma vez por mês.

Mas quando se trata de comparecimento dos funcionários, até as pequenas coisas podem começar a se somar. De acordo com o Center for Disease Control (CDC), as perdas de produtividade associadas ao absenteísmo custaram aos empregadores dos EUA US $ 225,8 bilhões anualmente, ou US $ 1.685 por funcionário em 2015. Embora possa ser uma ausência inesperada uma vez por mês ou um turno perdido aqui e ali, funcionário individual a frequência pode ter grandes implicações nos seus resultados financeiros.

Insira a política de frequência do funcionário

Uma política de frequência do funcionário é um conjunto documentado de regras projetadas para melhorar a produtividade do funcionário, reduzir o absenteísmo e definir expectativas claras e consistentes para os funcionários.

Para muitas pequenas empresas sem um departamento de RH formal, uma política de presença do funcionário pode parecer um pouco formal. Não deveriam todos estar cientes de suas responsabilidades? Absolutamente. Mas conforme sua empresa começa a crescer ou você contrata mais trabalhadores para a alta temporada, uma política de presença de funcionários justa é crucial para proteger você e seus funcionários e manter os negócios funcionando sem problemas.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a criar sua política de frequência no local de trabalho:

Leve em consideração sua cultura de trabalho atual

Provavelmente, você está desenvolvendo uma presença de funcionários política como forma de resolver os problemas de assiduidade em curso. Seus funcionários podem ter ficado relaxados quanto a chegar na hora certa, esquecido de ligar até depois do início do turno ou simplesmente considerado normal a falta de uma política de atendimento. Ainda assim, é importante lembrar que uma política de frequência não mudará o comportamento do funcionário da noite para o dia e pode exigir uma mudança fundamental na cultura da empresa.

Isso mesmo – a frequência do funcionário faz parte da cultura da sua empresa. E não importa se seus funcionários de negócios são cinco ou cinquenta, a maneira como vocês interagem moldam a cultura e a forma de trabalhar de sua equipe. Sua cultura inclui valores, normas, sistemas, símbolos, linguagem, suposições, crenças e hábitos – como a frequência com que seus funcionários chegam na hora certa.

Portanto, antes de começar a escrever uma política de frequência, converse com seus gerentes e mudanças conduzem sobre suas abordagens atuais e expectativas para a participação dos funcionários. Se um líder de turno está bem com um início lento e outro espera que todos estejam no chão na hora certa, ele envia uma mensagem confusa. Os funcionários que trabalham durante turnos mais lentos podem não ver o problema de ficar cinco minutos atrasado em comparação com os funcionários que estão trabalhando no convés no momento em que chegam pela manhã. Existe uma linha de base atual ou expectativas compartilhadas, ou a abordagem da frequência do funcionário varia de turno para turno e de gerente para gerente?

Também pode haver outros fatores culturais nos bastidores que afetam a frequência do funcionário: se muitos de seus os funcionários têm família e filhos pequenos, eles provavelmente também precisam lidar com emergências ou ausências familiares, e uma política de comparecimento de tolerância zero os colocaria rapidamente fora do emprego. Ou então, sua nova equipe de verão em meio período pode chegar logo depois das aulas nas próximas semanas e não conseguir fazer isso em tempo com o trânsito. A frequência pode até ser um sintoma dos hábitos de programação do seu local de trabalho.

A cultura da sua empresa é tão única quanto a dos seus funcionários. E embora nenhuma política de frequência possa levar em conta todos os cenários únicos, ela deve ser baseada na realidade e criar expectativas realistas para seus funcionários.

Mantenha as coisas simples

No papel, uma política de frequência parece direto – não comparecer ao trabalho é uma ausência, e todos precisam estar presentes no trabalho para manter os negócios funcionando. Mas é uma “ausência” diferente de um “não comparecimento”? É diferente de “atraso”? E se um funcionário chegar uma hora atrasado em comparação com cinco minutos? Eles são tratados da mesma forma?

Uma política de presença de funcionários pode rapidamente começar a girar fora de controle, resultando em um documento do tamanho de um fichário que é difícil de ler e ainda mais difícil de lembrar. Em vez de analisar cenário por cenário, concentre-se em tópicos comuns de atendimento aos funcionários e defina as expectativas em linguagem simples que todos possam entender: ausências, ausências não programadas, atrasos , no-show e dias de licença médica.

• Ausência: o gerente é notificado pelo funcionário com X dias / semanas de antecedência de que o funcionário estará ausente do turno.”

• Ausência não programada: o gerente é notificado pelo funcionário com X horas de antecedência de que o funcionário estará ausente do turno, devido a emergência ou outra causa inesperada.”

• Atraso: o funcionário aparece pelo menos X minutos após o início do turno programado. ”

• Não comparecimento: o funcionário não comparece ao turno sem notificar gestão. ”

• Dias de doença: o funcionário está ausente do turno por motivo de doença ou atestado médico.”

Observação rápida: por que diferenciar um “dia doente” de uma “ausência”? Pode parecer contra-intuitivo, mas construir uma categoria separada para faltas por doença pode realmente ajudar a moral dos funcionários e seus resultados financeiros, especialmente se você estiver no setor de serviços de alimentação.

O CDC estima que manipuladores de alimentos doentes são responsável por 53% dos surtos de norovírus – levando a mais doenças dos funcionários e mais tempo livre. Considere criar uma categoria separada de dias de doença em sua política de frequência para que você e sua equipe possam permanecer saudáveis, e os funcionários doentes não entrem no trabalho em um esforço para evitar uma greve de ausência não programada mais séria em seu registro de desempenho. Em alguns estados, licenças por doença pagas separadas também podem ser a lei.

Quaisquer que sejam as categorias de frequência que você escolher, suas definições devem significar a mesma coisa para todos os funcionários e ser o mais objetivas possível. Um gerente deve ser capaz de diferenciar uma ausência de um atraso quando vê um, e os funcionários devem entender facilmente onde seu comportamento se enquadra na política de frequência.

Inclui ações disciplinares realistas para cada cenário

Agora que você definiu suas categorias de política de atendimento, é hora de definir o que acontece a seguir. Para que uma política de frequência seja justa, é importante que as ações disciplinares não sejam baseadas apenas em crenças pessoais ou expectativas individuais. Não é justo para bons funcionários promulgar uma política de comparecimento de tolerância zero “só porque”. E embora você pessoalmente possa achar que atrasar cinco ou trinta minutos é o mesmo grau de comportamento inaceitável dos funcionários, os impactos reais em sua empresa podem não ser tão iguais.

Em vez disso, dê uma olhada em duas coisas : o efeito que diferentes comportamentos de frequência têm atualmente em seus negócios e as médias de frequência em seu setor. De acordo com o US Bureau of Labor Statistics, os funcionários em tempo integral tiveram uma taxa de ausência geral de 2,8, ou quase três “casos” de ausência por ano em 2017. A taxa média de absenteísmo por ocupações de serviço foi ainda maior, com 3,4 faltas por ano. Portanto, se você está estimando 3-4 ausências não programadas por ano como um intervalo aceitável, você não está muito errado.

Depois de fazer alguns benchmarking, vincule os componentes disciplinares de sua política de frequência aos negócios impacto. Se cada minuto contar em um turno de alto volume, 30 minutos podem ter o mesmo impacto que uma ausência. Se um funcionário tiver que faltar ao trabalho inesperadamente e não conseguir encontrar uma substituição, sua ausência pode ter a mesma gravidade de um não comparecimento. Nesse caso, sua política de frequência poderia declarar:

• “Atraso: o funcionário aparece pelo menos 5 minutos após o início do turno programado.”

• Se o funcionário chegar depois de 30 minutos após o horário de início do turno, o atraso será contado como “não comparecimento”.
• Após 3 atrasos, o funcionário estará sujeito a ação disciplinar.

• “Ausência não programada: o gerente é notificado pelo funcionário com X horas de antecedência de que o funcionário se ausentará do turno, devido a emergência ou outra causa inesperada.”

• O funcionário é responsável por notificar o supervisor e encontrar uma substituição para o turno. Se o funcionário não conseguir encontrar uma substituição, a ausência será contada como “não comparecimento”.
• Após 3 ausências não programadas, funcionário estará sujeito a ação disciplinar.

Obtenha a aprovação do funcionário

Depois de elaborar um primeiro rascunho de sua política de frequência, é hora de rever a etapa Nº 1: compartilhe com seus funcionários e obtenha sua adesão. Dependendo do tamanho de sua equipe, você pode querer apenas um loop na liderança ou dar a todos os funcionários a chance de contribuir. Até mesmo uma simples verificação do intestino serve – alguma coisa soa fora do lugar para seus gerentes? Alguém acha que certas categorias não são realistas? Parece objetivo?

Uma política de atendimento tem como objetivo ajudar a manter seu negócio funcionando perfeitamente no dia-a-dia, e não provocar mais caos. Embora possa haver alguma resistência à mudança (especialmente se ainda não houvesse uma política formal em vigor), um bom atendimento deve parecer um esforço de equipe e uma forma de ajudar todos a trabalhar melhor. Se seus funcionários reagirem mal imediatamente, se sentirem chamados ou acharem que as medidas disciplinares são muito agressivas, ouça o feedback deles.Preste atenção a respostas semelhantes – se mais de um funcionário achar que você deve ser mais flexível em certas áreas, veja se consegue chegar a um acordo e voltar à prancheta juntos.

Mais importante, incorporar o feedback do funcionário em sua política de atendimento também aumenta suas chances de sucesso. Quando questionados sobre o que os motiva a ir além no trabalho, os funcionários classificaram “camaradagem e motivação dos colegas” primeiro. Os colegas, e não o dinheiro, foram considerados a principal fonte de influência no desempenho e comportamento dos funcionários. Conhecer seus colegas de trabalho, não apenas seus gerentes, ajudaram a desenvolver a política de frequência pode ser muito útil para atrair funcionários e manter uns aos outros responsáveis.

Trate os outros como gostaria de ser tratado

No final de do dia, uma política de presença de funcionários justa deve ser aquela em que você se contentaria em trabalhar com você mesmo. Não se intimide com as perguntas difíceis: com que frequência você aparece pessoalmente para trabalhar mais tarde do que o planejado? Você sempre pode ligue com antecedência e informe seus funcionários de que você não chegará dentro do cronograma da apólice? Quantas emergências aparecem durante a semana que o afastam do trabalho? Você pode avisar sua equipe com uma semana de antecedência de que precisará sair do escritório por um dia?

Enquanto você está preparando você r política de atendimento de novos funcionários, não se esqueça do fator mais importante: empatia. Se você não pode cumprir a política de presença de sua empresa, não é justo esperar que seus funcionários o façam. E embora as ausências dos funcionários e o atendimento deficiente possam ser frustrantes, não é possível prever emergências. Às vezes, o inesperado simplesmente acontece, não importa o quão bem você planeje. O despertador não toca. O trânsito está pior do que o normal. A babá liga dizendo que está doente. Você não consegue encontrar suas chaves. Você pega o bug que está circulando no trabalho.

Idealmente, uma política de presença de funcionários justa permite alguma margem de manobra – dentro do razoável. Ao criar sua política, você pode atribuir diferentes graus de seriedade, dependendo da cultura de seu local de trabalho e do que faz sentido para sua empresa. Nem todas as ausências (e nem todas as políticas de frequência) são iguais. Em vez disso, uma política justa cria um padrão para rastrear o desempenho e reforça um dos valores mais importantes do local de trabalho: o respeito mútuo e o tempo de cada um.

Procurando mais uma maneira fácil de manter as coisas justas para você funcionários? O relógio de ponto do funcionário elimina arredondamentos e erros humanos, ao mesmo tempo que incute um senso de justiça no local de trabalho.