Tenho recebido toneladas de perguntas de leitores, clientes e participantes do workshop sobre como escrever cartas de solicitação de patrocínio para garantir dólares de patrocínio. Antes de enviar uma carta de solicitação, é importante que você entenda totalmente o patrocínio como uma disciplina de marketing.
Para esse fim, listei alguns artigos que lhe darão uma visão completa do panorama do patrocínio e como aumentar suas chances de sucesso. Confira os seguintes artigos e recursos:
- Como obter patrocínio para qualquer coisa: um guia passo a passo completo
- O guia essencial para avaliação de patrocínio
- O guia definitivo para a proposta de patrocínio
- Como obter o patrocínio do evento: absolutamente tudo o que você precisa saber
- O guia completo para o patrocínio de títulos: direitos de título, nomenclatura e apresentação definidos
Eu vejo muitos dos mesmos erros sendo cometidos quando os candidatos a patrocínio escrevem uma carta de solicitação aos patrocinadores, portanto, esta postagem se concentrará em uma estrutura e um processo que guiará seus esforços de patrocínio. Também incluí vários modelos de cartas de solicitação de patrocínio, bem como um infográfico para orientar seus esforços no futuro.
Role para baixo para ver o infográfico e os modelos.
O que é uma carta de patrocínio? E quando usar um!
Antes de mergulhar mais fundo no que fazer e no que não fazer ao escrever sua primeira carta de patrocínio, vamos entrar na mesma página com uma definição.
Uma carta de patrocínio, que também às vezes atende pelo nome de proposta de patrocínio, é o seu esforço para garantir o financiamento do patrocinador de sua escolha. Você não está apenas pedindo dinheiro, é claro, mas também detalhando para que o dinheiro seria usado enquanto incentiva o patrocinador a considerar doar.
Uma situação em que você pode optar por enviar uma carta de patrocínio é se você estava organizando um evento, mas precisava de arrecadação de fundos. Por meio de doações de um ou vários patrocinadores, você pode organizar um evento do calibre que pode impulsionar o seu negócio. Ao promover o patrocinador durante todo o evento, como branding, estandes ou até mesmo um evento interativo, o patrocinador também obtém alguns benefícios.
A carta de solicitação de patrocínio não faça a venda! Sim!
Se o seu primeiro ponto de contato com um patrocinador é escrever uma carta de solicitação de patrocínio, suas chances de sucesso são muito baixas. É extremamente importante envolver seus patrocinadores no processo de construção de uma carta de solicitação ou proposta de patrocínio.
Você pode usar a carta de patrocínio para chamar a atenção deles, aquecer uma ligação ou, melhor ainda, resumir os resultados de uma reunião recente antes de passar para uma proposta completa. Acho que uma carta faz mais sentido como ponto de partida do que uma proposta completa, mas nada se compara a um rápido telefonema ou e-mail curto para um patrocinador para entender suas necessidades antes de escrever qualquer coisa.
Como último recurso, um uma carta de solicitação de patrocínio pode ajudar a abrir portas … mas você tem que fazer isso corretamente!
Como escrever uma carta solicitando patrocínio
Como escrever uma carta de patrocínio
O que deve ser incluído em uma carta de patrocínio?
Os componentes básicos de um patrocínio As letras são as seguintes:
- Uma introdução a você mesmo e à sua oportunidade
- O motivo pelo qual você entrou em contato
- Informações sobre o seu público
- Suas oportunidades de ativação e patrocínio
- Uma menção de quando você fará o acompanhamento
Continue lendo para aprender mais sobre cada seção e como usar uma carta de patrocínio para obtenha reuniões com seus clientes em potencial.
Se a meta da solicitação de patrocínio carta não é para fazer a venda, então qual é o objetivo? Resumindo, é para chamar a atenção de seu cliente em potencial e fazer com que atendam sua ligação ou concordem com uma reunião. Como você faz isso? Sendo absolutamente claro sobre sua oportunidade e seu público. Aqui está uma diretriz a seguir ao criar sua própria carta de patrocínio.
Uma introdução a você mesmo e sua oportunidade
Este não é o momento para incluir uma descrição prolixa de vários parágrafos da sua missão, visão, história e de quanto dinheiro você precisa para fazer um orçamento ou realizar seus objetivos. Em vez disso, descreva brevemente quem você é com uma ou duas frases sobre a sua organização. Menos é mais aqui.
O motivo pelo qual você entrou em contato
Por que você procurou esse patrocinador em particular? Por dinheiro, certo? Errado! Diga a eles por que você entrou em contato com eles!
A palavra-chave aqui é “eles”. Por que você escolheu a empresa dele em particular? Você conhece alguém que sugeriu que você se conectasse? Este é o lugar para mencionar o nome do seu contato mútuo e por que eles pensaram que vocês dois deveriam se conhecer.
O que há nas metas corporativas do patrocinador em potencial que se alinham às suas? Eles têm um histórico de oportunidades de patrocínio como a sua? Você oferece acesso a um público que eles indicaram ser importante para eles? O contato principal está envolvido em organizações como a sua?
Aqui é onde você mostra a eles que fez sua lição de casa e que eles não são apenas uma das milhares de cartas que você está disparando porta afora.
Informações sobre o seu público
Esta é a sua oportunidade de se destacar! Patrocínio tem a ver com marketing e vendas, e ambos requerem um cliente-alvo para funcionar. Você conhece o cliente-alvo do seu cliente potencial? É aqui que você prova isso.
Não estou falando sobre informações demográficas básicas ou generalizações abrangentes como “famílias de classe média”. Estou me referindo a dados que descrevem quem é seu público, por que eles estão envolvidos com sua organização, os tipos de compras que planejam fazer e dados relacionados especificamente ao seu cliente em potencial.
Eles compram os de seus clientes em potencial. já está no produto? Você pode ajudar seu cliente em potencial a vender mais produtos ou manter os clientes atuais?
A maioria dos candidatos a patrocínio omite os dados de público-alvo completamente, esperando que seus clientes em potencial fiquem impressionados por sua causa ou apenas pelo prestígio de sua marca. Mesmo assim, sem os dados de público, você se parece com qualquer outra proposta que chega na mesa deles.
Não tem certeza de quem é seu público? Confira esta postagem do blog sobre dados de público e patrocínio.
Suas oportunidades de ativação
Precisa de uma atualização sobre a ativação? Confira esta postagem do blog sobre como criar ideias de ativação que funcionam. Precisa de inspiração para desenvolver algumas ideias de ativação interessantes? Aqui estão oito ideias de ativação para obter esses sucos criativos fluindo!
Em vez de se concentrar em quanto mais Se você quiser do seu patrocinador, use a carta de patrocínio para mostrar ao cliente em potencial que você entende como o patrocínio funciona. Dê a eles três exemplos de ideias de ativação que seus patrocinadores e seu público adoram.
Mostre a eles os tipos de resultados que você pode oferecer, como branding, amostragem, colocação de produtos ou concursos. Seja específico e claro sobre a maneira como você trabalha com patrocinadores e como os patrocinadores podem agregar valor ao seu público (que também é seu cliente-alvo).
Uma menção de quando você fará o acompanhamento
Deixe seu cliente em potencial saber que você planeja fazer o acompanhamento e ser específico sobre quando. Diga a eles que você vai ligar em uma determinada data e hora ou que pretende passar no escritório deles em uma data específica para dizer oi. Nesse momento, você pode avisá-los de que adoraria aprender mais sobre seus objetivos e como podem trabalhar juntos.
Quando você diz ao seu cliente em potencial que pretende fazer o acompanhamento, está mostrando a ele que estamos falando sério sobre como trabalhar juntos. Em seguida, adicione suas informações de contato e convide-os a entrar em contato se os horários acima não forem adequados para eles.
Diante de uma reunião iminente com um candidato a patrocínio, na maioria das vezes, seus patrocinadores entrarão em contato com você primeiro. Pode ser para dizer “não, obrigado” ou para aprender mais sobre seu público e as ideias de ativação legais que você apresentou em sua carta. De qualquer forma, um sim ou não é melhor do que o silêncio, exigindo que você acompanhe para sempre .
Quando não enviar uma carta de patrocínio
Sua carta de patrocínio é toda escrita e polida usando as informações apresentadas até agora neste guia. Antes de colocar esse carimbo, espere! Existem alguns casos em que uma carta de patrocínio pode nem mesmo ser garantida.
Aqui está uma visão geral.
Você não tem conexão anterior com o patrocinador
Se você acha sua empresa ou organização sem fins lucrativos é a única a buscar patrocínio, pense novamente. Milhares e milhares de seus concorrentes farão o mesmo. Talvez eles não tenham como alvo o mesmo patrocinador, mas a história não muda muito.
Qualquer empresa conhecida por seu patrocínio será constantemente bombardeada com uma pilha de cartas e intermináveis e-mails. Você precisa se destacar imediatamente ou sua carta vai acabar no lixo, seja a lata física ou a digital.
É por isso que é bom ter uma conexão, como falei na última seção. Ao pelo menos colocar o pé na porta por meio de alguém que conhece o patrocinador, seu patrocinador potencial pode estar mais disposto a se comunicar com você. Sem isso, você é apenas mais um naquela pilha infinita, ignorado ou completamente destruído.
Você esqueceu os dados do público
É melhor escolher um patrocinador para trabalhar no qual haja alguma sobreposição, sejam objetivos semelhantes ou um público semelhante. Você pode conhecer seu público excepcionalmente bem, mas o patrocinador não tem como obter as mesmas informações se você omitir os dados do público.
Sério, não posso enfatizar a importância disso o suficiente. Reserve um tempo para compilar seus dados de público e incluí-los como parte de sua carta, mesmo que haja apenas uma breve menção. Caso contrário, é improvável que sua carta receba uma segunda olhada do patrocinador.
A linha do tempo é muito apertada
Se o seu evento é na próxima semana, então você pode esquecer de tentar conseguir patrocínio naquele momento. Quando sua carta chegar ao patrocinador, será tarde demais. Eles podem querer ajudar, mas não podem.
Claro, o patrocinador pode querer trabalhar com você se você puder planejar melhor da próxima vez, mas sua falta de organização também pode deixar um gosto ruim em sua boca. Você pode então perder uma oportunidade potencialmente boa apenas por seu planejamento inadequado.
7 melhores práticas para escrever cartas de patrocínio
Conforme você penteia seu rascunho carta de patrocínio pela décima segunda vez (ou talvez pela quinquagésima), certifique-se de seguir estas práticas recomendadas para obter o maior sucesso.
Lidere com sua conexão
No jornalismo, há um termo conhecido como enterrar o lede (ou chumbo). O lede é a frase mais importante do artigo. Deve ser uma das primeiras frases e certamente no primeiro parágrafo.
Quando você enterra uma lede, o ponto crucial da história não começa até o terceiro ou quarto parágrafo. O leitor pode não necessariamente chegar tão longe, então todo o ponto da história é perdido.
Você também pode facilmente enterrar o lede em sua carta de patrocínio se você não conseguir identificar os componentes mais cruciais. Acredite ou não, esse não é o seu pedido de dinheiro. Em vez disso, é tudo sobre quem você conhece.
Isso separa você do resto do grupo, levando você de um desconhecido para alguém com quem o patrocinador pode estar familiarizado. Além disso, como eu disse antes, pode ser a diferença entre o patrocinador ler sua carta ou ignorá-la completamente.
Se você estava em um evento e conheceu o patrocinador ou alguém conectado a você, comece com isso. O pedido de dinheiro pode vir mais tarde, acredite em mim.
Personalize, personalize, personalize
Esta carta será a única solicitação de patrocínio que você enviará? Provavelmente não. Você provavelmente tem uma lista enorme de patrocinadores em potencial para se conectar, mas um não precisa saber que os outros existem.
Personalizar cada uma de suas cartas é uma boa maneira de fazer com que seu patrocinador não saiba que você está cortejando outros. Nunca envie sua carta ao senhor, senhora, ou ao temido “a quem possa interessar”. Encontre um contato na empresa patrocinadora e escreva para ele especificamente. Fale sobre as virtudes da empresa de que você também gosta.
Embora sim, é preciso mais tempo e esforço para criar cartas personalizadas do que inserir alguns nomes em um modelo genérico, vale a pena.
Lembre-se de quem é a carta
Outro motivo para personalizar é manter o foco da carta onde deveria estar: nos próprios patrocinadores . Agora não é o momento de escrever uma sinopse detalhada sobre sua causa ou o que você espera alcançar no ano fiscal.
Uma frase ou duas sobre você é necessária, mas na maior parte, é tudo sobre o patrocinador. Claro, isso é como embelezá-los, mas não é uma coisa ruim neste caso.
Seja breve
Se sua carta de patrocínio não cabem em uma única página de papel impresso, então você precisa voltar e encurtá-la.
Os patrocinadores são pessoas ocupadas, assim como você. Eles não podem ler páginas e páginas em um n tentar atraí-los e convencê-los a doar. Embora não haja uma regra rígida e rápida de contagem de palavras, alguns parágrafos devem ser suficientes.
Peça uma opinião ou ajuda
Aqui está outro truque para despertar o interesse do patrocinador: peça algo dele. Não, não é dinheiro (ainda não), mas talvez sua ajuda ou até mesmo seus pensamentos sobre algo. Ao fazer isso, você está admitindo que eles são especialistas. Você também está mostrando que valoriza o que eles têm a dizer, algo mais que pode colocá-lo no caminho para um relacionamento de trabalho.
Defina um horário para uma reunião ou telefonema
Você pode não se sentir a pessoa mais confiante se estiver abordando um patrocinador por carta pela primeira vez, mas você tem que fingir até você conseguir. Não deixe que o patrocinador determine quando vocês dois poderão conversar.
Novamente, eles são pessoas ocupadas, então podem não ter tempo para você por semanas ou meses. Além disso, se acontecer de você nunca ter uma resposta do patrocinador – o que realmente acontece – então a bola está do lado dele e é isso.
Considerando que, quando é você quem propõe um dia ou hora para um telefonema, como escrevi antes, o patrocinador tem que dizer alguma coisa, seja uma resposta negativa ou positiva. Afinal, algo é sempre melhor do que nada!
Evite gentilezas entediantes
Além de pular “a quem possa interessar”, corte todo o resto da conversa fiada e gentilezas de seu carta. Inclui coisas como “espero que você esteja bem” ou “como vai você?” ou mesmo “como está o tempo?”
Esses quebra-gelos não parecem muito confiantes. Além disso, começar assim enterra o lede, o que você não quer fazer.
Quatro exemplos de modelos de cartas de patrocínio que funcionam
Se precisar de ajuda extra para aperfeiçoar sua carta de patrocínio, tudo bem. Eu atualizei este post com quatro novos modelos que você pode usar. Isso inclui oportunidades de patrocínio para eventos, atletismo, torneios de golfe e contra em espécie.
Modelo nº 1: Exemplo de carta de patrocínio para um evento
Provavelmente, a carta de patrocínio mais comum é uma para obter financiamento para um evento. De conferências, exposições e tudo mais, se você quiser o apoio financeiro de um patrocinador para o seu evento, siga este modelo.
Olá,
Recentemente entrei em contato com sobre um próximo evento para minha empresa / organização, e eles mencionaram que seria bom entrar em contato com você.
Minha empresa / organização estava pensando em ou para um evento e adoraria saber o que você pensa. No momento, estamos planejando sediar o evento em às. Nossa empresa….
Acreditamos que poderíamos atrair por meio deste evento, mas estamos procurando o apoio financeiro certo, como de. Se você ajudar nossa empresa / organização, seu financiamento o ajudará.
Você tem mais tempo para discutir esta oportunidade? Por favor, me avise.
Atenciosamente,
Modelo nº 2: Modelo de carta de patrocínio para atletas
Se você tem uma equipe atlética ou atividade esportiva na agenda, o modelo de carta acima realmente não funcionará. Você precisa de um mais adequado aos seus objetivos, como este.
Caro,
Nos conhecemos há algumas semanas em. Lembro-me de ter conversado com você sobre seu interesse em oportunidades esportivas, por isso pensei em entrar em contato com você agora.
Nossa empresa / organização está organizando um e adoraria ter o patrocínio de. A equipe que construímos é realmente talentosa e animada para jogar, mas precisamos do apoio de uma empresa como a sua porque.
Ajudando nossas atividades esportivas, nossa equipe seria capaz de fazê-lo.
Adoraria falar mais com você sobre isso ou quando você estiver disponível. Por favor, deixe-me saber o que funciona para você. Muito obrigado pelo seu tempo.
Atenciosamente,
Modelo # 3: Exemplo de carta de patrocínio para um torneio de golfe
Se você está se concentrando mais em um esporte específico, como um torneio de golfe, sua carta de patrocínio não será idêntica à acima. Aqui estão alguns ajustes a serem feitos.
Olá,
Fui encaminhado a você e pensei que você seria uma escolha fantástica como um ávido fã e apoiador de golfe.
Isso atrairá, o que percebemos sobreposto a alguns dos objetivos da sua empresa. Assim, pensamos que uma parceria patrocinada seria bem adequada para nós dois.
Ao aceitar o patrocínio,. Eu ficaria feliz em responder a quaisquer perguntas ou discutir esta oportunidade com você. A respeito ? Também posso trabalhar com prazer em sua programação. Apenas me diga.
Estou ansioso para ouvir de você.
Atenciosamente,
Modelo nº 4: Modelo de carta de patrocínio para Contra ou In- Patrocínios amáveis
E se você não estiver necessariamente procurando por fundos ou uma doação, mas sim bens e serviços? Isso é conhecido como patrocínio em espécie e requer um tipo totalmente diferente de carta de patrocínio.
Aqui está um modelo para despertar sua criatividade.
Bom dia / tarde,
Seu nome apareceu por meio de alguns de nossos contatos e achei melhor me apresentar formalmente. Eu sou e minha organização / empresa faz.
Mencionei sua empresa porque. Atualmente, nossa organização / empresa está buscando doações em espécie, e gostaríamos de perguntar se você consideraria fazer uma doação.
Nossa empresa / organização precisaria, e acreditamos que você poderia ser um integrante ajuda com isso. Se você doar.
Eu adoraria discutir isso mais com você, talvez se isso funcionar para você. Caso contrário, informe-nos em um momento mais apropriado.
Muito obrigado,
Coisas a evitar em sua carta de patrocínio
Existem várias coisas que você não deseja fazer em seu evangelismo inicial. Sem nenhuma ordem específica, eles são:
- Solicitações financeiras específicas
- Grades e níveis de patrocínio
- Solicitações de produtos gratuitos para patrocínio em espécie
- Folhetos, panfletos, amostras ou propostas
- Imagens das partes interessadas ou usuários do programa
- Focando na necessidade
- Palavras como “a quem pode preocupação ”(certifique-se de endereçar a carta a uma pessoa específica)
- Suposições sobre seu público-alvo ou grupo demográfico principal
- Contratos de patrocínio que solicitam uma assinatura ou contrato na primeira vez que você entrar em contato para eles
Mantenha o foco no objetivo central da carta de patrocínio: apresentar sua oportunidade de maneira respeitosa e solicitar uma reunião.
Tempo de acompanhamento!
Se você enviou sua carta a um cliente potencial frio, a primeira coisa a fazer é implementar todas as técnicas sugeridas nas postagens do blog listadas neste artigo. Em outras palavras, tente aquecer o contato e conectar com eles diretamente.
Se você não consegue estabelecer uma conexão direta com seu cliente em potencial, prepare-se para fazer o acompanhamento. Muito. Lembre-se de que essas pessoas recebem centenas desses tipos de solicitações todas as semanas (ou todos os dias em alguns casos!). Comece acompanhando na data e hora em que você disse que faria, depois continue um pouco mais.
Como escrever uma carta de agradecimento para patrocínio
A carta de agradecimento você envia seus patrocinadores é realmente chamado de relatório de cumprimento Em um relatório de cumprimento, você descreve todas as coisas que prometeu a seus patrocinadores, quanto eles pagaram por esses benefícios, benefícios de patrocínio tangíveis e intangíveis e, em seguida, relata o quão bem você entregou esses ativos junto com o valor revisado do que você realmente entregues.
Você quer ter certeza de agradecer seus patrocinadores dentro de uma semana após o final de seu evento ou campanha (ou trimestralmente se você tiver um relacionamento de um ano com seus patrocinadores).
Lembre-se, se o seu primeiro ponto de contato com um patrocinador é escrever uma carta de solicitação de patrocínio, suas chances de sucesso são muito baixas! Você pode usar a carta de patrocínio para chamar a atenção deles, aquecer uma chamada ou, melhor ainda, resumir os resultados de uma reunião recente antes de passar para uma proposta de patrocínio completa.
Como último recurso, depois experimentando todas as técnicas listadas acima, uma carta de pedido de patrocínio pode ajudar a abrir portas … mas você tem que fazer isso da maneira certa! Uma carta ou proposta, não importa o quão bem escrita seja, nunca substitui as boas e antigas vendas centradas no patrocinador.
Conclusão
Enquanto um patrocínio A carta pode ser uma ferramenta valiosa para conseguir um patrocinador em potencial, você não pode simplesmente pedir dinheiro logo de cara. Escrever uma dessas cartas é uma arte. Com os modelos, infográfico e práticas recomendadas destacados neste artigo, você está no caminho certo para acertar sua próxima carta de patrocínio. Boa sorte!
SOBRE O AUTOR
Chris Baylis é o presidente e CEO do The Sponsorship Collective e um geek confesso em patrocínios.
Depois de vários anos como patrocinador (isso mesmo, aquele que investe o dinheiro!) Chris decidiu passar para o lado das vendas de patrocínio, onde fechou pessoalmente dezenas de milhões de dólares em acordos de patrocínio. Chris está na linha de frente de acordos de patrocínio de milhões de dólares e construiu e treinou equipes para fazer o mesmo.
Agora, Chris passa seu tempo trabalhando com clientes para avaliar seus ativos e desenvolver estratégias que impulsionem vendas. Um talentoso palestrante e consultor internacional, Chris ajudou seus clientes a arrecadar milhões em dólares de patrocínio.
Conecte-se com Chris via: The Sponsorship Collective | Twitter | LinkedIn