Escrever um funcionário não é algo que alguém anseia – ou a primeira escolha de ninguém. Freqüentemente, os avisos por escrito são um sinal de que os primeiros processos disciplinares vêm e vão, e que um funcionário está se encaminhando para a demissão. A esta altura, você provavelmente dedicou muito tempo e esforço para ajudá-los a mudar – com pouca ou nenhuma melhoria.
Escalar as coisas “oficialmente” pode parecer intimidador, mas também é uma oportunidade. um aviso por escrito cria uma trilha de papel e fornece aos funcionários uma estrutura formal para colocar as coisas nos trilhos. Siga estas oito etapas fáceis para ter certeza de que acertou.
Não faça isso quando estiver com raiva
Pode ser estranho começar com um “não”, mas esta etapa é de longe a mais importante. Não trabalhe na descrição de um funcionário quando já estiver com raiva ou estressado com a situação. Você precisa ser capaz de documentar as coisas objetivamente (o que veremos a seguir), e isso pode ser difícil quando você está emocionalmente envolvido.
Você provavelmente já passou por um processo disciplinar verbal e talvez receba feedback várias vezes, de várias maneiras. Você pode estar pronto para deixar os funcionários saberem o quanto eles erraram. Por mais tentador que seja, não faça isso.
É importante manter a calma em qualquer situação disciplinar de funcionário, mas ainda mais quando se trata de documentação escrita. Uma descrição formal do funcionário irá para o registro do funcionário, que você não deve presumir que ninguém mais verá. No caso de uma ação judicial de rescisão ilegal, você precisa compartilhar qualquer documentação que tenha sobre o desempenho de um funcionário e deseja que as coisas continuem profissionais, não pessoais.
Uma descrição formal do funcionário também é um formulário de disciplina progressiva destinada a ajudar a corrigir o comportamento do funcionário de uma forma tangível, não ser um discurso escrito contra eles. Se não for uma informação útil para eles ou apenas você desabafar, não é apropriado incluir. Se um funcionário faz algo errado e é para escrevê-los, tire um dia, consiga algum espaço e entre nisso com a mente clara.
Documente o problema
Agora, no fazer. A documentação é importante para avaliar o desempenho dos funcionários – bom ou ruim – e os gerentes devem se sentir confortáveis documentando todos os tipos de interações dos funcionários. Ter uma documentação sólida pode protegê-lo:
- Fornecendo uma trilha em papel no caso de uma ação judicial de um funcionário, mesmo em estados à vontade.
- Apoiando as decisões por trás de cada funcionário ação que você toma, incluindo por que alguns funcionários são promovidos e outros são demitidos, bem como quem recebe um aumento e por quê.
- Fornecendo um cronograma concreto do comportamento do funcionário e ação disciplinar progressiva.
Quando estiver pronto (e calmo), comece a escrever o seu funcionário com a documentação explicando o problema com o desempenho dele:
- Dirija o seu relatório ao funcionário e forneça um registro de seu comportamento até este ponto.
- Use exemplos específicos com horas e datas.
- Acima de tudo, atenha-se aos fatos. Seja objetivo e fale apenas sobre o que aconteceu e quando.
Em um artigo de um funcionário, certifique-se de não adicionar seu próprio toque ou fazer os funcionários sentirem que você está cumprindo uma vingança pessoal. Não diga: “Tom é um procrastinador e preguiçoso”. Diga: “Tom chegou atrasado em seu turno três vezes” e inclua quais turnos foram, com os horários exatos.
Use as políticas da empresa para apoiá-lo
Você já ouviu alguém dizer que o motivo pelo qual foi demitido é porque seu gerente simplesmente não gostava dele? Embora os funcionários possam dizer que é preconceito ou tirar suas próprias conclusões para uma avaliação de desempenho insatisfatória, a meta de um gerente deve ser apresentada como o oposto.
Não é que os funcionários não possam seguir um padrão arbitrário . É que eles não estão cumprindo as políticas da empresa com as quais concordaram quando foram contratados. Então, depois de examinar o que há de errado com o desempenho de um funcionário, a próxima etapa é explicar seu raciocínio e vincular suas ações às políticas da empresa e às expectativas para sua função. Aqui estão alguns cenários comuns:
- Um funcionário está constantemente atrasado para o trabalho: consulte sua política de frequência que determina que os funcionários só podem chegar atrasados duas vezes antes de uma ação disciplinar ser tomada.
- Violações do código de vestimenta: inclua que a política da empresa diga que os funcionários devem sempre estar com o uniforme esperado durante o horário.
- Um funcionário continua a usar as mídias sociais durante o horário de trabalho: cite sua regra de uso de telefone celular e que os funcionários não devem usar mídias sociais ou dispositivos pessoais durante o expediente.
Quando se trata de disciplina progressiva, um artigo explica por que o comportamento documentado não é bom ao padrão e como os funcionários devem melhorar.Se seus funcionários assinaram um manual do funcionário ou política de presença quando foram contratados, agora é um bom momento para incluir isso também.
Inclua quaisquer declarações de testemunhas relevantes
Se o problema de desempenho em jogo foi levantado por outro membro da equipe, envolve vários funcionários, ou seu funcionário trabalha em estreita colaboração com outro supervisor ou gerente de turno entre vocês, inclua a declaração deles em seu relatório. Lembre-se de que qualquer uma dessas declarações pode ser relevante posteriormente no caso de uma reclamação legal. Portanto, é importante que os depoimentos das testemunhas sigam as mesmas diretrizes de uma boa documentação:
- Todos os depoimentos das testemunhas devem ser observações factuais, não opiniões subjetivas.
- Os depoimentos das testemunhas devem ajudar a construir um caso confiável de comportamento contínuo que levou ao relato do funcionário.
- As declarações das testemunhas devem incluir quaisquer esforços ou medidas disciplinares de outros supervisores para corrigir o comportamento ao longo do caminho.
Defina expectativas de melhoria
Depois de detalhar onde o desempenho do seu funcionário precisa melhorar e por quê, é hora de definir as diretrizes de como você espera que eles o corrijam. Não é útil simplesmente expor o que os funcionários fizeram de errado. Na verdade, a Harvard Business Review relata que mais funcionários preferem receber feedback corretivo de seu chefe do que elogios e que 72% dos funcionários acreditam que seu desempenho melhoraria se recebessem feedback corretivo.
O feedback corretivo é honesto, concentra-se no problema (não na pessoa) e inclui etapas para melhorias. Portanto, prepare seus funcionários para o que virá a seguir, uma vez que eles tenham recebido seu relatório. Inclua a ação corretiva necessária e qual será o resultado se elas melhorarem ou se as coisas piorarem. Se o funcionário não melhorar e a próxima etapa após o relatório for a rescisão, deixe claro para que eles estejam preparados exatamente para o que está em jogo.
Entregue a notícia pessoalmente (e prova do recebimento)
Depois de terminar a redação disciplinar, agende uma reunião com seu funcionário e analise-a pessoalmente. Traga uma testemunha para confirmar que a reunião aconteceu e que seu funcionário foi informado de suas preocupações com o desempenho no trabalho. Então é hora de a conversa começar:
- Compartilhe suas preocupações e mostre aos funcionários cada exemplo de desempenho ruim. Se o seu funcionário pedir provas ou argumentar que determinado problema ocorreu ou não, use sua documentação.
- Aponte para as políticas da sua empresa. Todos os funcionários leram e concordaram com as políticas quando foram contratados.
- Explique o que acontece a seguir e quais etapas você espera que eles sigam em resposta ao artigo.
- No final , peça a seu funcionário que assine o documento confirmando que o recebeu e leu.
Seu funcionário pode não receber bem a notícia. Eles podem se recusar a assinar o artigo. Se você estiver preocupado com esse possa ser o caso, a Society for Human Resource Management sugere deixar espaço no artigo para que os funcionários adicionem seus próprios comentários e respostas assinadas, ou permitir que os funcionários enviem uma contestação por escrito com sua assinatura, que você pode então anexar ao seu relatório disciplinar.
Guarde uma cópia para seus registros
Assim que seu funcionário assinar o relatório, dê a ele uma cópia e guarde uma para você registros. Adicione-o ao arquivo do funcionário para ter um registro e prova de que eles receberam a denúncia.
Se qualquer tipo de rescisão ilegal ou processo de discriminação surgir, você terá o backup de que precisa. A documentação mostrará que você conduziu o processo corretamente e que seu funcionário foi informado em cada etapa do processo.
Acompanhamento
O processo disciplinar não termina depois que você escreve um funcionário . Finalmente, certifique-se de fazer o acompanhamento com base na programação que você descreveu no aviso disciplinar. Veja se o desempenho do seu funcionário melhora e se eles mantêm as mudanças esperadas em seu relatório. Caso contrário, você já definiu as etapas para o que vem a seguir.
Se seu funcionário melhorar, considere continuar o período probatório após a data de redação. A confiança leva tempo para ser reconstruída e eles não se tornarão o funcionário do mês da noite para o dia. Demorou para as coisas chegarem ao estágio de notificação disciplinar, e demorará para recuperá-las.
Um relatório de um funcionário não é uma resposta mágica para problemas disciplinares. Às vezes, é necessário um aviso formal para dar a um funcionário o alerta de que ele precisa para mudar seu comportamento. Se melhorarem, dê-lhes mais responsabilidade e veja se eles continuam enfrentando o desafio.