Como – e por que – incorporar sua empresa

O termo corporação vem do latim corpus, que significa corpo. Uma empresa é um organismo – é uma pessoa jurídica aos olhos da lei. Pode mover ações judiciais, comprar e vender propriedades, contratar, ser tributada e até cometer crimes. Sua característica mais notável: uma corporação protege seus proprietários de responsabilidade pessoal por dívidas e obrigações corporativas – dentro de certos limites.
A corporação é considerada uma entidade legal criada artificialmente que existe separada e à parte daqueles indivíduos que a criaram e carregam sobre as suas operações. Com apenas um incorporador, a sociedade pode ser constituída simplesmente mediante o depósito de um pedido de foral no respectivo estado. Com o depósito deste pedido, o incorporador registrará fatos, tais como:

• o objetivo da empresa pretendida,
• os nomes e endereços dos incorporadores,
• o valor e os tipos de capital social que a empresa será autorizada a emitir, e
• os direitos e privilégios dos titulares de cada classe de ações.

Por que incorporar?
É verdade que operar como uma corporação tem seu quinhão de desvantagens em certas situações. Por exemplo, como proprietário de uma empresa, você seria responsável por l requisitos de manutenção de registros e detalhes administrativos. Mais importante, em alguns casos, operar como uma corporação pode criar uma carga tributária adicional. Esta é a última coisa que um empresário precisa, especialmente nos estágios iniciais de operação.
Lembre-se, além de razões fiscais, a motivação mais comum para incorrer nos custos de constituição de uma empresa é o reconhecimento de que o acionista não é legalmente responsável pelas ações da corporação. Isso ocorre porque a empresa tem sua própria existência separada, totalmente separada daqueles que a dirigem. No entanto, vamos examinar três outras razões pelas quais a corporação prova ser um veículo atraente para a realização de um negócio.

• Vida ilimitada. Ao contrário de propriedades e parcerias, a vida da corporação não depende sobre a vida de um determinado indivíduo ou indivíduos. Pode continuar indefinidamente até que atinja seu objetivo, se funda com outra empresa ou vá à falência. Salvo indicação em contrário, pode continuar indefinidamente.

• Transferibilidade de ações. É sempre bom saber que a participação acionária que você tem em uma empresa pode ser prontamente vendida, transferida ou doada a outro membro da família. O processo de se desfazer da propriedade em sociedades e sociedades pode ser pesado e caro. A propriedade deve ser renomeada, novas escrituras e outras medidas administrativas tomadas a qualquer momento que ocorra a menor mudança de propriedade. Com as empresas, todos os direitos e privilégios dos proprietários individuais são representados pelo e ações que eles possuem. A chave para uma transferência rápida e eficiente da propriedade da empresa é encontrada no verso de cada certificado de ações, onde geralmente há um local indicado para o acionista endossar e assinar quaisquer ações que serão vendidas ou alienadas.

• Capacidade de levantar capital de investimento. Geralmente é muito mais fácil atrair novos investidores para uma entidade corporativa devido à responsabilidade limitada e à facilidade de transferência das ações. Ações podem ser transferidas diretamente para novos investidores, ou quando ofertas maiores ao público estiverem envolvidas, os serviços de corretoras e bolsas de valores são solicitados.

Vantagens da incorporação

• Os proprietários estão protegidos da responsabilidade pessoal por dívidas e obrigações da empresa.
• As empresas têm um corpo de precedentes legais confiável para orientar os proprietários e gerentes.
• As empresas são os melhor veículo para eventuais empresas de capital aberto.
• As empresas podem levantar capital mais facilmente por meio da venda de títulos.
• As empresas podem facilmente transferir a propriedade por meio da transferência de títulos.
• As empresas podem ter uma vida ilimitada.
• As empresas podem criar benefícios fiscais sob certas circunstâncias, mas observe que as empresas C podem estar sujeitas a “dupla tributação” sobre os lucros. Para evitar isso, muitos proprietários de negócios optam por operar suas empresas de acordo com o subcapítulo S do Código Interno. Também conhecida como uma corporação S, esta entidade permite que a receita passe para os acionistas individuais.

Desvantagens da incorporação

• As corporações exigem reuniões anuais e exigem proprietários e diretores para observar certas formalidades.
• Corporações são mais caras de se estabelecer do que sociedades e empresas individuais.
• Corporações exigem arquivamentos periódicos com o estado e taxas anuais.

Primeiros passos

Para iniciar o processo de incorporação, entre em contato com a secretaria de estado ou a repartição estadual responsável pelo registro de empresas em seu estado. Solicite instruções, formulários e tabelas de taxas sobre a constituição de empresas. É possível abrir um processo de incorporação sem a ajuda de um advogado, usando livros e software para orientá-lo. Suas despesas serão o custo desses recursos, as taxas de depósito e outros custos associados à incorporação em seu estado.
Se você mesmo abrir o processo de incorporação, economizará nas despesas de usar um advogado, que pode custar de US $ 500 a US $ 1.000. A desvantagem de seguir esse caminho é que o processo pode levar algum tempo para ser realizado. Também há uma chance de você perder alguns detalhes pequenos, mas importantes na lei do seu estado. Você também pode optar por usar um empresa de serviços de incorporação para preparar e arquivar os documentos no estado.

Uma das primeiras etapas que você deve realizar no processo de incorporação é preparar um certificado ou contrato social. Alguns estados fornecerão um impresso formulário para isso, que você ou seu advogado podem preencher. As informações solicitadas incluem o nome proposto da empresa, o objetivo da empresa, os nomes e endereços das partes que a constituem e a localização da sede dos corpora A corporação também precisará de um conjunto de estatutos que descrevam em mais detalhes do que os artigos como a corporação será administrada, incluindo as responsabilidades dos acionistas, conselheiros e diretores; quando as assembleias de acionistas serão realizadas; e outros detalhes importantes para administrar a empresa. Assim que seus artigos de incorporação forem aceitos, o escritório do secretário de estado enviará a você um certificado de incorporação.
Onde incorporar
Uma decisão importante a ser tomada ao incorporar envolve a seleção do estado de incorporação adequado. Você está não é necessário incorporar no estado em que sua empresa opera; você pode escolher entre qualquer um dos 50 estados ou o Distrito de Columbia.

Uma corporação é considerada uma corporação estrangeira em todos os estados, exceto no estado onde foi constituída. Se uma empresa estiver realizando negócios em um estado diferente de onde foi constituída, pode ser necessário registrar-se para obter um certificado de autoridade para realizar negócios (também chamado de qualificação estrangeira) no outro estado. Se uma empresa estiver realizando transações comerciais e não se registrar como empresa estrangeira, ela pode perder o acesso aos tribunais desse estado e enfrentar multas e penalidades fiscais.

Uma empresa estrangeira que se registra para um certificado de autoridade em outro estado deve pagar taxas de registro estaduais para o registro de qualificação; essas taxas são normalmente mais caras do que o custo de registro de uma empresa nacional. Além disso, as empresas estrangeiras qualificadas estão sujeitas a impostos e taxas de relatório anual do estado de incorporação e do estado. Portanto, a vantagem real de se constituir em um estado com taxas de depósito inicial muito baixas e baixo imposto de renda corporativo não é tão grande quanto parece se sua empresa ainda precisar se qualificar para fazer negócios em seu estado de operação.

A definição de “fazer negócios” depende do estado e da situação. Consulte seu advogado para determinar como a lei se aplica à sua situação. Em geral, porém, alguns fatores que um estado considera quando determinar se uma empresa está fazendo negócios em um estado inclui:

1. A empresa tem presença física no estado?
2. A empresa tem funcionários no estado?
3. A corporação aceita pedidos no estado?
4. A corporação possui uma conta bancária no estado?

Observe que simplesmente fazer negócios via pedido por correspondência ou a Internet normalmente não é o mesmo que fazer negócios; entretanto, a determinação é feita caso a caso. Novamente, consulte seu advogado para obter detalhes, pois esta lista não pretende ser abrangente.

Como a incorporação afeta o financiamento
Se você planeja buscar investimento, a entidade preferida da maioria dos investidores e VCs é a C corporação, que é a corporação padrão formada por incorporação. Empresas de responsabilidade limitada, sociedades de responsabilidade limitada e outras entidades não são favorecidas devido à variação nas regras entre os estados e porque não têm a estrutura jurídica de acionistas, conselho de administração e diretores, que são componentes padrão de investimento.
Se você tiver menos de 35 acionistas, provavelmente desejará ser uma corporação S para fins fiscais. Você deve preencher o formulário de eleição 2553 dentro de um curto período de tempo após a incorporação, portanto, certifique-se de verificar com o IRS sobre o arquivamento e Se precisar expandir para mais de 35 acionistas no futuro, você pode alterar seu status fiscal de volta para uma corporação C para fazer isso.
Sempre que você estiver lidando com acordos relacionados a investidores e concessões de ações, deverá trabalhar com um advogado de valores mobiliários. Essas áreas são complexas e vitais para garantir que você mantenha o controle e os benefícios futuros de sua empresa. Como observação lateral, o advogado com quem você trabalha geralmente não deve ser um acionista ou membro do conselho da empresa. Se ele sugerir isso, então você deve discutir as Regras de Responsabilidade Profissional de sua Ordem dos Advogados com o advogado, ligar para a linha de reclamação do advogado da Ordem dos Advogados para discutir a situação e certificar-se de que suas ações são éticas.

Administrando sua corporação

Aqui está um resumo de quem desempenha quais funções em uma corporação:

• Conselho de diretores: os diretores originais são designados no Contrato Social , que é o documento protocolado junto ao estado para formar legalmente a entidade. Os diretores supervisionam os diretores da empresa e garantem que ela opere de acordo com a lei e os procedimentos corporativos. Os diretores têm o dever fiduciário para com a empresa de agir da melhor maneira interesse, não o seu próprio interesse, entre outros deveres legais. Essas funções são proteger os investimentos dos acionistas na corporação. Os investidores geralmente querem pelo menos um representante no conselho de administração, uma vez que o conselho controla formalmente as decisões da empresa. No entanto, às vezes os investidores evitam ter qualquer conselheiro e arranjam outras alternativas contratuais a fim de evitar os requisitos do dever fiduciário de agir em benefício da corporação e não deles próprios. O conselho de administração nomeia e pode demitir os diretores da corporação, que são responsáveis pelas operações diárias da empresa.

• Acionistas: Acionistas são pessoas a quem foram concedidas ações da empresa em troca de dinheiro pago ou serviços prestados à empresa. Os acionistas se reúnem anualmente, no ano anual da empresa. reunião, para eleger o conselho de administração. Os acionistas não são financeiramente responsáveis pelas dívidas da corporação e não são legalmente responsáveis por qualquer irregularidade da corporação. Os investidores receberão ações em troca de seu investimento. Normalmente, eles querem “ações preferenciais, o que significa que se houver dividendos mínimos ou outros eventos financeiros negativos, eles terão prioridade na obtenção de seu dinheiro sobre os acionistas” ações ordinárias “.

• Diretores: os diretores normalmente incluem pelo menos um CEO e / ou presidente, secretário e tesoureiro / CFO. Os diretores não têm o mesmo nível elevado de deveres fiduciários para a corporação que o conselho de administração tem.

Depois de ser incorporado
Depois de ser incorporado, certifique-se de seguir as regras de incorporação. Se você não fizer isso, um tribunal pode romper o véu corporativo e responsabilizar você e os outros proprietários pessoalmente para as dívidas da empresa.

É importante seguir todas as regras exigidas pela lei estadual. Você deve manter registros financeiros precisos da empresa, mostrando uma separação entre as receitas e despesas da empresa e que dos proprietários “.

A empresa também deve emitir ações, apresentar relatórios anuais e mantê-los reuniões iniciais para eleger diretores e conselheiros, mesmo que sejam as mesmas pessoas que os acionistas. Certifique-se de manter atas dessas reuniões. Em todas as referências ao seu negócio, certifique-se de identificá-lo como uma corporação, usando Inc. ou Corp., conforme o que seu estado exigir. Você também quer ter certeza de que qualquer pessoa com quem você lida, como seu banqueiro ou clientes, saiba que você é um executivo de uma corporação.

Para garantir que sua empresa permaneça do lado certo da lei, siga as seguintes diretrizes:

• Chame o secretário de estado a cada ano para verificar sua situação corporativa.

• Coloque as reuniões anuais (acionistas “e diretores “) em cartões tickler.

• Verifique todos os contratos para garantir que o nome correto seja usado em cada um. A linha de assinatura deve ser “John Doe, Presidente, XYZ Corp.”, nunca apenas “John Doe.”

• Nunca use seu nome seguido de “dba” (fazendo negócios como ) em um contrato. Renegocie quaisquer antigos que o façam.

• Antes de empreender qualquer atividade fora do curso normal dos negócios – como a compra de ativos importantes – escreva uma resolução corporativa permitindo isso. Mantenha todos os formulários preenchidos no livro corporativo.

• Nunca use cheques corporativos para dívidas pessoais e vice-versa.

• Torne-se profissional conselhos sobre lucros retidos contínuos não necessários para despesas operacionais imediatas.

Este artigo foi extraído dos livros Start Your Own Business andEntrepreneur Magazine “Ultimate Book on Forming Corporations, LLC” s, Sole Proprietorships and Partnerships e os artigos “Incorporation: Giving Form to Your Business”, de Judith Silver, e “Incorporating Your Business”, de Rick Oster.