A regra dos 8 minutos: o que é e como funciona no WebPT

Com a maioria das transações comprador-vendedor, calcular o custo de um produto ou serviço é bastante simples. Não existem fórmulas complicadas para determinar o valor monetário de uma pizza ou de um ingresso de cinema; você simplesmente paga o preço anunciado da empresa. Quando se trata do pagamento do Medicare por serviços de terapia de reabilitação, no entanto, as coisas nem sempre são tão simples. Sim, estou falando sobre a temida Regra dos 8 Minutos (também conhecida como Regra dos Oitos). Então, aqui está um resumo da regra e também de como ela funciona no WebPT – seguido por um FAQ abrangente.

O básico

A regra dos 8 minutos rege o processo pelo qual a reabilitação os terapeutas determinam quantas unidades devem cobrar do Medicare pelos serviços de terapia ambulatorial que prestam em uma determinada data de serviço (ênfase extra na palavra “Medicare”, pois esta regra não se aplica a outros seguros, a menos que tenham especificado que seguem o faturamento do Medicare diretrizes). Basicamente, um terapeuta deve fornecer terapia individual direta por pelo menos oito minutos para receber o reembolso por um código de tratamento baseado no tempo. Pode parecer simples, mas as coisas ficam um pouco complicadas quando você cobra as duas vezes códigos baseados e baseados em serviço para uma única consulta de paciente – e aí está a chave para a aplicação correta desta regra.

Baseado no tempo vs. baseado no serviço

Então, primeiro, vamos falar sobre a diferença entre o tempo Códigos CPT baseados em serviços e baseados em serviços. Você usaria um código baseado em serviço (ou não cronometrado) para denotar serviços como a realização de um exame ou reexame de fisioterapia, aplicação de compressas quentes ou frias ou fornecimento de estimulação elétrica (sem supervisão). Para serviços como esses, você não pode cobrar mais de uma unidade, independentemente do tempo que você gasta entregando o tratamento.

Códigos baseados no tempo (ou tempo direto), por outro lado, permitem que você para faturar várias unidades em incrementos de 15 minutos (ou seja, uma unidade = 15 minutos de terapia direta). Estes são os códigos que você usa para procedimentos e modalidades individuais de atendimento constante, como exercícios ou atividades terapêuticas, terapia manual, reeducação neuromuscular, treinamento de marcha, ultrassom, iontoforese ou estimulação elétrica (assistido).

Minutos e unidades

De acordo com as diretrizes do CPT, cada código cronometrado representa 15 minutos de tratamento. Mas o tempo de tratamento para esses códigos nem sempre se divide em blocos perfeitos de 15 minutos. E se você fornecer ultrassom por apenas 11 minutos? Ou terapia manual por 6 minutos? É aí que entra a regra dos 8 minutos: de acordo com as regras do Medicare, para cobrar uma unidade de um código CPT cronometrado, você deve executar a modalidade associada por pelo menos 8 minutos. Em outras palavras, o Medicare soma o total de minutos de terapia individual qualificada (tempo direto) e divide a soma resultante por 15. Se sobrarem oito ou mais minutos, você pode cobrar por uma unidade adicional. Mas se faltarem sete ou menos minutos, o Medicare não o reembolsará por outra unidade completa e você deverá basicamente retirar o restante. Para dar um exemplo simples, se você realizou terapia manual por 15 minutos e ultrassom por 8 minutos, poderia faturar duas unidades de tempo direto.

No entanto, quando os códigos de duração indeterminada entram em ação, as coisas ficam um pouco mais confusas . Portanto, para descobrir quantas unidades totais você deve faturar, você deve sempre começar calculando seu tempo total (ou seja, tempo direto + tempo autônomo). Em seguida, compare seu total com o gráfico abaixo para ver o número máximo total de códigos que você pode faturar:

A palavra-chave aqui é “máximo”. Há momentos em que você não pode faturar o número total de unidades indicado no gráfico. Por exemplo, digamos que em uma única data de atendimento, você fornece a um paciente 30 minutos de exercício terapêutico, 15 minutos de terapia manual, 8 minutos de ultrassom e 30 minutos de estimulação elétrica (sem supervisão). De acordo com a regra dos 8 minutos, primeiro você calcularia o tempo total de tratamento: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minutos no total

De acordo com o gráfico, você poderia faturar no máximo 6 unidades. No entanto, neste caso, ao somar seus códigos de tempo direto (com base no tempo), isso equivale a 53 minutos. Se você dividir 53 por 15, obtém 3 com um restante de 8, o que significa que você pode faturar 4 unidades de códigos baseados em tempo.Mas, como o código de duração indeterminada é responsável pelos 30 minutos restantes do seu tempo total – e você só pode cobrar 1 unidade por essa modalidade autônoma, independentemente de quantos minutos o paciente gastou recebendo o serviço – você não poderia cobrar todas as 6 unidades indicadas em o gráfico acima. Em vez disso, você cobraria 2 unidades de exercício terapêutico, 1 unidade de terapia manual, 1 unidade de ultrassom e 1 unidade de estimulação elétrica (autônoma), totalizando 5 unidades.

Lembretes mistos

E se, quando você divide seu tempo direto em minutos aos 15, o restante representa uma combinação de minutos restantes de mais de um serviço (por exemplo, 5 minutos de terapia manual e 3 minutos de ultrassom)? Você cobra por um serviço, todos os serviços ou nenhum deles? A resposta depende das diretrizes de faturamento que você está usando. De acordo com o Medicare, contanto que a soma de seus remanescentes seja de pelo menos oito minutos, você deve cobrar pelo serviço individual com o maior total de tempo, mesmo que esse total seja inferior a oito minutos sozinho. (No exemplo acima, você cobraria 1 unidade adicional de terapia manual).

Seguros não-Medicare

No entanto, é importante entender que existem seguradoras que não exigem prestadores de serviços a aderir à regra dos 8 minutos. Conforme aponta este recurso, na Metodologia da Parcela Substancial (SPM), não há acumulação de minutos ou sobras; para cobrar por uma unidade de serviço, você deve ter executado esse serviço por uma “porção substancial” de 15 minutos (ou seja, pelo menos 8 minutos). Isso significa que se os minutos restantes vierem de uma combinação de serviços, você não pode cobrar por qualquer um deles, a menos que um serviço individual totalize pelo menos oito minutos.

No entanto, em alguns casos, usar o SPM pode realmente permitir que você fature por mais unidades do que a Regra dos 8 minutos. Como o exemplo no recurso citado acima demonstra, se você realizar 10 minutos de terapia manual e 8 minutos de exercício terapêutico em um paciente, você pode faturar 1 unidade de terapia manual sob a Regra dos 8 minutos e 1 unidade de terapia manual mais 1 unidade de exercício terapêutico sob SPM. Mas, como você sabe qual metodologia de faturamento um pagador específico usa? Programas financiados pelo governo federal usam a Regra dos 8 minutos. Para outros, sua melhor aposta é perguntar. Se a seguradora não tiver uma preferência, você pode querer calcular suas unidades usando ambos os métodos para detectar verificar qual será melhor para sua prática.

Faturar ou não faturar?

Agora, de volta à matemática da Regra dos 8 minutos. Como se toda a coisa do resto misto não fosse suficiente para mantê-lo alerta, aqui está mais uma curva da Regra dos Oitos para você: em alguns casos, você provavelmente não deveria cobrar nenhuma unidade por um serviço, mesmo que você tenha fornecido. Veja a iontoforese, por exemplo. Como explicou o especialista em faturamento de seguros Rick Gawenda, um paciente submetido à iontoforese só pode receber tratamento direto e qualificado do terapeuta por dois ou três minutos; o resto do tempo (uma vez que a máquina é ligada) não é faturável porque o Medicare não o considera “tempo qualificado”. (Como observação lateral, verificar se há danos na pele do paciente após a remoção do eletrodo seria considerado uma terapia especializada, tornando-o um tempo faturável. Mas é improvável que este tempo seja suficiente para colocá-lo acima do limite de 8 minutos.) Assim, de acordo com à regra dos 8 minutos, o terapeuta neste cenário não seria capaz de cobrar nenhuma unidade por aquele tratamento específico.

A regra dos 8 minutos no WebPT

Se tudo isso falar sobre quocientes e restos está provocando flashbacks na matemática do quinto ano – caramba, divisão longa! – não se preocupe. O WebPT verifica automaticamente o seu trabalho para você e o alerta se algo não der certo. Tudo que você precisa fazer é registrar o tempo que você gasta em cada modalidade à medida que passa por seu processo normal de documentação, junto com o número de unidades que deseja faturar. Se esses dois totais não coincidirem, o WebPT não apenas o informará que algo está errado, mas também informaremos se você faturou a mais ou a menos. Dessa forma, você pode identificar e corrigir rapidamente problema – e, portanto, garantir o pagamento preciso. Além disso, você terá um registro detalhado dos serviços prestados em cada data de serviço – algo que muitos auditores locais do MAC solicitam para comprovar os processos e reclamações de cobrança.

Não foi tão ruim, certo? Se você ainda tiver dúvidas, continue lendo. Compilamos uma lista das perguntas mais frequentes sobre a regra de 8 minutos e suas respostas. Não encontra a resposta que procura? Deixe-nos sua pergunta na seção de comentários no final desta postagem.

Perguntas frequentes sobre a regra de 8 minutos

O que é a regra de 8 minutos?

Simplificando, para receber o pagamento do Medicare por um código de CPT baseado em tempo (ou presença constante), um terapeuta deve fornecer tratamento direto por pelo menos oito minutos. Para calcular o número de unidades faturáveis para uma data de serviço, os provedores devem somar o total de minutos de terapia individual qualificada e dividir esse total por 15. Se restarem oito ou mais minutos, você pode faturar mais uma unidade. Caso contrário, você não pode.

O que são códigos CPT baseados em tempo?

Os códigos baseados em tempo (ou de presença constante) permitem cobrança variável em incrementos de 15 minutos. Eles diferem dos códigos baseados em serviço (ou não cronometrados), que os provedores podem cobrar apenas uma vez, independentemente de quanto tempo gastam fornecendo um determinado tratamento.

De acordo com a regra dos 8 minutos, se um terapeuta fornecer 15 minutos de exercício terapêutico, 8 minutos de treino de marcha, 8 minutos de terapia manual e 10 minutos de tração mecânica, o que seria apropriado faturar?

Para começar, vamos somar o tempo total de tratamento: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minutos. De acordo com o gráfico acima, o total máximo de códigos que você pode faturar por 41 minutos é 3. Agora, vamos pegar o total de minutos dos serviços de atendimento constante: 15 + 8 + 8 = 31. Então, divida esse número por 15. Você tem dois Serviços de 15 minutos mais um minuto extra. Então, você cobraria uma unidade de exercício terapêutico mais uma unidade de treinamento de marcha ou terapia manual. Como você executou esses serviços pelo mesmo período de tempo, você pode escolher qualquer um deles. Na seção de comentários desta postagem, o especialista em conformidade Tom Ambury sugere “sempre escolha o procedimento que mais beneficia o paciente”. Então, você adicionaria uma unidade para tração mecânica de duração indeterminada.

O que é um resto misto?

Um resto misto é uma combinação de minutos restantes de mais de um serviço depois de você ter calculou o número total de unidades completas que você pode faturar. Por exemplo, se você forneceu 20 minutos de terapia manual e 18 minutos de ultrassom, pode faturar uma unidade completa de cada com 5 minutos de terapia manual e 3 minutos de ultrassom restantes. Enquanto as regras sobre cobrança de minutos restantes variam de acordo com o pagador, para o Medicare, desde que a soma de seus remanescentes seja de pelo menos oito minutos, você deve cobrar pelo serviço individual com o maior total de tempo – mesmo se esse total for inferior a oito minutos por conta própria. Portanto, no exemplo mencionado, você cobraria 1 unidade adicional de terapia manual.

O número de horas que um terapeuta trabalha por dia ou o número de pacientes que um terapeuta atende por dia —Fatorar nos requisitos de cobrança da regra de 8 minutos?

Como Brook e Andrus explica na seção de comentários: “A regra dos 8 minutos não leva em conta o número de horas que um terapeuta trabalha por dia ou o número de pacientes que o terapeuta trata durante o dia. Tudo o que importa é o número de minutos que o terapeuta gastou fornecendo cada serviço faturado. ”

A regra dos 8 minutos se aplica aos serviços do Medicare Parte A?

Não; a regra dos 8 minutos se aplica apenas aos serviços do Medicare Parte B.

A regra dos 8 minutos se aplica aos códigos de terapia de grupo?

Como Lauren Milligan explica abaixo, “Se você for dividindo sua atenção entre os pacientes – fornecendo apenas um contato pessoal breve e intermitente, ou dando as mesmas instruções a dois ou mais pacientes ao mesmo tempo – é apropriado cobrar de cada paciente uma unidade de 97150, independentemente do tempo. Porque a terapia de grupo é intempestiva código, não há quantidade mínima de tempo específica necessária para cobrar por isso. No entanto, o Medicare informa que as sessões de terapia em grupo devem ter duração suficiente para atender às necessidades de cada um dos pacientes do grupo… ”

Quais seguradoras exigem que os provedores sigam a regra dos 8 minutos?

Todos os planos financiados pelo governo federal – incluindo Medicare, Medicaid, TriCare e CHAMPUS – exigem o uso da regra dos 8 minutos, assim como alguns contribuintes comerciais . Para determinar os requisitos para pagadores individuais, é melhor entrar em contato diretamente com o pagador y.

Qual método de cobrança é melhor – a regra dos 8 minutos ou SPM?

Depende. Obviamente, para o Medicare e outros pagadores que exigem a Regra dos 8 minutos, os provedores não têm escolha quanto ao método de cobrança a ser usado. Para pagadores comerciais que não têm um requisito, os provedores podem desejar completar os dois cálculos para ver qual método produz os melhores resultados. De acordo com este recurso, “apenas um método de faturamento pode ser usado por sessão de tratamento individual”. Em caso de dúvida, sempre entre em contato com o pagador para saber mais sobre seus requisitos específicos de faturamento.

Como as regras mudam se eu estiver cobrando apenas um serviço?

Se você estiver prestando apenas um serviço, você deve chegar a 23 minutos antes de faturar a segunda unidade, por exemplo, se você realizasse 9 minutos de atividades terapêuticas e 10 minutos de terapia manual, você iria faturar uma unidade cada, embora o total seja 19 minutos. Mas, se você realizasse 19 minutos de exercícios terapêuticos, só faturaria uma unidade.(Como uma observação lateral, isso é válido quer você esteja usando o SPM ou a regra dos 8 minutos.)