4 dicas para atualizar objetos da tabela dinâmica do Excel

Os objetos de tabela dinâmica são tão bons quanto seus dados subjacentes e isso pode mudar rapidamente. Se as tabelas dinâmicas fizerem parte de um painel, elas podem não refletir as atualizações no nível de origem. Dependendo das informações que suas tabelas dinâmicas transmitem, a atualização pode ser extremamente importante; portanto, neste artigo, compartilharei quatro dicas que devem ajudar a tornar o processo de atualização fácil e flexível.

Estou usando o Excel 2016 do Office 365 (desktop), mas essas dicas se aplicam a versões anteriores. Você pode atualizar tabelas dinâmicas únicas no navegador, mas a guia contextual Analisar não está acessível; nem você pode definir opções de tabela dinâmica. Não há arquivo de demonstração; você não precisará de um.

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Como atualizar

Antes de darmos uma olhada nas dicas de atualização, vamos ” s revisar rapidamente como atualizar as tabelas dinâmicas. Para atualizar apenas a tabela dinâmica atual, clique com o botão direito nela e escolha Atualizar no submenu resultante. Ou escolha Atualizar na lista suspensa Atualizar no grupo Dados (na guia contextual Analisar). também pode pressionar Alt + F5.

Existem duas maneiras rápidas de atualizar todas as tabelas dinâmicas na pasta de trabalho atual ao mesmo tempo. Primeiro, clique em qualquer tabela dinâmica para acessar a guia contextual Analisar. Em seguida, escolha Atualizar tudo na opção Atualizar no grupo Dados. Em segundo lugar, pressione Ctrl + Alt + F5.

1. Atualizar ao abrir a pasta de trabalho

Os usuários nem sempre se lembrarão de atualizar depois alterando os dados subjacentes. Além disso, se as tabelas dinâmicas estiverem vinculadas a uma fonte externa, você certamente desejará os valores atuais. A melhor maneira de garantir que os visualizadores vejam as informações mais atualizadas é forçar o Excel a atualizar as tabelas dinâmicas ao abrir o arquivo, como a seguir:

1. Clique com o botão direito em qualquer tabela dinâmica e escolha Opções de tabela dinâmica no submenu resultante.
2. Na caixa de diálogo resultante, clique na guia Dados.
3. Verifique a opção Atualizar dados ao abrir o arquivo (Figura A).
4. Clique em OK e confirme a alteração.

Figura A

Marcar esta opção atualizará a tabela dinâmica selecionada ou todas as tabelas dinâmicas com a mesma fonte de dados. Se você tiver outras tabelas dinâmicas, certifique-se de defina esta opção para todos os que possuem uma fonte de dados diferente.

2. Atualizar em intervalos

Depurar Para saber a importância dos dados ou se a tabela dinâmica faz parte de um painel, pode ser necessário atualizar com frequência, o que é irritante. O Excel pode atualizar a tabela dinâmica em intervalos para garantir que os visualizadores obtenham os dados atuais. Você terá que salvar a tabela dinâmica no modelo de dados ao criá-la da seguinte maneira:

1. Clique em qualquer lugar dentro do conjunto de dados.
2. Clique na guia Inserir e em seguida, clique em Tabela Dinâmica no grupo Tabelas.
3. Na caixa de diálogo resultante, marque a opção Adicionar esses dados ao modelo de dados (Figura B).
4. Altere quaisquer outras configurações.
5. Clique em OK. (Adicionar dados ao modelo de dados pode levar um minuto.)

Figura B

Neste ponto, organize a tabela dinâmica como faria normalmente. Quando terminar, você pode definir o intervalo da seguinte forma:

1. Clique em qualquer lugar dentro da tabela dinâmica.
2. Clique a guia Contextual Analyze e, a seguir, escolha Connection Properties na lista suspensa Change Data Source (no grupo Data).
3. Na caixa de diálogo resultante, marque a opção Refresh every na seção Refresh control. À direita, insira um intervalo em minutos (Figura C).
4. Clique em OK.

Figura C

Esta configuração é particularmente útil para painéis e fontes de dados externas.

3. Preserve a formatação da célula

É irritante adicionar formatação direta a uma tabela dinâmica acabada, apenas para que desapareça quando você atualiza a tabela dinâmica. títulos ou adicionar uma cor de preenchimento para destacar um valor particularmente importante. Por que gastar seu tempo se o Excel vai removê-lo? Felizmente, você pode dizer ao Excel para manter as mãos longe da formatação direta da seguinte maneira:

1. Clique com o botão direito na tabela dinâmica e escolha Opções de tabela dinâmica no submenu resultante.
2. Clique a guia Layout & Formato.
3. Na parte inferior das opções, marque Preservar formatação da célula na atualização (Figura D).
4. Clique em OK.

Figura D

É uma maneira fácil de se salvar muita frustração.

4. Desative o ajuste automático

As tabelas dinâmicas usam uma largura de coluna de ajuste automático por padrão. Conforme você organiza seus dados, você pode aumentar a largura das colunas, apenas para tê-los volte ao autofit ao atualizar a tabela dinâmica. Semelhante a preservar a formatação direta, você pode desativar o padrão autofit da seguinte maneira:

1. Clique com o botão direito em qualquer lugar dentro da tabela dinâmica.
2. Clique na guia Layout & Formato.
3. Desmarque a opção Ajustar as larguras das colunas automaticamente na atualização (Figura E).
4. Clique em OK.

Figura E

Depois de desativar este recurso, as larguras de coluna personalizadas persistirão após a atualização.

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