Formular W-3 er en transmitteret form med totaler for alle dele af Form W-2. W-3 sendes sammen med W-2 hvert år til Social Security Administration for at vise den samlede indtjening for alle W-2-formularer. Formularens officielle titel er “Fremsendelse af løn- og skatteopgørelser.”
W-3-formularen bruges kun, når du sender papirkopier af W-2-formularen til Social Security Administration. Hvis du beslutter at indgive ansattes W-2-formularer til Social Security Administration online, behøver du ikke indsende en W-3-formular til transmission.
W-2-formularen og W-3-formularen
W-2-formularen er en årlig løn- og skatteformular, der sendes til to forskellige steder:
- Det gives til hver medarbejder, der viser deres samlede lønninger og skatter, der er betalt i løbet af året, så de kan bruge det til deres indkomstskatterapportering, og
- Det arkiveres til Social Security Administration ( IKKE IRS!) For at verificere de oplysninger, der er givet til medarbejderen.
Du skal tilføje løn for alle dine medarbejdere ved hjælp af oplysningerne på alle medarbejder W- 2 formularer for at udfylde W-3-formularen.
Når en W-3-formular skal arkiveres
Fristen for at give W-2-formularer til medarbejdere og at sende W-2 og W-3-formularer til Social Security Administration er den samme dato: 31. januar året efter skatteåret.
Fordi dato, hvor du giver W-2-formularer til medarbejderne, og datoen for indgivelse af W-2 og W-3-formularer til Social Security Administration er den samme, kan du give W-2-formularer til ansatte tidligere i januar for at give mere tid for at finde fejl.
Hvis du ikke tror, du vil være i stand til at indsende W-2- og W-3-formularerne til tiden, kan du anmode om en 30-dages udvidelse ved at indgive formular 8809 – ansøgning om forlængelse af tid til filinformation returnerer. Du skal indsende ansøgningen senest på formularens forfaldsdato. Udvidelsen er ikke automatisk, IRS giver kun udvidelser til “ekstraordinære omstændigheder eller katastrofe.”
Hvor du kan få W-3-formularer
Du kan ikke bare kopiere en W-3-formular eller udskrive den fra Internettet, fordi formularen er trykt med et specielt rødt blæk. Du skal købe den påkrævede type W-3-formularer fra det samme sted, du køber dine W-2-formularer, ellers kan du få din lønprocessor eller skatteforhandler til at udfylde dem for dig. Du kan bestille dem fra IRS ved at besøge deres online bestillingsside for informationsretur. Du kan muligvis også finde disse formularer på softwareprogrammer til erhvervsskat.
Udfyldelse af formular W-3 — Boks A til H
Inden du begynder at arbejde på formularen, skal du sørge for at have den korrekte årsversion. Du vil have versionen for skatteåret, ikke det år, du forbereder formularen. Brug f.eks. 2020 version til rapportering af 2020-skatter, selvom du måske arbejder på formularen i 2021.
Oplysninger om arbejdsgiveren anføres i felterne A til H
Ramme a. Valgfrit kontrolnummer, du kan bruge til dine egne forretningsformål.
Ramme b. Betalingstype. De fleste virksomheder markér afkrydsningsfeltet “941” for “Kind of Payer”. Formularen 941 er den kvartalsvise løn- og skatteopgørelsesformular, der udfyldes af de fleste arbejdsgivere. Andre muligheder inkluderer en husholdningsarbejdsgiver og andre.
Type arbejdsgiver. De fleste for-profit virksomheder markerer afkrydsningsfeltet “ingen anvendelse” for “Type of Employer”. De andre felter er e for nonprofitorganisationer og føderale statslige arbejdsgivere.
Boks c Samlet antal formularer W-2. Tilføj antallet af W-2-formularer, du sender.
Ramme d Etableringsnummer hjælper arbejdsgivere med at identificere forskellige områder af deres forretning enten efter sted, datterselskab eller division. F.eks. Vil du muligvis adskille W-2-formularerne til forskellige tilstande, hvor medarbejderne arbejder.
Du skal adskille W-2- og W-3-formularer til hver virksomhed, hvis du identificerer etableringsnumre i dette afsnit, eller du kan kombinere alle dine virksomheder og indsende alle W-2-formularer sammen sammen med en W-3-formular.
Beløbene på andre ansættelsesskatterapporter, herunder formular 941 og formular 944, skal stemme overens med beløb rapporteret på formular W-3. Hvis beløbene er forskellige, kan du blive kontaktet af IRS eller SSA.
Boks 1 til 19 — Løn- og skatteoplysninger
Varerne i det andet afsnit (felt 1 til 19) er de samme for både W-2 og W-3. I W-3-formularen skal du angive totaler for alle felter til alle medarbejdere.
De generelle instruktioner til formular W-2 og W-3-dokumentet indeholder referencevejledninger til Box 12 Koder og boks 13 Afgørelsesplan for afkrydsningsfelt til pensionsplan.
Den sidste del af formularen kræver, at du angiver dine kontaktoplysninger, herunder en e-mail-adresse.
Se de detaljerede instruktioner til udfyldelse af W-3-formularen i denne IRS-publikation: IRS generelle instruktioner til formular W-2 og W-3.
Hvornår og hvordan arkiveres formular W-3
Formular W-3-formular skal sendes til SSA sammen med kopi A af W-2-formularerne for hver medarbejder.
Arkiveringsadressen for papirformularer W-2 og W-3 er:
Social Security Administration – Center for direkte drift
Wilkes-Barre, PA 18769-0001.
Totalerne for hvert element på W-3 skal svare til totalerne for alle disse varer på alle medarbejdere W-2 formularer. W-2 og W-3 inkluderer også samlede statsløn og tilbageholdelse for alle medarbejdere.
Hvis du arkiverer W-2-formularer online
SSA opfordrer dig til at e-fil W-2 formularer. Husk, at du ikke behøver at medtage en W-3-formular, hvis du arkiverer online. Du kan bruge webstedet til SSAs Business Services Online (BSO). BSO genererer automatisk form W-3 baseret på dine W-2-formularer.
Du SKAL filere online, hvis du har et stort antal W-2-former.
- I årevis inklusive 2019 skal du elektronisk arkivere, hvis du har 250 eller flere W-2-formularer .
SSA har to muligheder for elektronisk arkivering gennem sin Business Services Online-sektion:
- W-2 Online: Du kan bruge en udfyldt W-3-formular til at sende op til 50 W-2-formularer ad gangen.
- Filupload: Du kan bruge specifik software til lønskat, der formaterer filer til SSA-specifikationer for arkivering af formularer W-2 elektronisk (EFW2).
Hvis du laver en fejl
Hvis du laver en fejl ved en W-3 som et resultat af beregninger, eller hvis en eller flere W-2er er forkert, skal du indsende en W-2c- og en W-3c-formular til Social Security Administration.