San Diego State University (Dansk)

Skrivning af en effektiv appel eller anmodningsbrev

Hvornår skal man skrive et brev

Mange universitetspolitikker kræver skrivning af et brev . Et brev er undertiden den mest effektive måde at sende en bestemt besked på. Når du snakker med nogen, bruger e-mail eller udfylder en formular, der ikke har fungeret eller ikke er praktisk, kan du prøve et brev.

Format

Elementer:

Elementerne, der findes i typiske forretningsbreve, er:

1. afsenderens fulde postadresse
2. dato, hvor brevet skrives
3. adresse på den person, som brevet er rettet til
4. emnelinje
5. hilsen
6. body (hovedmeddelelsen)
7. gratis lukning
8. signaturlinje (sørg for at underskrive dit brev)
9. vedhæftning og kopi notationer

Modelbrev:

Modellen nedenfor bruger alle elementerne fra listen. Ovenstående layout er et spørgsmål om personligt valg, ligesom beslutningen om at inkludere et telefonnummer og e-mail-adresse.

Bemærk: teksten i modelbrevet er usædvanligt kort. De fleste appel- og anmodningsbreve kræver en side eller to.

1. Samuel Student
   123 ABC Street
   San Diego, CA 92120

   (619) 555-1234

2. 20. februar , 2018
3. Dr. Jane Skool, professor
   College of _____________
   San Diego State University
   San Diego, CA 92182 + postkode
4. Emne: Anmodning om eksamen
5. Kære Dr. Skool:
6. Jeg skriver for at anmode om en særlig eksamen i kursus 101. Den 12. marts, datoen for den regelmæssigt planlagte eksamen, skal jeg møde i retten som en vidne. Jeg har vedlagt en kopi af retskaldet.
7. Tak fordi du tog dig tid til at overveje min anmodning. Kontakt mig venligst via e-mail eller telefon, hvis du har spørgsmål.
8. Respektfuldt,
   Sam Student
9. Samuel Student
   Rødt ID *
10. Bilag
    Cc: John O. Smith

Indhold og tone

Selvom udseendet af et brev er vigtigt, vil indholdet og tonen afgøre, om brevet virkelig gør sit job. Gennemgå enhver relevant politik, og vær særlig opmærksom på, hvad beslutningstageren skal vide for at overveje en appel eller anmodning. Det er de oplysninger, der skal medtages i dit brev.

Åbningserklæring
Den første sætning eller to skal angive formålet med brevet klart.

Jeg skriver for at appellere til min nuværende disciplinærstatus og undskylde min involvering i gulvkrybningen, hvilket førte til, at jeg blev varslet. Jeg er klar over, at hvad der virkede harmløst for mig, faktisk var en fare for mit helbred og andres helbred. Jeg beklager oprigtigt mine handlinger den aften …

Jeg skriver for at anmode om en kursusoverbelastning for 2018-2019 …

Vær faktisk
Inkluder faktuelle detaljer, men undgå at dramatisere situationen.

I slutningen af oktober blev jeg diagnosticeret med tonsillitis. Jeg var syg i over en uge og savnede de fleste af mine midtvejseksamener.

IKKE I slutningen af oktober efter at have været rigtig syg i et par dage trak jeg mig endelig til Student Health Services …

Vær specifik
Hvis en appel eller anmodning afhænger af særlige fakta, som beslutningstager vil kontrollere, være specifik.

Jeg gik glip af en test den 23. januar, fordi jeg fløj til Vancouver den 19. januar for min bedstefars begravelse og vendte tilbage den 26. januar. Jeg vedlægger kvitteringen for flyselskabet og kan yde yderligere bekræftelse, hvis det ville være nyttigt.

IKKE var jeg nødt til at deltage i en begravelse uden for byen, så jeg gik glip af testen 23. januar.

Dokumentation
Inkluder al dokumentation, der kræves i henhold til politikken eller er nødvendig for at underbygge dine krav. Hvis dokumentation sendes af en tredjepart, skal du angive det med detaljer.

Dr. Nå, min fars læge, har aftalt at skrive til dig om denne sag …

Hold dig til punktet
Lad ikke dit brev rod med information eller anmodninger, der ikke har nogen væsentlig forbindelse til hovedbudskabet.

Forsøg ikke at manipulere læseren
Trusler, tryllende, tiggeri, bønfald, smiger og afgive ekstravagante løfter er manipulerende og normalt ineffektive metoder.

Hvis du giver mig en chance for at komme tilbage til bopæl næste år, lover jeg at arbejde rigtig hårdt, blive rig og donere en million dollars til universitetet …

Hvordan man taler Om følelser
Det er fristende at overdrive sagen, når noget er vigtigt for os. Når følelser er en legitim del af en besked, skal du eje følelsen og angive den som en kendsgerning.

Da jeg så min karakter, blev jeg meget skuffet.

Vær kort
Det er mere arbejde at skrive et godt kort brev end et langt. Optagne beslutningstagere sætter pris på den ekstra indsats.

Undgå fejl
Et bogstav vil give et bedre indtryk, hvis det skrives; fri for stave- og grammatikfejl fri for slang; og anbringes i den rigtige størrelse konvolut.MEN det er meget vigtigere at overholde deadlines og angive formålet tydeligt end at indsende et brev, der er helt fejlfrit.

Opbevar kopier – Indtil en sag er afgjort, skal du opbevare kopier af alle sendte eller modtagne breve samt relevante dokumenter og formularer.

* Tilpasset fra University of Western Ontario Ombuds Office, Frances Bauer, Ombudsperson