At skrive en medarbejder er ikke noget, nogen ser frem til – eller nogens første valg. Ofte er skriftlige advarsler et tegn på, at tidlige disciplinære processer er kommet og gået, og at en medarbejder er på vej ned ad en rute til opsigelse. På dette tidspunkt har du sandsynligvis lagt meget tid og kræfter i at hjælpe dem med at ændre sig – med ringe eller ingen forbedringer.
Eskalering af ting “officielt” kan føle sig skræmmende, men det er også en mulighed. A skriftlig advarsel skaber et papirspor og giver medarbejderne en formel struktur for at få tingene tilbage på sporet. Følg disse otte nemme trin for at sikre, at du får det rigtigt.
Gør det ikke, når du er sur
Det kan være underligt at starte med et “ikke”, men dette trin er langt det vigtigste. Arbejd ikke med en ansattes opskrivning, når du allerede er vred eller stresset over situationen. Du skal være i stand til at dokumentere tingene objektivt (som vi kommer ind på næste gang), og det kan være svært, når du er følelsesmæssigt involveret.
Du har sandsynligvis allerede gennemgået en verbal disciplinær proces og måske givet feedback flere gange på flere måder. Du er muligvis klar til at fortælle medarbejderne, hvor dårligt de har slået til. Så fristende som det er, gør det ikke.
Det er vigtigt at holde roen i enhver medarbejderdisciplinær situation, men endnu mere, når det kommer til skriftlig dokumentation. En formel medarbejderopskrivning registreres i deres medarbejderjournal, som du ikke bør antage, at ingen andre aldrig vil se det. I tilfælde af en uretmæssig opsigelsessag skal du dele al dokumentation, du har om en medarbejders præstation, og du vil have ting til at forblive forretning, ikke personlige.
En formel medarbejderopskrivning er også en formular af progressiv disciplin, der skal hjælpe med at rette medarbejderens adfærd på en håndgribelig måde, ikke være en skriftlig tirade mod dem. Hvis det ikke er nyttige oplysninger for dem, eller hvis du bare slipper for damp, er det ikke hensigtsmæssigt at medtage dem. Hvis en medarbejder gør noget forkert, og det er at skrive dem op, tag en dag, få plads og komme tydeligt ind i det.
Dokumenter problemet
Nu på gør det. Dokumentation er vigtig for evaluering af medarbejderpræstationer – god eller dårlig – og ledere skal være fortrolige med at dokumentere alle typer medarbejderinteraktioner. At have solid dokumentation kan beskytte dig ved:
- Tilvejebringelse af et papirspor i tilfælde af en medarbejdersag, selv i viljestatus.
- Understøttelse af beslutningerne bag enhver medarbejder handling, du tager – herunder hvorfor nogle medarbejdere forfremmes, og andre fyres, såvel som hvem der får en forhøjelse, og hvorfor.
- At give en konkret tidslinje for medarbejderes adfærd og progressiv disciplinær handling.
Når du er klar (og rolig), skal du starte din medarbejderopskrivning med dokumentation, der forklarer problemet med deres præstationer:
- Adresser din opskrivning til medarbejderen og give en oversigt over deres adfærd indtil dette punkt.
- Brug specifikke eksempler med tidspunkter og datoer.
- Frem for alt skal du holde dig til fakta. Bliv objektiv, og tal kun med, hvad der skete, og hvornår.
I en ansattes opskrivning skal du sørge for ikke at tilføje dit eget spin eller få medarbejderne til at føle, at du opfylder en personlig vendetta. Sig ikke: “Tom er en procrastinator og doven.” Sig: “Tom har vist sig sent til sit skift tre gange” og medtag, hvilke skift der var, med de nøjagtige tidspunkter for uret.
Brug virksomhedspolitikker til at sikkerhedskopiere dig
Nogensinde hørt nogen sige, at grunden til, at de blev fyret, er, at deres manager simpelthen ikke kunne lide dem? Mens medarbejderne måske siger, at det er forudindtaget eller drager deres egne konklusioner for en dårlig præstationsanmeldelse, bør en leders mål være at komme på tværs af det helt modsatte.
Det er ikke, at medarbejderne ikke kan holde op til en vilkårlig standard. . Det er, at de ikke overholder de virksomhedspolitikker, de var enige om, da de blev ansat. Så når du har gennemgået, hvad der er galt med en medarbejders præstationer, er det næste trin at forklare din ræsonnement og knytte deres handlinger tilbage til virksomhedens politikker og forventninger til deres rolle. Her er et par almindelige scenarier:
- En medarbejder er konstant forsinket til at arbejde: henvis til din tilstedeværelsespolitik, der pålægger, at medarbejderne kun kan være forsinkede to gange, før der træffes disciplinære handlinger.
- Overtrædelser af påklædningskode: inkluder, at virksomhedspolitikken siger, at medarbejdere altid skal være i deres forventede uniform, mens de er på døgnet.
- En medarbejder fortsætter med at bruge sociale medier i arbejdstiden: citer din brugsregel for mobiltelefoner, og at medarbejdere bør ikke bruge sociale medier eller personlige enheder, mens de er på døgnet.
Når det kommer til progressiv disciplin, er en opskrivning en forklaring på, hvorfor den dokumenterede adfærd ikke stemmer overens. til standard, og hvordan medarbejderne forventes at forbedre sig.Hvis dine medarbejdere har underskrevet en medarbejderhåndbog eller en tilstedeværelsespolitik, da de blev ansat, er det også et godt tidspunkt at medtage det også.
Medtag eventuelle relevante vidneudsagn
Hvis præstationsproblemet står på spil blev rejst af et andet teammedlem, involverer flere ansatte, eller din medarbejder arbejder tæt sammen med en anden vejleder eller skiftleder imellem dig, inkluder deres erklæring i din opskrivning. Husk, at nogen af disse udsagn kan være relevante senere i tilfælde af et juridisk krav. Så det er vigtigt for vidneudsagn at følge de samme retningslinjer som god dokumentation:
- Alle vidneudsagn skal være faktiske observationer og ikke subjektive meninger.
- Vidneforklaringer skal hjælpe med at opbygge en troværdigt tilfælde af løbende adfærd, der fører til medarbejderens opskrivning.
- Vidneforklaringer bør omfatte enhver indsats eller disciplinære foranstaltninger fra andre vejleders side for at korrigere adfærd undervejs.
Angiv forventninger til forbedring
Når du har beskrevet, hvor din medarbejders præstationer skal forbedres, og hvorfor, er det tid til at sætte retningslinjer for, hvordan du forventer, at de retter det. Det er ikke nyttigt blot at lægge ord på, hvad medarbejderne har gjort forkert. Faktisk rapporterer Harvard Business Review, at flere medarbejdere hellere vil modtage korrigerende feedback fra deres chef end ros, og at 72% af medarbejderne mener, at deres præstationer ville blive bedre, hvis de modtog korrigerende feedback.
Korrektionsfeedback er ærlig, fokuserer på emnet (ikke personen) og inkluderer trin til forbedring. Så sæt dine medarbejdere op til, hvad der kommer næste gang, når de har modtaget deres opskrivning. Medtag de nødvendige korrigerende handlinger, og hvad resultatet bliver, hvis de forbedres, eller hvis tingene bliver værre. Hvis medarbejderen ikke forbedrer sig, og det næste trin efter opskrivningen er opsigelse, skal du gøre det klart, så de er forberedt på præcis, hvad der er på linjen.
Lever nyhederne personligt (og bevis af modtagelse)
Når du er færdig med disciplinærskrivningen, skal du planlægge et møde med din medarbejder og gå igennem det personligt. Bring et vidne med for at bekræfte, at mødet skete, og at din medarbejder blev gjort opmærksom på bekymringer med deres jobpræstation. Så er det tid til, at samtalen begynder:
- Del dine bekymringer, og tag medarbejderne gennem hvert eksempel på dårlig præstation. Hvis din medarbejder beder om bevis eller hævder, at et bestemt problem opstod eller ikke opstod, skal du bruge din dokumentation.
- Peg tilbage på din virksomhedspolitik. Hver medarbejder læste og accepterede politikkerne, da de blev ansat.
- Forklar hvad der sker næste gang, og hvilke skridt du forventer, at de tager som svar på opskrivningen.
- I slutningen , skal din medarbejder underskrive oprettelsen, der bekræfter, at de har modtaget, og læse den.
Din medarbejder tager muligvis ikke nyhederne godt. De nægter muligvis at underskrive opskrivningen. Hvis du er bekymret for, at det kan være tilfældet, foreslår Society for Human Resource Management, at der skal være plads på opskrivningen til medarbejderne for at tilføje deres egne kommentarer og underskrevet svar eller lade medarbejderne indsende en skriftlig tilbagevisning med deres underskrift, som du kan derefter vedhæfte deres disciplinære opskrivning.
Opbevar en kopi til dine optegnelser
Når din medarbejder har underskrevet opskrivningen, skal du give dem en kopi og opbevare en til din egen optegnelser. Føj det til deres medarbejderfil, så du har en registrering og bevis for, at de har modtaget opskrivningen.
Hvis der opstår enhver form for uretmæssig opsigelse eller forskelsbehandling, har du den sikkerhedskopi, du har brug for. Dokumentationen viser, at du har håndteret processen korrekt, og din medarbejder blev informeret hvert trin.
Opfølgning
Disciplinærprocessen slutter ikke, når du har skrevet en medarbejder op . Endelig skal du sørge for at følge op på den tidsplan, du har beskrevet i disciplinærmeddelelsen. Se om din medarbejders præstationer forbedres, og om de holder fast ved de forventede ændringer i deres opskrivning. Hvis ikke, har du allerede lagt trinene til, hvad der kommer næste gang.
Hvis din medarbejder forbedres, kan du overveje at fortsætte prøvetiden efter deres opskrivningsdato. Tillid tager tid at bygge tilbage, og de bliver ikke månedens medarbejder natten over. Det tog tid for ting at komme til disciplinærmeddelelsesfasen, og det tager tid at få dem tilbage.
En medarbejderopskrivning er ikke et magisk svar på disciplinære problemer. Nogle gange tager det en formel meddelelse at give en medarbejder det vågneopkald, de har brug for for at ændre deres adfærd. Hvis de forbedrer sig, skal du give dem mere ansvar og se, om de fortsætter med at tage udfordringen op.