E-mail til en professor skal være ligetil. Du sender e-mails hele tiden! Men e-mail til en professor er forskellig fra e-mail til en ven eller et familiemedlem. Professionel e-mail-etikette er ikke noget, der ofte læres, hvilket gør afsendelsen af den første e-mail desto mere stressende. Disse tip hjælper dig med at skrive en e-mail, der er passende og får svar.
Hilsen
Start din e-mail til din professor med en “Kære” eller “Hej”. Dette er e-mail-etikette 101 og skal følges i professionelle e-mails. “Hey” er for afslappet til denne situation, og nogle professorer synes også, at “Hej” er for uformel.
Titlen og navnet
Hilsen skal følges af professorens titel og navn. Dette kan virke for formelt for dig, men det er en vigtig måde at vise respekt for din professor og deres position og uddannelse på. Hvis du udelader titlen eller bruger den forkerte, kan du utilsigtet fornærme din instruktør. De fleste instruktører skal adresseres som “Professor” eller “Læge” efterfulgt af deres efternavn. Sørg for at dobbelttjekke stavningen af deres navn, inden du trykker på send.
Giv kontekst
Nogle professorer har hundredvis af studerende og har muligvis brug for en vis sammenhæng for at kunne placere dig og besvare dit spørgsmål. Dette gælder især hvis du sender dem e-mail for første gang. Den nemmeste måde at hjælpe dem med at finde ud af, hvem du er, er ved at fortælle dem, hvilke af deres klasser du er i, og hvilken dag din klasse mødes (hvis den har flere sektioner.) Du kan udelade denne del, hvis du er helt sikker på, at din professor kender dig ved navn.
Hold det kort
Professorer får en masse e-mails, så sørg for at din anmodning er enkel og til det punkt. Angiv dit spørgsmål klart, så din professor ikke behøver at læse e-mailen flere gange for at finde ud af, hvad du vil have. Du kan også reducere antallet af e-mails, der kræves for at besvare dit spørgsmål, ved kort at angive de trin, du allerede har taget for at prøve at besvare dit spørgsmål. Disse inkluderer ting som at kontrollere pensum (et must inden du sender en professor en e-mail), bede en klassekammerat og tale med TA.
Log af
Afslut e-mailen med et afmelding efterfulgt af dit navn. Et simpelt “Bedst”, “Skål” eller “Tak” efterfølges af dit navn. Hvis din universitets e-mail-adresse ikke indeholder dit fulde navn, kan du muligvis medtage dit for- og efternavn i din afmelding. Dette vil gøre det er nemmere for professoren at finde dig i deres system.
Brug en klar emnelinje
Din e-mail skal have en emnelinje. Ikke kun hjælper en emnelinje professoren, men det holder også din e-mail ude af spam-mappen. Emnelinjen skal være enkel og afspejle indholdet af din e-mail. Noget som “Spørgsmål om papir” eller “Mødeanmodning” er passende.
Vær professionel
Du og din professor har et professionelt forhold, som skal afspejles i din e-mail til dem. Dette betyder, at du skal stave ord fuldt ud og bruge korrekt grammatik (inklusive store og små bogstaver), når du skriver din besked. ikke bruge nogen emojier. De er blevet en form for kommunikation, men de hører ikke hjemme i en professionel em ail. Læs over e-mailen for at kontrollere, om der er skrivefejl, inden du sender den.
Du skal også undgå at medtage unødvendige personlige oplysninger i din e-mail. Hvis du gik glip af en klasse, behøver du ikke gå i detaljer om hvorfor. Dit personlige liv er ikke relevant for det professionelle forhold, du har med din professor.
Send det fra din universitets e-mail-adresse
Brug af din universitets e-mail-adresse får din e-mail til at se mere professionel ud og garanterer, at e-mailen gør det gennem universitetets spamfilter. Din universitets e-mail-adresse signalerer også til professoren, at du er en af deres studerende, så de tager din besked mere seriøst.