PPAP er en række dokumenter samlet på et bestemt sted (et bindemiddel eller elektronisk) kaldet “PPAP-pakken”. PPAP-pakken er en række dokumenter, der kræver en formel certificering / afmelding fra leverandøren og godkendelse / afmelding af kunden. Formularen, der opsummerer denne pakke, hedder PSW (garanti for delindlevering). Signaturen i PSWs kundecertificeringsområde angiver, at den leverandøransvarlige person (normalt Quality Engineer eller Quality Manager) har gennemgået denne pakke, og at den kundeansvarlige person (normalt en Customer Quality Engineer eller Customer Quality Manager) ikke har identificerede eventuelle problemer, der kunne forhindre godkendelse.
Dokumentationen på PPAP-pakken er tæt knyttet til den avancerede produktkvalitetsplanlægningsproces, der blev brugt under design og udvikling af nye køretøjer og komponentsystemer for at reducere risikoen for uventede fejl på grund af fejl i konstruktion og fremstilling. PPAP-manualen er offentliggjort af AIAG og specificerer generiske krav til opnåelse af PPAP-godkendelser. Yderligere kundespecifikke krav kan pålægges af bestemte kunder (bilproducenter) og indarbejdes i indkøbskontrakterne. Detaljer om “kundespecifikke” krav kan findes på webstedet International Automotive Task Force (IATF) eller leverandørportaler leveret af bilproducenterne. Et nyt websted, udviklet af kundespecifikke krav, LLC, er oprettet for at hjælpe med at løse problemer i forbindelse med distribution og tilgængelighed af kundespecifikke krav.
Leverandører skal kræve PPAP-godkendelse fra bilproducenterne hver gang en ny eller modificeret komponent introduceres til produktion, eller fremstillingsprocessen ændres. For at opnå godkendelse kræves det, at leverandøren leverer eksempler på dele og dokumentation, der viser, at:
- Kundens krav er blevet forstået;
- Det leverede produkt opfylder disse krav
- Processen (inklusive underleverandører) er i stand til at producere produkt, der er i overensstemmelse med det;
- Produktionskontrolplanen og kvalitetsstyringssystemet forhindrer produkt, der ikke opfylder kravene, når kunden eller kompromitterer sikkerheden og pålideligheden af færdige køretøjer.
PPAP kan være påkrævet for alle komponenter og materialer, der er indbygget i det færdige produkt, og det kan også være nødvendigt, hvis komponenter behandles af eksterne underleverandører.
Udtrykket ISIR (indledende prøveinspektionsrapport) bruges af tyske virksomheder som VW og BMW. ISIR-formular er standardiseret af Verband der Automobilindustrie e. V., kort VDA, en tysk interessegruppe i den tyske bilindustri, begge bilproducenter og bilkomponentleverandører. Th Begrebet bruges også af nogle andre virksomheder som Hyundai og Kia. Faktisk er ISIR som Warrant and Inspection Report of PPAP document package. PPAP-dokumentpakke indeholder nogle andre dokumenter såsom PFMEA, kontrolplan, tegning, MSA, kapacitetsdata osv. Udover ISIR-dokument kræves normalt andre dokumenter som PPAP normalt af Volkswagen og Hyundai for frigivelse af et produkt og en proces. PPAP er som den ældre ISIR plus meget mere, medmindre kunden har et specifikt krav til at bruge deres ISIR i deres system. ISIR er et resumé af den oprindelige prøve, der præsenteres i hvilken som helst tilstand. PSW understøttes og valideres af ISIR. Dette betyder ikke, at det produkt, der præsenteres, er under serielle forhold, men blot angiver med bevis den aktuelle status.
PPAP er bekræftelsen på, at produktet opfylder kundens krav til serieproduktion. PPAP betragtes som underskrevet, når en fuld PSW er godkendt af kunden og føjes til PPAP-mappen. PSW vil altid understøttes med en ISIR, men PPAP betragtes kun som godkendt, når en FULD PSW er godkendt med en ISIR.
I det væsentlige er PSW og ISIR en del af PPAP eller VDA og kan endda være uden for af PPAP i tilfælde som førstegangsværktøjsdele, som i de fleste tilfælde skal indsendes med en PSW og ISIR, men som ikke vil blive godkendt i PPAP, før seriens betingelser er opfyldt.