Nonprofit-auktioner: En komplet overholdelsesvejledning og prøveformularer

af Dennis Walsh CPA den 18. maj 2014

Kategorier: Fundraising | Ledelse og ledelse Emne Tags: Donationer | Juridisk / overholdelse

Auktioner er kendt for to karakteristika: de skaffer penge (nogle gange meget), og de er masser af arbejde. Blue Avocado-bidragyder og CPA Dennis Walsh giver os en komplet, praktisk overholdelsesvejledning og endnu bedre: fem prøveformularer for at sikre, at din ordlyd er rigtig:

Velgørenhedsauktioner har stået tidstesten som en fantastisk måde at udnytte vores forbrugsorienterede kultur til fordel for nonprofitindsats. Og mens der traditionelt er afholdt auktioner ved specielle begivenheder, er onlineauktioner for nylig steget i popularitet, hvilket gør det lettere for frivillige og giver folk mulighed for at byde fra deres hjem og over en længere periode.

Men om en auktion er live, lydløs eller online, der er problemer med overholdelse. Denne artikel præsenterer en oversigt over vigtige problemer med overholdelse af velgørende auktioner, og hvordan man bruger donoruddannelse som en del af overholdelse. Med denne baggrund og de inkluderede eksempler på regneark og formularer kan du lettere imødekomme rapporteringsansvar og høste fordelene med tillid.

Bemærk: Forskellige skatteregler og reguleringsbestemmelser påvirker velgørenhedsauktioner, og disse love er underlagt til fortolkning og forandring. Derfor kan det være nødvendigt med kompetent professionel rådgivning af organisationer, sponsorer og deltagere i begivenheden. Bortset fra som nævnt er alle sektionshenvisninger til Internal Revenue Code and Regulations.

Inden auktionen

Licensering af velgørende anmodninger

De fleste stater har en eller anden form for velgørenhedsregistreringskrav til nonprofitorganisationer og professionelle fundraising-virksomheder. Hvis din nonprofit gennemfører auktionen, er du i de fleste tilfælde ikke nødt til at registrere (forudsat at du ikke er forpligtet til at gøre det af andre årsager).

Visse stater kræver også afsløring af organisationens licensstatus på opfordringsmateriale og anerkendelse til donorer. I stedet for at undgå disse krav, bør organisationer omfatte den ekstra legitimitet, som offentliggørelse af registreret status giver. Klik her for links til reglerne i din tilstand.

Auktionspolitisk acceptpolitik

Overvej at vedtage en skriftlig acceptpolitik, så du kan afvise mindre passende gaver med mindre negativ donorreaktion. For eksempel vil du muligvis på din donationsopfordringsformular angive, at du ikke kan acceptere levende dyr, køretøjer, genstande med usædvanlige opbevaringskrav, genstande med betydelige overførsels- eller håndteringsomkostninger eller genstande, som du ikke tror kan let sælges på auktion.

Risiko- og forsikringsmæssige overvejelser

Ligesom andre fundraising-begivenheder rejser auktioner risikostyringsproblemer, der bør behandles fremadrettet. Faciliteter og udstyr skal oprettes med omhu og for personer i alle aldre og med handicap i tankerne. Giv nogen til at holde øje med spild af mad eller drikkevarer og andre farer under begivenheden.

Kontakt din forsikringsmægler om din kommende auktion for at være sikker på, at passende dækning og præmie er på plads. Hvis du serverer alkoholholdige drikkevarer, skal du sørge for, at din politik inkluderer den nødvendige dækning. Selvom det undertiden er nødvendigt at tilføje en forsikringsrytter til særlige begivenheder, kan det kræve, at du køber en separat politik, indikere, at dit forsikringsselskab ikke er specialiseret i nonprofit-forsikringsbehov.

Dokumenter, der skal gives donorer

Reglerne er komplicerede for hvor meget en person kan trække fra sin skat for en auktionsdonation; en skattefradragshandling til auktionsdeltagere SAMPLE blev udviklet til denne artikel. Der er forskellige regler for håndgribelige genstande end for fast ejendom, for værdsatte og ikke-værdsatte genstande, for kunst, for tjenester osv. Generelt, hvis en donor spørger om fradrag, foreslår de, at de taler med deres skatteregnskab. Selvom du giver dem korrekte oplysninger, kan de huske det forkert.

Men du behøver at vide, hvilke dokumenter du skal give donoren. Vigtigst er det, sørg for at give dem kvitteringer og kvitteringer. Ligesom du skal give en skriftlig anerkendelse for kontant donation på $ 250 eller mere, skal donorer have en skriftlig anerkendelse fra velgørenhedsorganisationen for hver donation af ejendom, der ikke er kontant, til en værdi af $ 250 eller mere for at kræve et velgørende fradrag på deres indkomst (se IRS-publikation 1771 for undtagelser og nuværende årsgrænser).

Den skriftlige bekræftelse skal vise:

1. 1. Din organisations navn

1. 1. Beskrivelse af den donerede ejendom (men ikke værdi)

1. 1. Et af følgende:

• • En erklæring om, at der ikke blev leveret varer eller tjenester til gengæld for bidraget

• • En beskrivelse og skøn i god tro af værdien af alle varer og tjenester, der leveres til gengæld for bidraget (visse token-poster kan ignoreres)

• • En erklæring om, at varer eller tjenester leveret til gengæld for bidraget var begrænset til immaterielle religiøse fordele

Her er en anerkendelse af en ikke-kontant donationsprøve.

Igen skal du ikke foretage en vurdering af th e værdi af modtaget doneret ejendom. Det er alene donorens ansvar at underbygge værdien af et ikke-kontant bidrag til indkomstskatteformål, herunder at opnå en kvalificeret vurdering, når det er nødvendigt.

Og. . . en organisation, der ikke anerkender et bidrag, pådrager sig ingen IRS-straf. Men en tak skal ligesom en pandekage serveres frisk. Send en hurtig tak via mail eller e-mail.

På auktionen

Moms

Fordi auktioner involverer salget af varer, skal du huske, at de fleste stater kræver, at nonprofitorganer opkræver moms på salg af varer på samme måde som almennyttige virksomheder. (Selvom din stat fritager nonprofitorganer fra at betale moms, når du køber varer, kan det kræve, at nonprofits opkræver og overdrager moms, når de sælger varer.)

Undtagelser fra sådanne krav er dog almindelige for visse indsamlingsaktiviteter ( eksempel: moms på varm mad, der sælges af frivillige ved en sportsbegivenhed for unge, der afholdes mindre end seks gange om året). Sørg for, at du bestemmer, om du har brug for at opkræve statslige eller lokale skatter på begivenhedsoptagelser eller auktionssalg.

En fordel for online velgørenhedsauktioner gennemført gennem kommercielle udbydere – såsom BiddingforGood eller MissionFish – er, at de indsamler og overføre moms til dig. En ulempe er, at de opkræver; F.eks. opkræver BiddingforGood et årligt gebyr på $ 595 og 9% af bruttosalget.

Tavse auktioner bruger ofte budark; her er et eksempel på lydløs auktionsbud, der indeholder sprog, der er relateret til skattefradrag, så budgivere får de oplysninger, der er synlige, når de byder.

Efter auktionen: regnskab og rapportering

Her er en liste over eksempler på auktionsrapportering for nonprofitorganisationer. Følgende er mere detaljeret på flere punkter.

Auktionsindkomst og uafhængig forretningsindkomst (UBI)

Betegnes auktionsindkomst som ikke-relateret forretningsindkomst ?

Med visse undtagelser skal en organisation, der modtager $ 1.000 eller mere pr. år i bruttoindkomst fra forretningsaktiviteter, der ikke er relateret til dets undtagne formål, indsende IRS-formular 990-T, fritaget organisations forretningsindkomstskat, og vil være underlagt selskabsskat på sin nettoindkomst fra sådanne aktiviteter.

For at være underlagt UBIT skal aktiviteten dog udføres regelmæssigt. Forskrifterne bestemmer, at intermitterende aktiviteter, herunder en årlig fundraising-begivenhed, ikke udføres regelmæssigt og derfor ikke genererer UBI (se Treas. Reg 1.513-1 (c) (2) (iii)).

Begivenheder udført oftere kan kræve en nærmere evaluering. For eksempel vil en løbende auktion afholdt på organisationens websted sandsynligvis opfylde dette krav.

Selvom der dog regelmæssigt gennemføres, er der to UBIT-undtagelser, der ofte gælder for auktioner og andre indsamlingsaktiviteter. Hvis en aktivitet udføres med stort set alt frivilligt arbejde, eller hvis organisationen sælger merchandise, der stort set alle er doneret, er aktiviteten ikke underlagt UBIT (se IRC Afsnit 513 (a)). Til dette formål anses “i det væsentlige alle” generelt for at betyde mindst 85% (dette er det område, hvor nonprofit genbrugsbutikker opererer.)

Hvis aktiviteten udføres regelmæssigt og ikke på anden måde er fritaget UBIT, og organisationens bundter eller blandinger bidrog med købte varer inden deres salg, skal organisationen spore procentdelen af købte varer i bundten / mixet. Hvis det årlige salg af købte varer er mere end ubetydeligt, er aktiviteten underlagt UBIT (IRM 4.76.51.9).

Og hvad med auktionssponsorater? Er denne annonceindtægt og derfor underlagt UBIT?

Med lidt omhu kan du undgå at have at behandle sponsorindtægter som ikke-relateret forretningsindkomst.To nøgleområder:

a) Materialer kan omfatte en sponsors navn, logo eller produktlinjer sammen med sponsorens kontaktoplysninger og et link til deres websted (Treas. Reg § 513-4 (f)).

b) Din organisation må ikke give nogen form for godkendelse eller sammenlignende information om sponsorens produkter eller tjenester (IRC afsnit 513 (i) (2) (A)).

Hvad gør vi er nødt til at rapportere til IRS om auktionen?

Hvis du modtog en donation, for hvilken der kræves en formular 8282, og du sælger den (eller bortskaffer den) inden for tre år, skal du indsende formularen 8282, Udført information returneret inden for 125 dage efter dispositionen og lever en kopi til donoren. En undtagelse gælder for en enkelt vare på $ 500 eller derunder, der var en del af en lignende gruppe af donerede varer, forudsat at donoren underskrev erklæringen i afsnit B, del II, i formularen 8283 og identificerede varen separat.

Opbevar kopier af alle dine Form 8283-papirer, så du nemt kan udfylde form 8282 efter et auktionssalg eller anden rapporterbar disposition.

Særlige regler for køretøjer : Salg af en doneret bil, båd eller fly til en værdi af mere end $ 500 skal rapporteres til donoren på IRS-formular 1098-C eller en tilsvarende erklæring inden for 30 dage efter salg og skal også indgives til IRS.

Auktioner og dine reviderede erklæringer

Registrering af doneret ejendom: I henhold til generelt accepterede regnskabsprincipper (GAAP) indregnes doneret ejendom generelt som indtægter og registreres til dagsværdi på modtagelsestidspunktet . Når der efterfølgende sælges på auktion, fordi sådanne gaver i naturalier i det væsentlige er en del af den samme transaktion, skal forskellen mellem det modtagne beløb ved salg og dagsværdien, når den oprindeligt bidrog, indregnes som en justering af det oprindelige bidrag (FASB Accounting Standards Codification (ASC) 958-605-25-20).

Nogle organisationer foretrækker at registrere auktionens køb som bidragsindkomst og ikke registrere den donerede vare, når den overhovedet er modtaget. Hvis donation og salg finder sted i det samme regnskabsår, resulterer denne regnskabsmæssige bekvemmelighed i den samme nettobidragsindtægt. Men hvis donationen finder sted i en separat regnskabsperiode fra auktionen, ville det medføre, at bidragindtægter og beholdning fra regnskabet udelades.

Donerede tjenester – såsom fotograferingssession eller ejendomsplanlægning høring – indregnes ikke som indtægter. Selv hvis de opfylder kravene til specialiserede færdigheder for at medtage frivillig tid i årsregnskabet, ville de ikke opfylde kravet om, at de typisk skulle købes, hvis de ikke blev leveret af donation FASB Accounting Standards Codification (ASC 958-605-25-16 (b)).

Hvor formular 990 adskiller sig fra GAAP

Selvom en organisation generelt også kan følge GAAP for rapportering af bidrag på formular 990, er der adskillige vigtige forskelle i forbindelse med donationer af ejendom til fundraising-salg.

I modsætning til GAAP-behandling som et enkelt bidrag rapporteres ejendom doneret til fundraising og dets efterfølgende salg som separate og særskilte transaktioner på Form 990. Forskellen mellem det realiserede beløb fra salg af ejendom på auktion og dagsværdien på donationstidspunktet resulterer i en særskilt rapporteret gevinst eller tab fra fundraising-begivenheder.

Donation af brugen af materialer, udstyr eller faciliteter indregnes ikke som i komme. Derudover indregnes donation af tjenester aldrig som indtægt til formular 990-rapportering. Tværtimod indregnes provenuet fra den efterfølgende auktion af disse typer poster som indtægter fra fundraising-begivenheder i den solgte periode.

For to nyttige eksempler fra Form 990-instruktionerne, se eksempler 1 og 2 på side 37 illustrerer rapportering af auktionsrelaterede transaktioner. Denne forfatter har også udviklet en prøvecheckliste over auktionsrelaterede overholdelseselementer, herunder formular 990-rapportering, der er tilgængelig her.

Nyttige ressourcer

Følgende prøveformularer blev udviklet til denne artikel og kan downloades:

• • Kvittering for ikke-kontant donation PRØVE

• • Oplysning om fradragsret for billetkøb PRØV

• • Skattemæssig fradragsramme til auktionsdeltagere PRØV

• • Budtidsark for lydløs auktion PRØV

• • Tjekliste for auktionsrapportering for nonprofitorganer PRØV

Følgende IRS-publikationer og formularer er tilgængelige online på www.irs.gov:

• • Pub. 526, velgørende bidrag

• • Pub.561, Bestemmelse af værdien af doneret ejendom

• • Pub. 1771, velgørende bidrag – begrundelse og oplysningskrav

• • formular 8282, udfærdiget Informationsretur

• • Formular 8283, velgørende bidrag Noncash

Dennis Walsh, CPA, frivillig sin post-pensioneringstid til at hjælpe North Carolina nonprofitorganisationer med regnskabsmæssige problemer, som han for nylig har arbejdet med modtog Community Service Award fra Guilford Nonprofit Consortium. Han deler sin ekspertise nationalt med nonprofitorganisationer gennem Blue Avocado. Gennem Deborah og Dennis Walsh Foundation har han også offentliggjort “Legal & Tax Issues for North Carolina Nonprofits” og Man From Macedonia, en erindringsbog af borgerrettighedslederen Aaron Johnson. Blue Avocado-artiklen Nonprofit Bookkeeping Test, som er en af de ti mest viste Blue Avocado-artikler nogensinde. Dennis kan nås via Micah-projektet. En version af denne artikel blev offentliggjort af Planned Giving Design Center.