Hvordan skriver man en medarbejderdeltagelsespolitik, der er fair for alle

Kører et par minutter bagefter? Sov igennem dit vækkeur? Sidder du fast i trafikken? Det sker for de bedste af os. Faktisk indrømmer mere end 1 ud af 4 arbejdere, at de dukker op sent for at arbejde mindst en gang om måneden.

Men når det kommer til medarbejderdeltagelse, kan selv de små ting begynde at blive mere. Ifølge Center for Disease Control (CDC) koster produktivitetstab knyttet til fravær amerikanske arbejdsgivere 225,8 mia. Dollars om året eller 1.685 $ pr. Ansat i 2015. Selv om det kan være et uventet fravær en gang om måneden eller et skift, der savnes her og der, den enkelte medarbejder fremmøde kan have store konsekvenser for din bundlinje.

Indtast medarbejderdeltagelsespolitikken

En medarbejderdeltagelsespolitik er et dokumenteret sæt regler designet til at forbedre medarbejdernes produktivitet, reducere fravær og indstille klare og konsistente forventninger til medarbejderne.

For mange små virksomheder uden en formel HR-afdeling kan en medarbejderdeltagelsespolitik virke lidt formel. Bør ikke alle være opmærksomme på deres ansvar? Absolut. Men når din virksomhed begynder at skalere, eller du får flere medarbejdere i den travle sæson, er en retfærdig medarbejderdeltagelsespolitik afgørende for at beskytte både dig og dine medarbejdere og holde forretningen kørende.

Her er nogle tip til hjælpe dig med at oprette din arbejdspladsdeltagelsespolitik:

Tag højde for din nuværende arbejdskultur

Chancerne er, at du udvikler en medarbejderdeltagelse politik som en måde at tackle igangværende fremmøde på. Dine medarbejdere er muligvis blevet slappe af at dukke op til tiden, glemme at ringe ind, efter at deres skift starter, eller bare tage manglen på en tilstedeværelsespolitik for givet. Alligevel er det vigtigt at huske, at en tilstedeværelsespolitik ikke ændrer medarbejdernes adfærd natten over og muligvis kræver et grundlæggende skift i virksomhedskulturen.

Det er rigtigt – medarbejderdeltagelse er en del af din virksomhedskultur. Og uanset om dine forretningsmedarbejdere er fem personer eller halvtreds, er den måde, du interagerer sammen på, at forme dit teams kultur og måde at arbejde på. Din kultur inkluderer værdier, normer, systemer, symboler, sprog, antagelser, overbevisninger og vaner – som hvor ofte dine medarbejdere dukker op til tiden.

Så inden du begynder at skrive en tilstedeværelsespolitik, skal du tale med dine ledere og skift fører om deres nuværende tilgange og forventninger til medarbejderdeltagelse. Hvis et skiftleder er fint med en langsom start, og en anden forventer, at alle på gulvet lige i timen, sender det en blandet besked. Medarbejdere, der kører ind under langsommere skift, ser muligvis ikke problemet med at løbe fem minutter bagud i forhold til personale, der er helt på dækket, det øjeblik de ankommer om morgenen. Er der en nuværende basislinje eller fælles forventninger, eller varierer tilgangen til medarbejderdeltagelse skift til skift og leder til leder?

Der kan også være andre kulturelle faktorer bag kulisserne, der påvirker medarbejderdeltagelse: hvis mange af dine ansatte har familier og små børn, de må sandsynligvis også jonglere med nødsituationer eller familiefravær, og en nul-tolerance-tilstedeværelsespolitik vil hurtigt sætte dem ud af et job. Eller dit nye sommerdeltidsansatte på deltid kan komme ind lige efter skoletid i de næste par uger og kan ikke komme på prikken med trafik. Deltagelse kan endda være et symptom på din arbejdspladss planlægningsvaner.

Din virksomhedskultur er lige så unik som dine medarbejdere. Og selvom ingen tilstedeværelsespolitik kan tage højde for ethvert unikt scenarie, skal den være baseret i virkeligheden og skabe realistiske forventninger til dine medarbejdere.

Hold tingene enkle

På papir lyder en tilstedeværelsespolitik ligetil – ikke at dukke op på arbejde er fravær, og alle skal være til stede på arbejdspladsen for at holde forretningen i gang. Men er et “fravær” forskelligt fra et “udeblivelse”? Er det forskelligt fra “forsinkelse”? Hvad hvis en medarbejder dukker op en time for sent i forhold til fem minutter for sent? Behandles de ens?

En medarbejderdeltagelsespolitik kan hurtigt begynde at dreje ud af hånden, hvilket resulterer i i et bindestørrelsesdokument, der er svært at læse og endnu sværere at huske. I stedet for at gå scenario-for-scenario skal du holde dig til almindelige emner for medarbejderdeltagelse og definere forventninger til dem på almindeligt sprog, som alle kan forstå: fravær, ikke-planlagt fravær, forsinkelse , udeblivelse og sygedage.

• Fravær: leder meddeles af medarbejderen X dage / uger i forvejen, at medarbejderen er fraværende fra vagt.”

• Uplanlagt fravær: leder meddeles af medarbejderen X timer i forvejen, at medarbejderen ikke vil være fra vagt på grund af nødsituation eller anden uventet årsag.”

• Tardiness: medarbejder dukker op mindst X minutter efter planlagt skiftstart. ”

• No-show: medarbejder undlader at dukke op til skift uden at underrette ledelse. ”

• Sygedage: medarbejder er fraværende fra skift på grund af sygdom eller lægebeskrivelse.”

Hurtig note: Hvorfor differentiere en “sygedag” fra et “fravær”? Det lyder måske kontraintuitivt, men at opbygge i en separat kategori til sygedage kan faktisk hjælpe medarbejdernes moral og din bundlinje, især hvis du er i fødevareservicebranchen.

CDC vurderer, at syge fødevarebehandlere er ansvarlig for 53% af norovirusudbruddene – hvilket fører til mere medarbejderes sygdom og mere fritid. Overvej at bygge i en separat sygedagskategori i din tilstedeværelsespolitik, så du og dit personale kan forblive sunde, og syge medarbejdere kommer ikke på arbejde i et forsøg på at undgå en mere alvorlig, ikke-planlagt fraværsstrejke på deres præstationsrekord. I nogle stater kan særskilt betalt sygeorlov også være loven.

Uanset hvilken deltagelseskategori du vælger, skal deres definitioner betyde det samme for alle medarbejdere og være så objektive som muligt. En leder skal være i stand til at skelne fravær fra langsomhed, når de ser en, og medarbejderne skal let forstå, hvor deres adfærd falder ind under tilstedeværelsespolitikken.

Inkluder realistiske disciplinære handlinger for hvert scenarie

Nu hvor du har defineret dine deltagerkategorier, er det tid til at definere, hvad der sker næste gang. For at en tilstedeværelsespolitik skal være retfærdig, er det vigtigt, at disciplinære handlinger ikke kun er baseret på personlig overbevisning eller individuelle forventninger. Det er ikke retfærdigt over for gode medarbejdere at vedtage en nul-tolerance tilstedeværelsespolitik “bare fordi.” Og selvom du personligt måske føler, at det at køre fem minutter eller tredive minutter for sent er den samme grad af uacceptabel medarbejderadfærd, er den faktiske indvirkning på din virksomhed muligvis ikke så lige.

Se i stedet på to ting : den indflydelse, som forskellige tilstedeværelsesadfærd i øjeblikket har på din virksomhed og gennemsnit for deltagelse i din branche. Ifølge det amerikanske Bureau of Labor Statistics havde fuldtidsansatte en samlet fraværsrate på 2,8 eller næsten tre fraværs “forekomster” om året i 2017. Den gennemsnitlige fraværsprocent for tjenestearbejder var endnu højere med 3,4 fravær pr. År. Så hvis du antager, at 3-4 ikke-planlagte fravær om året er et acceptabelt interval, er du ikke langt væk fra mærket.

Når du har lavet nogle benchmarking, skal du binde din tilstedeværelsespolitiks disciplinære komponenter til forretningen indvirkning. Hvis hvert minut tæller i et skift med høj lydstyrke, kan 30 minutter have samme indvirkning som fravær. Hvis en medarbejder mangler arbejde uventet og ikke kan finde en udfyldning, kan deres fravær have samme sværhedsgrad som et udeblivelse. I så fald kan din tilstedeværelsespolitik angive:

• “Tardiness: medarbejder dukker op mindst 5 minutter efter planlagt skiftstart.”

• Hvis medarbejder dukker op senere end 30 minutter efter skiftets starttid, vil tardiness blive talt som et “udeblivelse”.
• Efter 3 tardies vil medarbejderen blive udsat for disciplinær handling.

• “Uplanlagt fravær: leder underrettes af medarbejderen X timer i forvejen om, at medarbejderen er fraværende fra skift på grund af nødsituation eller anden uventet årsag.”

• Medarbejder er ansvarlig for at underrette supervisor og finde en udfyldning til skift. Hvis medarbejderen ikke kan finde en udfyldning, tælles fravær som et “udeblivelse”.
• Efter 3 ikke-planlagte fravær, medarbejder vil blive udsat for disciplinærforanstaltninger.

Få medarbejdertilmelding

Når du har sammensat et første kladde til din tilstedeværelsespolitik, er det tid til at se trin igen # 1: Del det med dine medarbejdere, og få deres buy-in. Afhængigt af størrelsen på dit team, vil du måske kun gå i lederskab eller give alle medarbejdere en chance for at tilføje input. Selv en simpel tarmkontrol vil gøre – lyder noget ude af sted for dine ledere? Er der nogen, der føler, at visse kategorier er urealistiske? Virker det objektivt?

En tilstedeværelsespolitik er beregnet til at hjælpe med at holde din virksomhed kørende hver dag og ikke udløse mere kaos. Selvom der kan være en vis modstand mod ændringer (især hvis der ikke allerede var en formel politik på plads), skal god fremmøde føles som en teamindsats og en måde at hjælpe alle med at arbejde bedre. Hvis dine medarbejdere straks reagerer dårligt, føler sig kaldte eller mener, at disciplinære foranstaltninger er for aggressive, skal du lytte til deres feedback.Vær opmærksom på lignende svar – hvis mere end en medarbejder mener, at du skal være mere fleksibel inden for bestemte områder, skal du se, om du kan nå et kompromis og gå tilbage til tegnebordet sammen.

Endnu vigtigere er at medtage medarbejderfeedback ind i din tilstedeværelsespolitik øger også sine chancer for succes. Når de blev spurgt, hvad der motiverer dem til at gå ud over deres arbejde, rangerede medarbejderne “kammeratskab og peer-motivation” først. Kammerater, ikke penge, viste sig at være den vigtigste kilde til indflydelse på medarbejdernes præstationer og adfærd. At kende deres kolleger, ikke kun deres ledere, hjalp med at udvikle tilstedeværelsespolitikken kan gå langt med at få medarbejdere om bord og holde hinanden ansvarlige.

Behandl andre, hvordan du ønsker at blive behandlet

I slutningen af dagen skulle en retfærdig medarbejderdeltagelsespolitik være sådan, du ville være tilfreds med at arbejde under dig selv. Vær ikke bange for de hårde spørgsmål: hvor ofte dukker du personligt op på arbejde senere end du havde planlagt? Er du altid i stand til ring videre og fortæl dine medarbejdere, at du ikke kommer inden for politikens tidslinje? Hvor mange nødsituationer dukker op i løbet af ugen, der trækker dig væk fra arbejde? Kan du altid underrette dit team en uge i forvejen om, at du bliver nødt til at være ude på kontoret i en dag?

Når du sammensætter dig r politik for tilstedeværelse af nye medarbejdere, glem ikke den vigtigste faktor: empati. Hvis du ikke kan overholde din virksomheds tilstedeværelsespolitik, er det ikke rimeligt at forvente, at dine medarbejdere også gør det. Og selvom medarbejderfravær og dårlig tilstedeværelse kan være frustrerende, er det ikke muligt at forudsige nødsituationer. Nogle gange sker det uventede bare uanset hvor godt du planlægger. Vækkeuret går ikke. Trafikken er værre end normalt. Babysitteren kalder syg ind. Du kan ikke finde dine nøgler. Du fanger den fejl, der går rundt på arbejdspladsen.

Ideelt set giver en retfærdig medarbejderdeltagelsespolitik mulighed for noget vridningsrum – inden for grund. Når du bygger din politik, kan du tildele forskellige grader af alvor afhængigt af din arbejdspladskultur og hvad der giver mening for din virksomhed. Ikke alle fravær (og ikke alle tilstedeværelsespolitikker) er ens. I stedet skaber en retfærdig politik en standard til at spore ydeevne og styrker en af de vigtigste arbejdspladsværdier: respekt for hinanden og hinandens tid.

Leder du efter en mere nem måde at holde tingene fair for din medarbejdere? Et medarbejderur fjerner afrunding og menneskelige fejl, samtidig med at der føles en retfærdighedsfølelse på arbejdspladsen.