Jeg har fået masser af spørgsmål fra læsere, klienter og workshopdeltagere om at skrive sponsorforespørgselsbreve for at sikre sponsoratdollar. Inden du kan sende et anmodningsbrev, er det vigtigt, at du fuldt ud forstår sponsorering som en marketingdisciplin.
Til dette formål har jeg listet nogle artikler, der giver dig et fuldstændigt billede af sponsorlandskabet og hvordan du øger dine chancer for succes. Tjek følgende artikler og ressourcer:
- Sådan får du sponsorering til noget: En komplet trin for trin-guide
- Den vigtige vejledning til sponsorering af værdiansættelse
- Den endelige guide til sponsorforslaget
- Sådan får du sponsorering af begivenheder: Absolut alt hvad du behøver at vide
- Den komplette guide til titelsponsorering: Titel, navngivning og præsentation af rettighedsdefinerede
Jeg ser mange af de samme fejl begås, når sponsorsøgere skriver et anmodningsbrev til sponsorer, så dette indlæg vil fokusere på en struktur og en proces, der vil guide din sponsorindsats. Jeg har også inkluderet flere skabeloner til anmodning om sponsorering samt en infografik, der styrer din indsats fremover.
Rul ned for at se infografik og skabeloner.
Hvad er et sponsorbrev? Og hvornår skal man bruge en!
Før vi dykker dybere ned i, hvad man skal gøre, og hvad man ikke skal gøre, når man skriver dit allerførste sponsorbrev, lad os komme på samme side med en definition.
Et sponsorbrev, som også går undertiden under navnet sponsorforslag, er din indsats for at sikre finansiering fra din sponsor efter eget valg. Du beder naturligvis ikke kun om penge, men beskriver også, hvad kontanterne vil blive brugt til, mens du tilskynder sponsoren til at overveje at give.
En situation, hvor du måske vælger at sende et sponsorbrev, er hvis du var vært for et arrangement, men havde brug for fundraising. Gennem donationer fra en eller flere sponsorer har du råd til at arrangere en begivenhed af den kaliber, der kan drive din virksomhed fremad. Ved at promovere sponsoren gennem hele begivenheden, f.eks. Med branding, boder eller endda en interaktiv begivenhed, får sponsoren også høstet nogle fordele.
Sponsoratanmodningsbrevet gør ikke Foretag ikke salget! Det gør du!
Hvis dit første kontaktpunkt med en sponsor er at skrive dem et brev om anmodning om sponsorering, er dine chancer for succes meget lave. Det er utroligt vigtigt at involvere dine sponsorer i processen med at oprette et anmodningsbrev eller et sponsoratforslag.
Du kan bruge sponsorbrevet til at fange deres opmærksomhed, varme op et opkald eller bedre endnu at opsummere resultaterne af et nylig møde, inden de går videre til et komplet forslag. Jeg tror, at et brev giver mere mening som udgangspunkt end et komplet forslag, men intet slår et hurtigt telefonopkald eller en kort e-mail til en sponsor for at forstå deres behov, før de skriver noget.
Som en sidste udvej er en sponsoratanmodningsbrev kan hjælpe med at åbne døre … men du skal gøre det ordentligt!
Sådan skriver du et brev, der anmoder om sponsorat
Hvordan man skriver et sponsorbrev
Hvad skal inkluderes i et sponsorbrev?
De grundlæggende komponenter i et sponsorat brev er som følger:
- En introduktion til dig selv og din mulighed
- Årsagen til, du fik kontakt
- Oplysninger om din målgruppe
- Dine aktiverings- og sponsormuligheder
- En omtale af, hvornår du følger op
Fortsæt læsning for at lære mere om hvert afsnit og hvordan man bruger et sponsorbog til få møder med dine potentielle kunder.
Hvis målet med sponsoratanmodningen brev er ikke at foretage salget, så hvad er målet? Kort sagt, det er for at få opmærksomhed fra din kunde og få dem til at tage dit opkald eller acceptere et møde. Hvordan gør du det? Ved at være krystalklar på din mulighed og dit publikum. Her er en retningslinje, der skal følges, når du opretter dit eget sponsorbrev.
En introduktion til dig selv og din mulighed
Dette er ikke tiden til at inkludere en langvarig beskrivelse i flere afsnit af din mission, vision, historie og hvor mange penge du har brug for til at lave et budget eller nå dine mål. Beskriv i stedet kort, hvem du er, med en sætning eller to om din organisation. Mindre er mere her.
Årsagen til, at du fik kontakt
Hvorfor nåede du især ud til denne sponsor? For penge, ikke? Forkert! Fortæl dem, hvorfor du kom i kontakt med dem!
Nøgleordet her er “dem”. Hvorfor valgte du især deres virksomhed? Kender du nogen, der foreslog, at du opretter forbindelse? Dette er stedet, hvor du nævner din gensidige kontaktpersons navn, og hvorfor de mente, at jer to skulle mødes.
Hvad handler det om den potentielle sponsors virksomhedsmål, der stemmer overens med dine? Har de en historie med sponsormuligheder som din? Tilbyder du adgang til et publikum, som de har angivet, er vigtigt for dem? Er hovedkontakten involveret i organisationer som din?
Det er her, du viser dem, at du har lavet dit hjemmearbejde, og at de ikke kun er et af tusinder af breve, du skyder ud af døren.
Oplysninger om din målgruppe
Dette er din mulighed for at skille sig ud! Sponsorering handler om markedsføring og salg, og begge kræver, at en målkunde skal arbejde. Kender du din kundes målgruppe? Her beviser du det.
Jeg taler ikke om grundlæggende demografiske oplysninger her eller omfattende generaliseringer som “middelklassefamilier.” Jeg henviser til data, der beskriver, hvem din målgruppe er, hvorfor de er involveret i din organisation, de typer køb, de planlægger at foretage, og data relateret specifikt til din kunde.
Køber de din kunde Kan du hjælpe din kunde med at sælge mere produkt eller beholde nuværende kunder?
De fleste sponsorsøgere efterlader publikumsdata fuldstændigt ude i håb om, at deres udsigter vil blive imponeret over deres sag eller af deres brand alene. Uden publikumsdata ser du dog ud som alle andre forslag, der lander på deres skrivebord.
Er du ikke sikker på, hvem dit publikum er? Tjek dette blogindlæg om publikumsdata og sponsorering.
Dine aktiveringsmuligheder
Har du brug for en opdatering på aktivering? Tjek dette blogindlæg om bygningsaktiveringsideer, der fungerer. Trænger til inspiration til at opbygge nogle seje aktiveringsideer? Her er otte aktiveringsideer for at få disse kreative juice flydende!
I stedet for at fokusere på hvor meget mo nej, du vil have fra din sponsor, skal du bruge dit sponsorbrev til at vise dit udsigter, at du forstår, hvordan sponsorering fungerer. Giv dem tre eksempler på aktiveringsideer, som dine sponsorer og dit publikum elsker.
Vis dem, hvilke typer resultater du kan tilbyde dem, f.eks. Branding, stikprøveudtagning, produktplaceringer eller konkurrencer. Vær specifik og tydelig om, hvordan du arbejder med sponsorer, og hvordan sponsorer kan tilføre værdi til dit publikum (som også er deres målkunde).
En omtale af hvornår du vil følge op
Lad din kunde vide, at du planlægger at følge op og være specifik, hvornår. Fortæl dem, at du vil ringe til dem på en bestemt dato og et tidspunkt, eller at du planlægger at stoppe ved deres kontor på en bestemt dato for at sige hej. På det tidspunkt kan du få et fingerpeg om, at du meget gerne vil lære mere om deres mål, og hvordan du kan arbejde sammen.
Når du fortæller din kunde, at du planlægger at følge op, viser du dem dig er seriøs omkring at arbejde sammen. Tilføj derefter dine kontaktoplysninger, og opfordre dem til at kontakte, hvis ovenstående tidspunkter ikke passer dem.
Stillet over for et forestående møde med en sponsorsøgende vil dine sponsorer oftere end ikke følge op med dig først. Det kan være at fortælle dig “nej tak”, eller det kan være at lære mere om dit publikum og de seje aktiveringsideer, du fremlagde i dit brev. Uanset hvad er et ja eller nej bedre end stilhed, hvilket kræver, at du følger op for evigt .
Hvornår skal du ikke sende et sponsorbrev?
Dit sponsorbrev er alt skrevet og poleret ved hjælp af de oplysninger, der er præsenteret hidtil i denne vejledning. Inden du smækker det stempel på, skal du holde op! Der er nogle tilfælde, hvor et sponsorbrev måske ikke engang er berettiget.
Her er en oversigt.
Du har ingen forudgående forbindelse med sponsoren
Hvis du tror din virksomhed eller nonprofit er den eneste, der søger sponsorering, tænk igen. Tusinder og tusinder af dine konkurrenter vil gøre det samme. Måske målretter de ikke mod den samme sponsor, men historien ændrer ikke så meget.
Ethvert firma, der er kendt for sit sponsorat, bliver konstant bombarderet med en bunke breve og endeløse e-mails. Du skal straks adskille dig selv eller dit brev ender i papirkurven, det være sig den fysiske dåse eller den digitale.
Derfor er det godt at have en forbindelse, som jeg talte om i sidste afsnit. Ved i det mindste at kile foden ind gennem en person, der kender sponsoren, er din potentielle sponsor måske mere villig til at kommunikere med dig. Uden det er du bare en anden i den uendelige bunke, ignoreret eller skraldet fuldstændigt.
Du har glemt målgruppedata
Det er bedst at vælge en sponsor at arbejde med, hvor der er en vis overlapning, det være sig de samme mål eller et lignende publikum. Du kender muligvis dit publikum usædvanligt godt, men sponsoren har ingen måde at samle den samme information på, hvis du udelader publikumsdata.
Jeg kan alvorligt ikke understrege vigtigheden af dette nok. Tag dig tid til at kompilere dine målgruppedata og medtag dem som en del af dit brev, selvom der kun er en kort omtale. Ellers vil dit brev sandsynligvis ikke få et andet blik fra sponsoren.
Tidslinjen er for stram
Hvis din begivenhed er i næste uge, kan du lige så godt glemme at prøve at få sponsorat på det tidspunkt. Når dit brev overhovedet når sponsoren, er det for sent. De vil muligvis hjælpe, men ville ikke være i stand.
Sikker på, sponsoren vil muligvis arbejde sammen med dig, hvis du kan planlægge bedre næste gang, men din mangel på organisation kan også efterlade en dårlig smag i munden. Derefter går du måske glip af en potentielt god mulighed bare for din dårlige planlægning.
7 bedste fremgangsmåder til at skrive sponsorbreve
Når du kæmmer igennem dit udkast sponsorbrev for dozenth gang (eller måske halvtreds), skal du sørge for at følge disse bedste fremgangsmåder for størst succes.
Led ind med din forbindelse
I journalistik er der et udtryk kendt som at begrave lede (eller bly). Leden er den vigtigste sætning i artiklen. Det skal være en af de første sætninger og bestemt i første afsnit.
Når du begraver en lede, starter kernen i historien først i tredje eller fjerde afsnit. Læseren kommer muligvis ikke så langt, så hele pointen i historien går glip af.
Du kan også let begrave lede i dit sponsorbog, hvis du ikke kan identificere de mest vigtige komponenter. Tro det eller ej, det er ikke din anmodning om penge. I stedet handler det om, hvem du kender.
Dette adskiller dig fra resten af pakken og fører dig fra en fuldstændig ukendt til en person, som sponsoren måske er bekendt med. Som jeg sagde før, kan det også være forskellen mellem, at sponsor læser dit brev eller springer over det helt.
Hvis du var på et arrangement og mødte sponsoren eller nogen, der forbandt dig, skal du starte med det. Pengeanmodningen kan komme senere, tro mig.
Personaliser, personaliser, personaliser
Vil dette ene brev være den eneste sponsoranmodning, du sender? Sikkert ikke. Du har sandsynligvis en enorm liste over potentielle sponsorer at oprette forbindelse til, men den ene behøver ikke at vide, at de andre findes.
Personalisering af hvert af dine breve er en god måde at gøre din sponsor ikke den klogere, som du frier på andre. Rett aldrig dit brev til sir, fru eller den frygtede “hvem det måtte vedrøre.” Find en kontakt hos sponsorfirmaet, og skriv specifikt til dem. Tal om virksomhedens dyder, som du også kan lide.
Selvom det tager ja, tager det mere tid og kræfter at lave personlige bogstaver, end det indsætter nogle navne i en generisk skabelon, det er det værd.
Husk hvem brevet handler om
En anden grund til at personalisere er, at du holder fokus på brevet, hvor det skal være: på sponsoren selv Nu er det ikke tid til at skrive en grundig oversigt over din sag, eller hvad du håber at opnå i regnskabsåret.
En sætning eller to om dig selv er nødvendig, men for det meste er det alt om sponsoren. Det er bestemt ligesom at smøre dem, men det er ikke en dårlig ting i dette tilfælde.
Hold det kort
Hvis dit sponsorbrev ikke gør passer på en enkelt side med trykt papir, så skal du gå tilbage og forkorte det.
Sponsorer er travle mennesker, ligesom dig selv. De kan ikke læse gennem sider og sider i en n forsøger at rulle dem ind og overbevise dem om at donere. Selvom der ikke er nogen hård og hurtig ordtælleregel, skal et par afsnit være tilstrækkeligt.
Bed om en mening eller hjælp
Her er et andet trick til at vække sponsorens interesse: bede om noget fra dem. Nej, ikke penge (endnu ikke), men måske deres hjælp eller endda deres tanker om noget. Når du gør dette, indrømmer du, at de er eksperter. Du viser også, at du værdsætter, hvad de har at sige, noget andet, der kan sætte dig på vejen mod et arbejdsforhold.
Indstil et tidspunkt for et møde eller telefonopkald
Du føler dig muligvis ikke som den mest selvsikre person, hvis du nærmer dig en sponsor via brev for første gang, men du har nødt til at falske det, indtil du klarer det. Lad det ikke være op til sponsoren at afgøre, hvornår I to næste gang kan tale.
Igen er de travle mennesker, så de har muligvis ikke tid til dig i uger eller måneder. Hvis du tilfældigvis aldrig hører tilbage fra sponsoren – hvilket sker – så er bolden i deres bane, og det er det.
Mens du er den, der foreslår en dag eller tid til et telefonopkald, som jeg skrev før, skal sponsoren sige noget, det være sig et negativt eller positivt svar. Noget er trods alt altid bedre end ingenting!
Undgå kedelige behagelighed
Udover at springe over “til hvem det måtte vedrøre”, skar du resten af den lille snak og behagelighed ud af din brev. Disse inkluderer ting som “håber du har det godt” eller “hvordan har du det?” eller endda “hvordan er vejret?”
Disse isbrydere kommer ikke så meget selvsikker over. Desuden begraver man lede, som man ikke ønsker at gøre, ved at starte på denne måde.
Fire eksempler på sponsorbrevskabeloner, der fungerer
Hvis du har brug for ekstra hjælp til at perfektionere dit sponsorbog, er det okay. Jeg har opdateret dette indlæg med fire nye skabeloner, du kan bruge. Disse inkluderer sponsormuligheder for begivenheder, atletik, golfturneringer og kontra i naturalier.
Skabelon 1: Eksempel på sponsorbrev til en begivenhed
Det mest almindelige sponsorbog er uden tvivl et for at få finansiering til et arrangement. Fra konferencer, expos og alt imellem, hvis du ønsker økonomisk støtte fra en sponsor til dit arrangement, skal du følge denne skabelon.
Hej
Jeg var for nylig i kontakt med ca. en kommende begivenhed for min virksomhed / organisation, og de nævnte, at du ville være god at nå ud til.
Min virksomhed / organisation tænkte på eller var på et arrangement og ville meget gerne vide, hvad du synes. Vi planlægger i øjeblikket at være vært for begivenheden kl. Vores firma….
Vi mener, at vi kunne tiltrække gennem denne begivenhed, men vi leder efter den rigtige økonomiske støtte, f.eks. fra. Hvis du hjælper vores virksomhed / organisation, ville din finansiering gøre det.
Har du tid til at diskutere denne mulighed yderligere? Lad mig venligst vide.
Med venlig hilsen
Skabelon nr. 2: Eksempel på sponsorbrev til atleter
Hvis du har et atletisk hold eller en sportsaktivitet på dagsordenen, så er ovenstående brevskabelon fungerer ikke rigtig. Du har brug for en, der passer bedre til dine mål, som denne.
Kære,
Vi mødtes for et par uger siden kl. Jeg kan huske, at jeg da talte til dig om din interesse for sportsmuligheder, hvorfor jeg troede, jeg ville nå ud til dig nu.
Vores firma / organisation organiserer en og vil meget gerne have sponsorering fra. Det hold, vi har bygget, er virkelig talentfuldt og begejstret for at spille, men vi har brug for opbakning fra et firma som dit fordi.
Ved at hjælpe vores atletiske aktiviteter ville vores hold være i stand til det.
Jeg vil meget gerne tale mere med dig om dette, når eller når du er tilgængelig. Lad mig vide, hvad der fungerer for dig. Mange tak for din tid.
Med hilsen
Skabelon 3: Eksempel på sponsorbrev til en golfturnering
Hvis du fokuserer mere på en bestemt sport, såsom en golfturnering, så er dit sponsorbrev ikke identisk med ovenstående. Her er nogle justeringer, du skal lave.
Hej
Jeg blev henvist til dig af og troede, du ville være en fantastisk pasform som en ivrig golffan og tilhænger.
Dette vil tiltrække, hvilket vi bemærkede overlappet med nogle af dine egne virksomhedsmål. Således troede vi, at et sponsoreret partnerskab ville være velegnet til os begge.
Ved at acceptere sponsoratet. Jeg vil gerne besvare eventuelle spørgsmål eller diskutere denne lejlighed yderligere med dig. Hvad med ? Jeg kan også gerne arbejde din tidsplan. Bare lad mig det vide.
Jeg ser frem til at høre fra dig.
Med venlig hilsen
Skabelon # 4: Eksempel på sponsorationsbrev til Contra eller In- Venlige sponsorater
Hvad hvis du ikke nødvendigvis leder efter midler eller en donation, men snarere varer og tjenester? Det er kendt som et in-kind sponsorat, og det kræver en helt anden type sponsorbrev.
Her er en skabelon, der kan udløse din kreativitet.
Godmorgen / eftermiddag,
Dit navn er kommet op gennem nogle få af vores forbindelser, og jeg troede, jeg ville tage mig tid til formelt at introducere mig selv. Jeg er og min organisation / virksomhed gør.
Jeg nævnte din virksomhed fordi. I øjeblikket søger vores organisation / virksomhed donationer in natura, og vi vil gerne spørge, om du overvejer at give.
Vores virksomhed / organisation ville have brug for det, og vi mener, at du kunne være en integreret del hjælp til det. Hvis du donerer.
Jeg vil meget gerne diskutere dette mere med dig, måske hvis det virker for dig. Hvis ikke, så lad mig vide et mere passende tidspunkt.
Mange tak,
Ting, du skal undgå i dit sponsorbrev
Der er flere ting, du ikke vil gøre i din oprindelige opsøgende. I ingen særlig rækkefølge er de:
- Specifikke økonomiske anmodninger
- Sponsorater og niveauer
- Anmodninger om gratis produkter til in-kind sponsorering
- Brochurer, pjecer, eksempler eller forslag
- Billeder af dine interessenter eller programbrugere
- Fokus på behov
- Ord som “til hvem det måtte være bekymring ”(Sørg for at adressere brevet til en bestemt person)
- Antagelser om deres målgruppe eller nøgledemografiske
- Sponsoraftaler, der beder om en underskrift eller kontrakt første gang du når ud til dem
Bliv fokuseret på det centrale mål med sponsorbrevet: at præsentere din mulighed på en respektfuld måde og bede om et møde.
Opfølgningstid!
Hvis du sendte dit brev til et koldt kundeemne, er det første, du skal gøre, at implementere alle de teknikker, der er foreslået i de blogindlæg, der er anført i denne artikel. Med andre ord, prøv at varme kontakten op og oprette forbindelse med dem direkte.
Hvis du ikke kan oprette en direkte forbindelse til din kunde, så gør dig klar til at følge op. En masse. Husk, at disse folk får hundreder af disse typer anmodninger hver uge (eller hver dag i nogle tilfælde!). Start med at følge op på den dato og det klokkeslæt, du fortalte dem, at du ville, og følg derefter nogle flere.
Sådan skriver du et takbrev til sponsorat
Takbrevet du sender dine sponsorer kaldes faktisk en opfyldelsesrapport. I en opfyldelsesrapport skitserer du alle de ting, du lovede dine sponsorer, hvor meget de betalte for disse fordele, både håndgribelige og immaterielle sponsorfordele, og derefter rapporterer du om, hvor godt du har leveret disse aktiver sammen med den reviderede værdi af, hvad du faktisk leveret.
Du vil sikre dig, at du takker sponsorer inden for en uge efter afslutningen af din begivenhed eller kampagne (eller kvartalsvis, hvis du har et årligt forhold til dine sponsorer).
Husk, at hvis dit første kontaktpunkt med en sponsor skriver til dem et sponsoratanmodningsbrev, er dine chancer for succes meget lave! Du kan bruge sponsorbrevet til at fange deres opmærksomhed, varme op et opkald eller bedre endnu til at opsummere resultaterne af et nylig møde, inden du går videre til et komplet sponsoratforslag.
Som en sidste udvej efter forsøger alle de ovennævnte teknikker kan et sponsoratanmodningsbrev hjælpe med at åbne døre … men du skal gøre det ordentligt! Et brev eller forslag, uanset hvor velskrevet, er aldrig en erstatning for godt gammeldags sponsor-centreret salg.
Konklusion
Mens et sponsorat brev kan være et værdifuldt redskab til at komme ind hos en potentiel sponsor, du kan ikke bare bede om penge lige uden for flagermusen. Der er en kunst at skrive et af disse breve. Med skabeloner, infografik og bedste praksis fremhævet i denne artikel er du godt på vej til at sømme dit næste sponsorbrev. Held og lykke!
OM FORFATTEREN
Chris Baylis er præsident og administrerende direktør for The Sponsorship Collective og en indrømmet sponsorat-nørd.
Efter flere år som sponsor (det er rigtigt, den der investerer pengene!) Chris besluttede at gå over til sponsorsalgssiden, hvor han personligt har lukket titusindvis af dollars i sponsoraftaler. Chris har været i frontlinjen i sponsoraftaler med flere millioner dollars og har bygget og coachet hold til at gøre det samme.
Chris bruger nu sin tid på at arbejde sammen med klienter for at værdsætte deres aktiver og opbygge strategier, der driver salg. En dygtig taler og international konsulent, Chris, har hjulpet sine kunder med at skaffe millioner i sponsorater.
Opret forbindelse til Chris via: Sponsorship Collective | Twitter | LinkedIn