Den latinske betydning af ordet kvorum er afledt af et ord, der betyder hvem. Kommercielle og non-profit enheder nyder en lang række fordele, når de danner en bestyrelse. Hovedårsagen til, at organisationer danner en bestyrelse, er at samle de enkelte direktørs talent for at tage de bedste overordnede beslutninger om organisationens nuværende og fremtidige retning. Det betyder, at den demografiske form, der udgør beslutningstagernes “hvem”, har stor betydning for enhver organisation. Ved ikke at følge kvorumprotokollen kan nogle få medlemmer blive for magtfulde, hvilket skaber risikoen for, at beslutninger muligvis ikke gavner det gode for hele .
Roberts regler fastlægger retningslinjer for kvorummer vedrørende protokoller til, hvornår der ikke kan oprettes et beslutningsdygtigt antal, ændring af vedtægter vedrørende et beslutningsdygtigt antal og relevansen af at give besked om et møde, hvor der vil blive taget vigtige stemmer.
Definition af et kvorum
I henhold til Roberts regler er definitionen af et beslutningsdygtighed det mindste antal stemmeberettigede medlemmer, der skal være til stede på et ordentligt indkaldt møde for at kunne drive forretning i gruppens navn Et beslutningsdygtigt antal skal bestå af et tal, der er så stort, som man kan stole på for at være til stede på alle møder, når vejret ikke er usædvanligt dårligt.
Definitionen lyder lidt vag. Det er! Roberts Regler udviklede denne definition med vilje for at imødekomme mangfoldigheden af organisationer, der bruger parlamentarisk procedure.
Etablering af et kvorumnummer eller -forhold
I de fleste tilfælde vil vedtægterne angive reglerne for et beslutningsdygtigt antal. I mangel af en angivet definition udgør et simpelt flertal et beslutningsdygtigt antal.
Uanset om du bestemmer et kvorumskvotient for første gang eller omdefinerer vedtægterne vedrørende et beslutningsdygtigt antal, hjælper det med at tage et par ting med i overvejelse.
- Hvem er højst sandsynligt de regelmæssige bestyrelsesmødedeltagere?
- Hvad giver mest mening at nå beslutninger, der er velafrundede og afbalancerede?
Når man holder disse primære spørgsmål i tankerne, kan kvorummet indstilles som en procentdel af medlemskab eller et fast antal. Så hvilken procentdel er et beslutningsdygtigt antal? Når du indstiller dette forhold eller antal, skal du huske på, at optællingen tages fra antallet af stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. Hvorfor er dette vigtigt? Lad os sige, at vedtægterne siger, at medlemmer kan stemme via post eller fuldmagt. På et møde, hvor der afstemmes, er der ikke nok medlemmer til stede på mødet til at møde beslutningsdygtigheden. Der kan ikke foretages nogen officiel forretning, selv om der er nok stemmer til at opfylde beslutningsdygtigheden, fordi der ikke er nok medlemmer til stede.
Fraværet af et beslutningsdygtigt antal
Det er sjældent, at en bestyrelsesmøde har perfekt deltagelse på hvert møde hele året. I lyset af dette udpegede Roberts regler regler til at drive forretning i mangel af beslutningsdygtighed. Samlet set er enhver forretning, der blev handlet uden kvorum til stede, ugyldig, men der er et par undtagelser. De inkluderer:
- at træffe foranstaltninger til at etablere beslutningsdygtighed
- fastsætte tiden til udsættelse
- at udsætte
- til at tage frikvarter
Der er også et par ret åbenlyse ting, der ikke kan gøres, når et beslutningsdygtighed ikke er til stede. Nuværende medlemmer kan ikke give enstemmighed eller give besked om et andet møde. I begge tilfælde ville der ikke være nok medlemmer til at sikre en rimelig stemme for flertallet.
Hvis der findes beslutningsdygtighed i begyndelsen af et møde, og medlemmerne forlader under mødet og forårsager tab af beslutningsdygtighed, formand skal angive tabet af beslutningsdygtighed, inden han tager afstemning. Andre medlemmer kan også komme med en bemærkning om tab af beslutningsdygtighed, men kun når andre medlemmer ikke taler.
Ændring af kvorumkvotienten eller forholdet
Medlemmerne af bestyrelsen bør tage note med røde flag, der indikerer, at det er tid til en ændring af vedtægterne vedrørende det angivne beslutningsdygtighed. En organisations fremskridt og fremadgående bevægelse viser positive tegn på vækst, men de kan også signalere et andet kig på kvorumskvotienten i vedtægterne. Et godt tidspunkt at gennemgå kvorumprotokollen er på det årlige strategiske planlægningsmøde, medmindre noget gnister en gennemgang inden da. Her er et par røde flag, der udløser en gennemgang:
- når nogle få medlemmer bliver for magtfulde
- når organisationens behov ændres
- når organisationen gennemgår en periode med vækst
Bestyrelser bør være forsigtige med hensyn til, hvordan de ændrer regler for et beslutningsdygtigt antal. Den rette måde er at slå vores bestemte ord eller hele reglen og indsætte nye ord eller en ny regel og stemme på det som et spørgsmål. Risikoen ved at ændre beslutningsdygtigheden ved først at slå reglen er, at beslutningsdygtigheden straks bliver et flertal blandt alle medlemmer. For mange organisationer udgør det et næsten umuligt forum for at få et beslutningsdygtigt antal til at vedtage en ny regel.
Formandens rolle
Formanden har en vigtig holdning med hensyn til at sikre, at alle afgivne stemmer er officielle. Selv om det er vigtigt, at møderne begynder til tiden, bør formanden, hvis et kvorum ikke er til stede på det angivne tidspunkt, vente et par minutter for at se, om der er nok medlemmer til at møde kvorummet. Medlemmer kan benytte lejligheden til at kontakte andre medlemmer for at se, om et beslutningsdygtighed kan opfyldes. Hvis der ikke er udsigt til, at der er beslutningsdygtighed, bør formanden meddele, at der ikke er beslutningsdygtighed, og der vil ikke blive foretaget nogen officiel forretning.
Hvis formanden begynder mødet uden et beslutningsdygtigt antal, og et medlem taler i et spørgsmål, kan dette medlem ikke afbrydes med det formål at erklære, at der ikke er beslutningsdygtighed. Formanden skal tillade, at debatten fortsætter, og tillade et medlem at meddele en meddelelse om ikke at være beslutningsdygtigt, når medlemmerne ikke taler.
Hvis det viser sig, at det ikke er muligt at oprette et beslutningsdygtigt antal, kan formanden bevæge sig at udsætte mødet og omlægge det til en anden dato. Dette kan også signalere et svar fra formanden for at tilskynde stemmeberettigede medlemmer til at være til stede på det næste møde. At udsætte mødet er et særligt hensigtsmæssigt skridt for formanden at tage under et årligt møde, hvor der skal behandles vigtige aktiviteter for året, herunder valg af officerer.
Hvis der ikke er beslutningsdygtighed, sekretæren skulle reflektere i referatet, hvor mange medlemmer der var til stede, at der ikke var opnået beslutningsdygtighed, og dato og klokkeslæt for det omlagte møde. Protokollen kunne også indeholde en erklæring om, at der blev afholdt ikke-bindende drøftelser.
At følge quorumprotokoller holder en organisation afbalanceret og demokratisk. Mens bestyrelsesformanden har det primære ansvar for at etablere og meddele, at der findes et beslutningsdygtigt antal, bør alle bestyrelsesmedlemmer holde formanden ansvarlig for at overholde den korrekte parlamentariske procedure som et system med kontrol og balance.