Projektomfang – det er et bevægeligt mål og et, som du vil have et bullseye på, før du kortlægger dit projekt. Defineret som summen af alle ressourcer, leverancer, funktioner og opgaver inden for et givet projekt, er dit projekts omfang den grænse, hvor hele dit projekt eksisterer. Men for selv at begynde at definere det, bliver du nødt til at dykke lidt dybere og skitsere projektets omfang for bedre at definere forretningsmål, leverancer og mere for at få buy-in fra nøgleinteressenter.
Dette er din projektomfangserklæring, og ligesom et arbejdsområde (SOW) eksisterer den for at styrke dit projekts omfang for alle deltagende parter.
Hvad er en projektomfangserklæring?
Typisk skrevet af projektlederen skitserer en omfangserklæring hele projektet, inklusive eventuelle leverancer og deres funktioner samt en liste over interessenter, der vil blive berørt. Det vil også omfatte eventuelle større projektmål, leverancer og mål, der hjælper med at måle succes.
Dit projektomfangserklæring fungerer som det primære værktøj for interessenter og holdkammerater til at henvise til og bruge som en retningslinje til nøjagtigt at måle projektsucces.
Relateret: Sådan laver du en interessentstyringsplan
Projektomfangserklæring oversigt
Svarende til de fem Wer af journalistik – Hvem, hvad, hvornår , Hvor, hvorfor – for at få din projektomfangserklæring korrekt beskrevet, skal du tage fat på disse syv ting:
Begrundelse
Intet projekt starter uden et allerede eksisterende behov, så brug det som din begrundelse. Start din projektomfangserklæring ved at forklare behovet for dit projekt, og hvordan slutresultatet løser dette behov.
Eksempler på behov kan omfatte:
- En konkurrent er kommet ud med et nyt produkt, der i øjeblikket ikke har nogen konkurrence på markedet
- Kundefeedback har bedt om et nyt værktøj, der skal inkluderes i dit produkt
- En mulighed for vertikal integration / tilbagevendende indtægter har introduceret sig
Beskrivelse af omfang
Det lyder måske let nok, men dette er et af de mere vigtige trin. Fra et højt niveau skal du angive, hvad der er inden for projektets omfang, og hvad der er uden for omfanget. Dette vil hjælpe med at etablere grænser for projektets eksistens. Det styrer også dine interessenters forventninger / input og giver dine teammedlemmer nogle kreative begrænsninger til at arbejde inden for.
Forretningsmål
Skitserer dine forretningsmål ved at definere de mål, som din virksomhed håber på opnå med dette projekt. Dette kan omfatte måldatoer for produktlancering, en ny forretningsmodel til at generere en højere grad af tilbagevendende omsætning, højere kundetilfredshed, øge førstegangskøbere og andre.
Projektleverancer
Liste ud af de leverancer, som dine teammedlemmer skal producere for at nå forretningsmålene. Dette kan omfatte selve produktet, instruktions- og installationsmanualer, marketingmateriale, pressemeddelelser, reklamekampagner og mere.
Projektekskluderinger
Selvom det er bydende nødvendigt, at du definerer grænserne omkring projektet inkluderer fra starten, er det også ekstremt vigtigt, at du angiver, hvad dette projekt ikke inkluderer. For eksempel:
- Applikationsopdateringer, der er planlagt til et senere projekt og med vilje ikke er inkluderet i dette projekt
- Begrænset eller planlagt kundeadgang til bestemte supportlinjer / produktfunktioner
Begrænsninger
Projektbegrænsninger er det, der gør styring af projekter til et puslespil at løse. De tre bedste begrænsninger – eller Triple Constraint – til at styre ethvert projekt er typisk tid, penge og omfang. De er indbyrdes forbundne, hvilket betyder, at hvis du trækker en håndtag på omfang, vil en anden håndtag på penge eller tid også bevæge sig.
Men der er yderligere projektbegrænsninger, der kan dukke op når som helst , herunder risiko, ressourcer, organisation, metode, kunder og mere. Angiv alle de begrænsninger, du forudser i dit projekt, så du kan prøve at have løsninger på plads klar til lancering, når det er nødvendigt.
Antagelser
Dine projektantagelser drejer sig typisk om netop de ting, der ender med at være begrænsninger, herunder tid, penge og omfang. For eksempel er det i dette afsnit, at du vil liste ud, “front-end-udviklingsteamet vil være tilgængeligt i løbet af denne projekttidsperiode”, eller “kundesupportteamet får ny produktuddannelse x gang.” Det er vigtigt at nævne disse, da dette ikke kun fortæller nøgleinteressenter, hvad dine primære ressourcebehov er for at få projektet til at gå, men det vil også give dig hurtig indsigt i, hvor dine største risikofaktorer ligger.
Relateret: Strategier for interessentstyring & Værktøjer
Din oversigt over projektomfangserklæringer hjælper med at fungere som markører, når du udarbejder din fulde omfangserklæring.For mens det ikke er muligt at forudsige projektets fremtid på et så højt niveau, er dette det første skridt til at få dit projekt så tæt på resultatet som muligt. Ved at starte med de syv nøgleudtalelser ovenfor kan du få et forspring på et vellykket projekt.
Erklæring om projektomfang vs. arbejdsområde
Der er et par ting, som projektomfanget udsagn forveksles typisk med, inklusive dit arbejdsområde. De lyder måske ens, men her er de primære forskelle mellem disse to.
Dit arbejdsområde er en arbejdsaftale, typisk mellem konsulent og klient, der beskriver aftalen om arbejde, der skal udføres, herunder, men ikke begrænset til:
- Leverancer / produkter / resultater
- Projektets tidslinje
- Projektmilepæle
- Rapporter til katalogisering af projektets fremskridt
Selvom dit arbejdsområde kan være tidskrævende at skrive, skitserer det selve projektet og ikke nødvendigvis den plan, der skal følges. Projektomfangserklæringen opfylder til gengæld denne rolle ved at specificere og kortlægge nøjagtigt, hvad man kan forvente med projektplanen og selve projektet.
Projektomfangserklæring vs. projektomfangsstyringsplan
De lyder muligvis ens, og resultatet af projektet kan være ens, men en projektomfangserklæring er anderledes end din projektomfangsstyringsplan. En projektplanstyringsplan er, hvad der følger projektomfangserklæringen, der beskriver dit projekt fra start til slut.
Derudover hjælper det med at definere det arbejde, der skal udføres i løbet af projektet, og det styrer og overvåger disse processer. Den dokumenterer og sporer også faser for at undgå krybning af omfanget og hjælper med lukning af projektet, herunder en revision af leverancer og vurdering af projektresultatet for succesfaktorer.
Din omfangserklæring er ikke så involveret – det er bare paraplyen over din projektomfangsstyringsplan, der fungerer som en rubrik for interessenter og teammedlemmer at følge.
Bedste fremgangsmåder til en vellykket erklæring om projektomfang
Her er de bedste fremgangsmåder, der skal overvejes mens du skriver din projektomfangserklæring:
- Undgå at bruge sprog som tungt sprog. Du vil tale med flere personer på tværs af flere afdelinger og specialiseringer, så hold sproget ensartet og klart.
- Hold det kort. Da dette er et dokument, der søger opkøb af interessenter, vil der sandsynligvis være masser af redigering, der skal udføres, før det er afsluttet, og det skal være en hurtig referencevejledning til senere. Så hold det enkelt, og gem ordet til din fulde projektplan.
- Hold dig væk fra vidtrækkende udsagn. Du ønsker ikke at overforpligte dine ressourcer til projektet, før det endda starter.
- Sørg for, at det besvarer spørgsmål som:
- Hvad er de langsigtede forretningsfordele?
- Hvad giver det vores kunder, der ikke allerede findes?
- Er dette bedre end det, vi i øjeblikket tilbyder på markedet?
Hvordan ProjectManager.com kan hjælpe med din erklæring om projektets omfang
Store projektudrulninger kan kræve både din tid og energi. Lad det ikke overvælde dig før kick-off. Til at begynde med kan du bruge vores gratis skabelon til arbejdsopdelingsstruktur og få et billede af leverancer samt de opgaver, der er nødvendige for at udføre, inden du indsender din projektomfangserklæring.
Derfra kan du prøve ProjectManager.com og bruge vores task management-funktioner til at få alle de nødvendige opgaver organiseret, prioriteret og sorteret efter projektfase. Du kan endda bede andre om input: teammedlemmer kan kommentere direkte på opgaverne, så kommunikationen forbliver organiseret og til det punkt.
Relateret: Work Breakdown Structure (WBS) Guide
Hold styr på dine ressourcer, opgaver og leverancer og mere, så du kan holde dit projekt på sporet. Med ProjectManager.com kan du øve dig på at kortlægge din projekttidslinje ved hjælp af vores Gantt-diagram, liste ud leverancer ved hjælp af vores opgaveliste eller kanban-værktøj og invitere teammedlemmer til at gennemgå tidslinjen, inden du indsender omfangserklæringen til vigtige interessenter. Start din gratis 30-dages prøveperiode i dag.