Vi ønskede at se på førstehånd, hvordan pensionskrav behandles og finde ud af, om de historier, vi havde hørt, var sande. For eksempel var vi blevet fortalt om et mystisk kurersystem, hvor en rød lastbil fuld af pensionsfiler regelmæssigt gik fra Boyers til Breezewood, Pennsylvania. Der blev den mødt af en anden rød lastbil, der transporterede arkiverne resten af vejen til Washington. Det viste sig, at der faktisk er et kurersystem til transport af filer, der kører flere gange om ugen, men det er tilsyneladende afhængigt af standardbiler, ikke specielle røde køretøjer.
Vi lærte også, at kontorlokalet ikke længere er en naturligt kølig 60 grad, men er blevet opgraderet med moderne VVS-udstyr for at holde det behageligt for medarbejderne. Vi kunne efterlade vores trøjer i bilen.
På trods af at der ikke var nogen skjulte hemmeligheder afsløret på vores tur, var vi fascinerede af at lære mere om, hvad der foregår i dette kavernøse rum.
Vi lærte, at dette er et sted hvor føderale medarbejdere hver dag arbejder på et kontor med robuste vægge af sprængt kalksten, der er malet i lyst sølv. Gulvene er foret med 22.000 arkivskabe, stablet 10 høje og organiseret i rækker med 400 millioner civile pensionsregistre. Afsat til ende ville disse arkivskabe strække sig over 26 miles. Stablet oven på hinanden ville de stige fire gange højere end Mount Everest.
Forarbejdningscentrets historie går tilbage til 1902, da US Steel opdagede dette lager af kalksten omkring en time nord for Pittsburgh og begyndte minedrift til brug i produktionen af stål. I 1950 var minedrift ophørt, og virksomheden begyndte at bruge de huler, den havde oprettet for at beskytte virksomhedsoptegnelser. I 1954 blev der lejet plads til virksomheder og den amerikanske regering til opbevaring af poster. I 1960 flyttede føderale pensioneringsoperationer fra Pension Building (nu National Building Museum) i Washington til Boyers. I dag ejes pladsen af Iron Mountain, et datastyringsfirma.
I 1960 havde anlægget 30.000 kvadratmeter dedikeret lagerplads med 42 ansatte, der hovedsagelig arbejdede i job relateret til arkivering. I dag er der 221.000 kvadratmeter plads med mere end 500 ansatte, nu mest fokuseret på det operationelle arbejde involveret i pensionsbehandling. Der er yderligere 150 ansatte, der arbejder i den nærliggende by East Butler i OPM-callcenteret. Yderligere 300 ansatte arbejder for Retirement Services i OPMs hovedkvarter i Washington.
Arbejdsbyrden ved Retirement Operations Center er forbløffende. Her er et par statistikker over dets behandlingsaktiviteter i regnskabsåret 2018:
- 114.151 pensionskrav
- 93.969 efterladtekrav
- 1.682.983 telefonopkald
- 251.150 e-mails
- 84.000 ændringer af modtagerbetegnelse
- 185.000 stykker skriftlig korrespondance
- 4.036.540 Pensioneringstjeneste Onlineaktiviteter
Pensionister kan bruge onlinetjenester til at opdatere deres postadresser, ændre deres føderale og statlige kildeskatbetegnelse, anmode om en duplikeret annuitetshæfte eller udskrive deres pensionstjenesters ID-kort. Jo flere pensionister og deres familier henvender sig til onlinetjenester til grundlæggende behov, jo hurtigere kan teamet hos Boyers svare på mere komplekse spørgsmål.
På vores tur lærte vi om mange nylige ændringer for at forbedre effektiviteten af kedelig proces med afgørelse om pensionskrav og svar på forskellige andre anmodninger i forbindelse med pensionsydelser. Uddannelsessessioner var i gang i mange områder, vi besøgte, og pensionsoptegnelser blev vedligeholdt på en ordnet og sikker måde.
Vi vendte tilbage fra vores rejse med en fornyet følelse af optimisme over, at føderale medarbejderes pensionsydelser er i gode hænder. I næste uge deler jeg det, vi har lært om den trinvise proces med skadesbehandling for at hjælpe dig med at forstå, hvad der sker, når du skifter fra en føderal medarbejder til en pensionist.