John Kotter, professor i leder- og forandringsledelse ved Harvard Business School, introducerede sin banebrydende 8-Step Change Model i sin bog fra 1995, “Leading Change”. Bygget på Kurt Lewins arbejde angiver modellen de 8 nøgletrin i ændringsprocessen og argumenterer for, at forsømmelse af et hvilket som helst af trinnene kan være nok til, at hele initiativet mislykkes.
Trin et: Opret haster
Idéen om, at en ændring er nødvendig for organisationens succes, kan være meget stærk. Hvis du kan skabe et miljø, hvor enkeltpersoner er opmærksomme på et eksisterende problem og kan se en mulig løsning, er det sandsynligt, at støtten til ændringen vil stige. At generere samtale om, hvad der sker, og hvilken retning organisationen kan gå i, hjælper med at opnå dette. En måde at starte dette på er at skabe et forum, hvor spørgsmål og potentielle løsninger rejses og diskuteres. Dette trin handler om forberedelse, og Kotter vurderer, at cirka 75% af en virksomheds ledelse skal stå bag en ændring for at det skal lykkes. Dette understreger hans pointe, at det er vigtigt at forberede sig godt, før du hopper ind i forandringsprocessen. Dette trin skaber “behovet” for forandring snarere end blot et “ønsker” for forandring. Forskellen er meget vigtig, når det kommer til den sandsynlige støtte og eventuelle succes for forandringen.
Trin to: Dann en kraftig koalition
Det vil være meget svært at lede hele forandringen proces alene, og derfor er det vigtigt at opbygge en koalition, der hjælper dig med at lede andre. Koalitionen, du bygger, skal bestå af en række færdigheder, en række erfaringer og mennesker, der kommer fra forskellige områder af virksomheden, for at maksimere dens effektivitet. Koalitionen kan hjælpe dig med at sprede beskeder i hele organisationen, delegere opgaver og sikre, at der er støtte til forandringsorganisationen overalt. Teammedlemmer, der samarbejder, supplerer hinanden og kan få hinanden til at arbejde hårdere, gør dit liv lettere og ændringen mere sandsynligt at blive en succes.
Trin tre: Opret en vision for forandring
Et ændringsinitiativ er sandsynligvis meget kompliceret og kan ofte være svært at forstå, især for medarbejdere i den nederste ende af hierarkiet . Af denne grund er det en nyttig måde at skabe støtte fra hele organisationen at skabe en vision, der er let at forstå og indkapsler det overordnede mål. Selvom denne vision skal være enkel og forståelig, skal den også være inspirerende for at have maksimal effekt.
Trin fire: Kommuniker visionen
Oprettelse af visionen er ikke nok til at generere støtte til den, den skal derefter kommunikeres i hele organisationen. Dette er en glimrende mulighed for at udnytte den koalition, du har opbygget, da de mellem dem sandsynligvis har netværk inden for alle områder af virksomheden. Det er vigtigt kontinuerligt at kommunikere denne besked, da det sandsynligvis også spredes konkurrerende meddelelser.
Trin fem: Fjern forhindringer
De første fire trin er vigtige for at opbygge styrken i dit forandringsinitiativ, men det er også vigtigt at se efter, hvad der sandsynligvis vil reducere dets chancer for succes. Uanset om dets individer, traditioner, lovgivninger eller fysiske forhindringer er det sandsynligt, at der vil være nogle få barrierer, der blokerer din forandrings vej. Identificer disse så tidligt som muligt og stole på tilgængelige ressourcer til at nedbryde dem uden at forstyrre andre områder af virksomheden.
Trin seks: Opret kortsigtede gevinster
Ændringsprocesser tager ofte et stykke tid at høste belønninger, og dette kan medføre, at support falder, hvis enkeltpersoner mener, at deres indsats er spildt. Af denne grund er det vigtigt at demonstrere fordelene ved den nye proces ved at skabe nogle kortsigtede gevinster. Kortere sigtemål er også nyttige værktøjer til motivation og retning. Brug af disse gevinster til at retfærdiggøre investering og indsats kan hjælpe med at motivere medarbejdere til at fortsætte med at bakke op om ændringen.
Trin syv: Byg videre til ændringen
Mange ændringsprocesser mislykkes, når selvtilfredshed kryber ind mod slutningen og projektet er ikke færdigt korrekt. Derfor argumenterer Kotter for, at det er vigtigt at opretholde og cementere ændringen længe efter at den er gennemført. Bliv ved med at sætte mål og analysere, hvad der kan gøres bedre for fortsat forbedring.
Trin otte: Forankring af ændringer i virksomhedskultur
Det er ikke altid nok at ændre medarbejdernes vaner og processer til at skabe en kulturændring på tværs af organisationen. Ændringerne skal blive en del af kernen i din organisation for at have en varig effekt. At holde seniorinteressenter om bord, tilskynde nye medarbejdere til at vedtage ændringerne og fejre enkeltpersoner, der vedtager ændringen, vil alle bidrage til at fremme ændringen til kernen i din organisation.
Hovedårsagen til, at Kotter skitserer disse trin, er at understrege, at forandring ikke er en simpel og hurtig proces.Der kræves mange planlægningstrin, og selv når ændringen er gennemført, er der stadig meget at gøre for at sikre, at det lykkes. Kotter hævder, at 70% af forandringsinitiativer mislykkes, og tilskriver dette, at de fleste organisationer ikke lægger den nødvendige forberedelse eller ser projektet korrekt igennem. Ved at følge disse trin skal du sikre, at dit ændringsinitiativ er mere sandsynligt, at det bliver en langsigtet succes.