8-minutsreglen: Hvad det er, og hvordan det fungerer i WebPT

Med de fleste køber-sælger-transaktioner er det ret simpelt at beregne omkostningerne ved et produkt eller en tjeneste. Der er ingen komplicerede formler til bestemmelse af den økonomiske værdi af en pizza eller en filmbillet; du betaler simpelthen virksomhedens annoncerede pris. Når det kommer til Medicares betaling for rehabiliteringsterapi, er tingene ikke altid så enkle. Ja, jeg taler om den frygtede 8-minutters regel (aka the Rule of Eights). Så her er en gennemgang af reglen såvel som hvordan den fungerer i WebPT – efterfulgt af en omfattende FAQ.

Grundlæggende

8-minuttersreglen styrer processen, hvorved rehabilitering terapeuter bestemmer, hvor mange enheder de skal fakturere til Medicare for de ambulante terapitjenester, de leverer på en bestemt tjenestedato (ekstra vægt på ordet “Medicare”, da denne regel ikke gælder for andre forsikringer, medmindre de har specificeret, at de følger Medicare-fakturering Grundlæggende skal en terapeut tilbyde direkte, en-til-en-behandling i mindst otte minutter for at modtage refusion for en tidsbaseret behandlingskode. Det lyder måske enkelt nok, men tingene bliver lidt hårede, når du fakturerer begge gange -baserede og servicebaserede koder til et enkelt patientbesøg – og deri ligger nøglen til korrekt anvendelse af denne regel.

Tidsbaseret versus servicebaseret

Så lad os først tale om forskellen mellem tid -baserede og servicebaserede CPT-koder. Du vil bruge en servicebaseret (eller ikke-tidsbestemt) kode til at betegne tjenester såsom at gennemføre en fysioterapiundersøgelse eller genundersøgelse, anvende varme eller kolde pakker eller levere elektrisk stimulering (uden opsyn). For tjenester som disse kan du ikke fakturere mere end en enhed – uanset hvor lang tid du bruger på at levere behandling.

Tidsbaserede (eller direkte tid) koder tillader dig på den anden side dig at fakturere flere enheder i intervaller på 15 minutter (dvs. en enhed = 15 minutters direkte terapi). Dette er de koder, du bruger til en-til-en, konstant deltagelsesprocedurer og -metoder såsom terapeutisk træning eller aktiviteter, manuel terapi, neuromuskulær genuddannelse, gangtræning, ultralyd, iontoforese eller elektrisk stimulation (deltog).

Protokoller og enheder

I henhold til CPT-retningslinjer repræsenterer hver tidsbestemt kode 15 minutters behandling. Men din behandlingstid for disse koder opdeles ikke altid i perfekte 15-minutters blokke. Hvad hvis du kun giver ultralyd i 11 minutter? Eller manuel terapi i 6 minutter? Det er her, 8-minutters-reglen kommer ind: I henhold til Medicare-reglerne skal du udføre den tilknyttede modalitet i mindst 8 minutter for at fakturere en enhed med en tidsbestemt CPT-kode. Med andre ord tilføjer Medicare de samlede minutter med dygtig, en-til-en-terapi (direkte tid) og deler den resulterende sum med 15. Hvis der er otte eller flere minutter tilbage, kan du fakturere en ekstra enhed. Men hvis der er syv eller færre minutter tilbage, refunderer Medicare dig ikke en anden fuld enhed, og du skal i det væsentlige droppe resten. For at give et simpelt eksempel, hvis du udførte manuel terapi i 15 minutter og ultralyd i 8 minutter, kunne du fakturere to direkte tidsenheder.

Men når utallige koder kommer i spil, bliver tingene lidt mere forvirrende. . Så for at finde ud af, hvor mange samlede enheder du skal fakturere, skal du altid starte med at beregne din samlede tid (dvs. direkte tid + uovervåget tid). Kontroller derefter din samlede værdi i forhold til diagrammet herunder for at se det maksimale samlede antal koder, du kan fakturere:

Nøgleordet her er “maksimum”. Der er tidspunkter, hvor du ikke kan fakturere det fulde antal enheder, der er angivet i skemaet. Lad os f.eks. Sige, at du på en enkelt servicedato giver en patient 30 minutters terapeutisk træning, 15 minutter manuel behandling, 8 minutter ultralyd og 30 minutters elektrisk stimulering (uden opsyn). I henhold til 8-minutsreglen beregner du først den samlede behandlingstid: 30 min + 15 min + 8 min + 30 min = 83 minutter i alt

I henhold til diagrammet kan du maksimalt fakturere 6 enheder. I dette tilfælde, når du sammenlægger dine direkte tids (tidsbaserede) koder, svarer det til 53 minutter. Hvis du deler 53 med 15, får du 3 med en resten af 8, hvilket betyder at du kan fakturere 4 enheder tidsbaserede koder.Men fordi den utidige kode tegner sig for de resterende 30 minutter af din samlede tid – og du kun kan fakturere 1 enhed for den uovervågede modalitet, uanset hvor mange minutter patienten brugte på at modtage tjenesten – kunne du ikke fakturere de fulde 6 enheder angivet i diagrammet ovenfor. I stedet for ville du fakturere 2 enheder terapeutisk træning, 1 enhed manuel terapi, 1 enhed ultralyd og 1 enhed elektrisk stimulering (uden opsyn) for en samlet total på 5 enheder.

Blandede påmindelser

Hvad hvis, når du deler dine direkte tid minutter inden 15 repræsenterer din rest en kombination af resteminutter fra mere end en service (for eksempel 5 minutters manuel terapi og 3 minutters ultralyd)? Regner du for én tjeneste, alle tjenesterne eller ingen af dem? Svaret afhænger af de faktureringsretningslinjer, du bruger. Per Medicare, så længe summen af dine resterende er mindst otte minutter, skal du fakturere for den enkelte service med den største tid i alt, selvom det samlede beløb er mindre end otte minutter alene. (I eksemplet ovenfor vil du fakturere 1 ekstra enhed manuel terapi).

Ikke-Medicare forsikringer

Det er dog vigtigt at forstå, at der er forsikringsselskaber, der ikke har brug for udbydere til at overholde 8-minutters reglen. Som denne ressource påpeger, er der under den væsentlige delmetodologi (SPM) ingen kumulation af minutter eller resterende; for at kunne opkræve betaling for en tjenesteenhed skal du have udført denne service i en “væsentlig del” på 15 minutter (dvs. mindst 8 minutter). Det betyder, at hvis dine resterende minutter kommer fra en kombination af tjenester, kan du ikke fakturering for nogen af dem, medmindre en enkelt tjeneste udgør mindst otte minutter.

I nogle tilfælde kan brug af SPM faktisk muligvis give dig mulighed for at fakturere for flere enheder, end 8-minutsreglen gør. Som eksemplet i den ovennævnte ressource viser, at hvis du udfører 10 minutters manuel terapi og 8 minutters terapeutisk træning på en patient, kan du fakturere 1 enhed manuel terapi i henhold til 8-minutsreglen og 1 enhed manuel terapi plus 1 enhed terapeutisk øvelse under SPM. Men hvordan ved du, hvilken faktureringsmetode en bestemt betaler bruger? Federalt finansierede programmer bruger 8-minutsreglen. For andre er dit bedste valg at spørge. Hvis forsikringsselskabet ikke har en præference, Det kan være en god idé at beregne dine enheder ved hjælp af begge metoder til at det ermine, som bedre kan tjene din praksis.

At fakturere eller ikke fakturere?

Nu, tilbage til 8-minutters regel matematik. Som om hele den blandede resterende ting ikke var nok til at holde dig på tæerne, her er endnu en Rule of Eights kurvekugle til dig: i nogle tilfælde skal du sandsynligvis ikke fakturere nogen enheder for en service, selvom du leverede den. Tag f.eks. Iontoforese. Som forsikringsfaktureringsekspert Rick Gawenda har forklaret, kan en patient, der gennemgår iontoforese, muligvis kun modtage direkte, dygtig behandling fra terapeuten i to eller tre minutter; resten af tiden (når maskinen er tændt) kan ikke faktureres, fordi Medicare ikke betragter det som “dygtig tid.” (Som en sidebemærkning, vil det blive betragtet som dygtig terapi, hvilket gør det fakturerbar tid. Men det er usandsynligt, at denne tid ville være nok til at sætte dig over 8-minutters tærsklen.) til 8-minutsreglen, ville terapeuten i dette scenarie ikke kunne fakturere nogen enheder for den pågældende behandling.

8-minuttersreglen i WebPT

Hvis alt dette tale om kvotienter og resterende ting udløser flashbacks til matematik i femte klasse – yikes, lang division! – skal du ikke bekymre dig. WebPT kontrollerer automatisk dit arbejde for dig og advarer dig, hvis noget ikke tilføjes korrekt. Alt hvad du skal do er at registrere den tid, du bruger på hver modalitet, når du gennemgår din normale dokumentationsproces sammen med antallet af enheder, du ønsker at fakturere. Hvis disse to totaler ikke jibe, vil WebPT ikke kun fortælle dig, at noget er slået fra, men Vi fortæller dig også, om du har overfaktureret eller underfaktureret. På den måde kan du hurtigt identificere og rette t problemet – og dermed sikre nøjagtig betaling. Derudover vil du have en detaljeret oversigt over de tjenester, du leverede på hver servicedato – noget, som mange lokale MAC-revisorer beder om at underbygge fakturakrav og processer.

Det var ikke så slemt, ikke? Hvis du stadig har spørgsmål, skal du fortsætte med at læse. Vi har samlet en liste over de hyppigst stillede spørgsmål om 8-minutters regel – og deres svar. Kan du ikke se det svar, du leder efter? Efterlad dit spørgsmål i kommentarsektionen nederst i dette indlæg.

Ofte stillede spørgsmål om 8-minutters regel

Hvad er 8-minutters-regel?

For at modtage betaling fra Medicare for en tidsbaseret (eller konstant tilstedeværende) CPT-kode skal en terapeut give direkte behandling i mindst otte minutter. For at beregne antallet af fakturerbare enheder for en servicedato skal udbyderne tilføje de samlede minutter af dygtig, en-til-en-behandling og dele det samlede antal med 15. Hvis der er otte eller flere minutter tilbage, kan du fakturere en enhed mere. Ellers kan du ikke.

Hvad er tidsbaserede CPT-koder?

Tidsbaserede (eller konstant tilstedeværende) koder tillader variabel fakturering i intervaller på 15 minutter. Disse adskiller sig fra servicebaserede (eller ikke-tidsbestemte) koder, hvilke udbydere kun kan fakturere en gang, uanset hvor længe de bruger på at give en bestemt behandling. terapeutisk træning, 8 minutters gangtræning, 8 minutter manuel terapi og 10 minutters mekanisk trækkraft, hvad ville det være hensigtsmæssigt at afregne?

For at starte, lad os tilføje den samlede behandlingstid: 15 + 8 + 8 + 10 = 41 minutter. I henhold til diagrammet ovenfor er de maksimale samlede koder, du kan fakturere i 41 minutter, 3. Lad os nu tage de samlede minutter med konstant fremmøde: 15 + 8 + 8 = 31. Dele derefter tallet med 15. Du får to 15-minutters tjenester plus et ekstra minut. Så du vil fakturere en enhed af terapeutisk træning plus en enhed for enten gangtræning eller manuel terapi. Fordi du udførte disse tjenester i samme tid, kan du vælge en af dem. I kommentarsektionen i dette indlæg foreslår overholdelsesekspert Tom Ambury “altid at vælge den procedure, der gavner patienten mest.” Derefter tilføjer du en enhed til ubestemt mekanisk trækkraft.

Hvad er en blandet rest?

En blandet rest er en kombination af rest minutter fra mere end en tjeneste, efter du har beregnet det samlede antal fulde enheder, du kan fakturere. Hvis du f.eks. leverede 20 minutters manuel terapi og 18 minutters ultralyd, kan du fakturere en hel enhed af hver med 5 minutters manuel terapi og 3 minutters ultralydsrester. Mens reglerne omkring fakturering for resterende minutter varierer efter betaler. For Medicare, så længe summen af dine resterende er mindst otte minutter, skal du fakturere for den enkelte service med den største tid i alt – selvom det samlede beløb er mindre end otte minutter alene. Så i ovennævnte eksempel vil du fakturere 1 ekstra enhed manuel terapi.

Fungerer det antal timer, som en terapeut arbejder om dagen – eller antallet af patienter, som en terapeut ser om dagen —Faktor i faktureringskravene på 8-minutsreglen?

Som Brook e Andrus forklarer i kommentarsektionen, “Reglen på 8 minutter tager ikke højde for antallet af timer, en terapeut arbejder om dagen, eller antallet af patienter, som terapeuten behandler i løbet af dagen. Det eneste, der betyder noget, er antallet af minutter, som terapeuten brugte på at levere hver fakturerede service. ”

Gælder 8-minutsreglen for Medicare del A-tjenester?

Nej; 8-minutsreglen gælder kun for Medicare del B-tjenester.

Gælder 8-minutsreglen for gruppeterapi-koder?

Som Lauren Milligan forklarer nedenfor, “Hvis du er at dele din opmærksomhed blandt patienterne – kun give kort, intermitterende personlig kontakt eller give de samme instruktioner til to eller flere patienter på samme tid – det er hensigtsmæssigt at fakturere hver patient en enhed på 97150 uanset tid. kode, er der ikke noget specifikt minimumsrum, der kræves for at fakturere det. Medicare anbefaler dog, at gruppeterapisessioner skal være af tilstrækkelig længde til at imødekomme behovene hos hver af patienterne i gruppen … ”

Hvilke forsikringsselskaber kræver, at udbydere overholder 8-minutters reglen?

Alle føderalt finansierede planer – inklusive Medicare, Medicaid, TriCare og CHAMPUS – kræver brug af 8-minutsreglen, ligesom nogle kommercielle betalere gør For at bestemme kravene til de enkelte betalere er det bedst at kontakte betaleren direkte y.

Hvilken faktureringsmetode er bedre – 8-minutsreglen eller SPM?

Det afhænger. Det er klart, at for Medicare og andre betalere, der har brug for 8-minutters reglen, har udbydere ikke et valg om, hvilken faktureringsmetode de skal bruge. For kommercielle betalere, der ikke har et krav, kan udbydere måske gennemføre begge beregninger for at se, hvilken metode der giver de bedste resultater. Ifølge denne ressource kan “kun en faktureringsmetode bruges pr. Individuel behandlingssession.” I tvivlstilfælde skal du altid kontakte betaleren for at få mere at vide om dens specifikke faktureringskrav.

Hvordan ændrer reglerne sig, hvis jeg kun fakturerer en tjeneste?

Hvis du kun leverer en tjeneste, skal du komme til 23 minutter, før du fakturerer for den anden enhed. Hvis du f.eks. udførte 9 minutters terapeutiske aktiviteter og 10 minutter manuel terapi, ville du fakturere en enhed hver, selvom det samlede beløb er 19 minutter. Men hvis du udførte 19 minutters terapeutiske øvelser, ville du kun fakturere enheden.(Som en sidebemærkning gælder dette, uanset om du bruger SPM eller 8-minutters regel.)