4 tip til opdatering af Excel-pivottabelobjekter

Pivottabelobjekter er kun så gode som deres underliggende data, og de kan ændre sig hurtigt. Hvis pivottabellerne er en del af et dashboard, afspejler de muligvis ikke opdateringer på kildeniveau. Afhængig af de oplysninger, som dine pivottabeller formidler, kan opdatering være ekstremt vigtig, så i denne artikel deler jeg fire tip, der skal hjælpe med at gøre opdateringsprocessen let og fleksibel.

Jeg bruger Office 365 “s Excel 2016 (desktop), men disse tip gælder for tidligere versioner. Du kan opdatere enkelte drejetabeller i browseren, men fanen Analyser kontekst er ikke tilgængelig; du kan heller ikke indstille pivottabelindstillinger. Der er ingen demonstrationsfil, du behøver ikke en.

SE: Politik til brug af software (Tech Pro Research)

Sådan opdateres

Før vi ser på forfriskende tip, lad ” s gennemgår hurtigt, hvordan du opdaterer pivottabeller. Hvis du kun vil opdatere den aktuelle pivottabel, skal du højreklikke på den og vælge Opdater i den resulterende undermenu. Eller vælg Opdater i rullemenuen Opdater i datagruppen (på den kontekstuelle analyse-fane). Du kan også trykke på Alt + F5.

Der er to hurtige måder at opdatere alle pivottabeller i den aktuelle projektmappe på samme tid. Klik først inde i en hvilken som helst pivottabel for at få adgang til den kontekstuelle analyse-fane. Vælg derefter Opdater alt fra indstillingen Opdater i datagruppen. For det andet skal du trykke på Ctrl + Alt + F5.

1. Opdater, når du åbner projektmappen

Brugere vil ikke altid huske at opdatere efter ændring af de underliggende data. Derudover, hvis pivottabellerne er knyttet til en ekstern kilde, vil du helt sikkert have aktuelle værdier. Den bedste måde at garantere, at seerne ser de mest opdaterede oplysninger, er at tvinge Excel til at opdatere pivottabeller, når du åbner fil som følger:

1. Højreklik på en hvilken som helst pivottabel, og vælg PivotTable Options fra den resulterende undermenu.
2. I den resulterende dialog skal du klikke på fanen Data.
3. Kontroller opdateringsdataene, når filåbningen åbnes (figur A).
4. Klik på OK, og bekræft ændringen.

Figur A

Hvis du markerer denne indstilling, opdateres den valgte pivottabel eller alle pivottabeller med den samme datakilde. Hvis du har andre pivottabeller, skal du sørge for at indstil denne mulighed for alle, der har en anden datakilde.

2. Opdater med intervaller

Depen at se på, hvor vigtige data er, eller hvis pivottabellen er en del af et dashboard, skal du muligvis opdatere ofte, hvilket er irriterende. Excel kan opdatere pivottabellen med mellemrum for at sikre, at seerne får de aktuelle data. Du bliver nødt til at gemme pivottabellen i datamodellen, når du opretter den som følger:

1. Klik et vilkårligt sted i datasættet.
2. Klik på fanen Indsæt, og klik derefter på Pivottabel i gruppen Tabeller.
3. I den resulterende dialog skal du markere indstillingen Føj disse data til datamodellen (figur B).
4. Skift andre indstillinger.
5. Klik på OK. (Tilføjelse af data til datamodellen kan tage et minut.)

Figur B

På dette punkt, arranger pivottabellen, som du normalt ville. Når du er færdig, kan du indstille intervallet som følger:

1. Klik et vilkårligt sted inden i pivottabellen.
2. Klik den kontekstuelle analyse-fane, og vælg derefter Forbindelsesegenskaber i rullemenuen Skift datakilde (i datagruppen).
3. I den resulterende dialog skal du markere Opdater alle indstillinger i Opdater kontrolafsnittet. Til højre skal du indtaste et interval i minutter (figur C).
4. Klik på OK.

Figur C

Denne indstilling er især nyttig til dashboards og eksterne datakilder.

3. Bevar celleformatering

Det er irriterende at føje direkte formatering til en færdig drejetabel, kun for at få den til at forsvinde, når du opdaterer pivottabellen. Måske dristige du et par overskrifter eller tilføj en udfyldningsfarve for at fremhæve en særlig vigtig værdi. Hvorfor bruge din tid, hvis Excel vil fjerne det? Heldigvis kan du bede Excel om at holde hænderne væk fra din direkte formatering som følger:

1. Højreklik på pivottabellen og vælg PivotTable Options fra den resulterende undermenu.
2. Klik Layout & Fanen Format.
3. I bunden af indstillingerne skal du markere Bevar celleformatering ved opdatering (figur D).
4. Klik OK.

Figur D

Det er en nem måde at spare dig selv på meget frustration.

4. Deaktiver AutoFit

Pivottabeller bruger som standard en autofit-kolonnebredde. Når du arrangerer dine data, kan du muligvis øge bredden af kolonner, kun for at få dem snap tilbage til autofit, når du opdaterer pivottabellen. På samme måde som bevarelse af direkte formatering kan du deaktivere autofit-standard som følger:

1. Højreklik et vilkårligt sted inden i pivottabellen.
2. Klik på fanen Layout & Format.
3. Fjern markeringen af kolonnebredderne Autofit på opdateringsmulighed (figur E).
4. Klik på OK.

Figur E

Efter deaktivering af denne funktion fortsætter brugerdefinerede kolonnebredder efter opdatering.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Send ikke filer, medmindre du bliver bedt om det. Indledende anmodninger om hjælp, der kommer med vedhæftede filer, slettes ulæste. Du kan sende skærmbilleder af dine data for at hjælpe med at afklare dit spørgsmål. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. For eksempel “Please fejlfinding i min projektmappe og ordnet, hvad der er forkert, sandsynligvis ikke får svar, men “Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?” magt. Nævn den app og version, som du bruger. Jeg får ikke godtgjort TechRepublic for min tid eller ekspertise, når jeg hjælper læsere, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læsere, jeg hjælper. Du kan kontakte mig på [email protected].

Se også

• Office Q & A: Excel-henvisning, Word-feltkoder og et tabeltricks (TechRepublic)
• 2 måder at kommentere en Word-indholdsfortegnelse (TechRepublic)
• Brug Excel-datavalidering for at forhindre dobbeltværdier i en kolonne (TechRepublic)
• En super nem måde at generere nye poster fra kolonner med flere værdier ved hjælp af Excel Power Query (TechRepublic)
• 3 måder at tilføje ordlisteudtryk til et Microsoft Word 2016-dokument (TechRepublic)
• Excel-fejl: Hvordan Microsoft “regneark kan være sundhedsfarligt (ZDNet)
• Microsoft tilføjer ny geografi, lagrer datatyper til Excel (ZDNet)